Einrichten eines Kostenobjekt-Workflows für Rechnungen

Nur Admins können diese Aufgabe lösen.

In einem Kostenobjekt-Workflow wird eine Rechnung bearbeitet, indem die Verantwortlichen der in der Rechnung enthaltenen Kostenobjekte auf Positionsebene als Genehmiger:innen zugewiesen und anschließend die Genehmigungslogik abgeschlossen wird.

Dabei werden die Knoten Alle Kostenobjekt-Genehmiger zuweisen und Kostenobjekt-Genehmigung verwendet. Der erste Knoten weist die den Kostenobjekt-Verantwortlichen dem Rechnungsdokument zu, während der zweite Knoten Weiterleitungen behandelt bzw. die vollständige Genehmigungslogik abbildet. Beide Knoten müssen gemeinsam verwendet werden, um einen Kostenobjekt-Genehmigungsworkflow zu erstellen.

Dieser Genehmigungs-Workflow kann auch mit anderen Genehmigungsflüssen kombiniert werden.

Konfigurieren eines Kostenobjekt-Workflows

So konfigurierst Du einen Kostenobjekt-Workflow für Rechnungen:

Schritte Zu verwendender Knoten (oder Knotenpunkte) Erforderte Optionen
1a Neu (Status) Absenden Aktion
1b Entwurf (Status) Absenden Aktion
2 Alle Genehmiger für Kostenobjekte zuweisen (Aktivität)
  • Genehmiger erforderlich: Wählen Sie aus, ob für ein Kostenobjekt mindestens ein Genehmiger erforderlich sein soll. Wenn keine Genehmiger festgelegt sind, stoppt Perk den Ablauf.
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht auswählen und für das Kostenobjekt kein Genehmiger festgelegt ist, verschiebt Perk das Dokument zum nächsten Schritt im Workflow.
3 Genehmigung des Kostenobjekts (Genehmigung)
  • Grenzwert prüfen: Wählen Sie diese Option, wenn bei Erreichen der Genehmigungsschwellenwerte eine Eskalation an übergeordnete Kostenobjekte erfolgen soll.
  • Nettobetrag verwenden: Wählen Sie diese Option, wenn Perk Nettobeträge anstelle von Bruttobeträgen verwenden soll (Standardverhalten), um festzustellen, ob der Genehmigungsschwellenwert für Kostenobjekte erreicht wird.
  • Unabhängigkeit prüfen: Wählen Sie diese Option, wenn der Genehmiger nicht mit dem Kostenstelleninhaber identisch sein soll. Dies wird empfohlen, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip anwenden möchten.
4a Überarbeitung erforderlich (Status) Zurücksenden Aktion
4b Entwurf (Status) Rückruf-Aktion
4c In Prüfung (Status) Keine Aktion

Hinweis: Die zu verwendenden Knoten und Aktionen nach dem Genehmigungsknoten hängen vom jeweiligen Szenario ab. Die hier gegebene Liste ist nicht abschließend. Denke daran, einen Genehmigungsknoten stets mit den folgenden Status zu verbinden: Zur Korrektur, Entwurf, Abgelehnt und In Prüfung.

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