Perk bietet Standard-Workflows zur Verwaltung Deiner Rechnungen an. Du kannst jedoch benutzerdefinierte Workflows erstellen, um festzulegen, wie Rechnungen in Perk verarbeitet werden. Du kannst beispielsweise Genehmigungsabläufe einrichten, die Rechnungsdokumente basierend auf dem Kostenobjekt und dem Rechnungsbetrag weiterleiten und an andere Genehmigende eskalieren, wenn der Rechnungsbetrag einen Schwellenwert überschreitet.
Vorsicht: Änderungen an den Workflows gelten nur für neue Dokumente. Wenn Du in den allgemeinen Einstellungen der Firma einen neuen Workflow auswählst, gilt dieser nur für neue Rechnungen, die in Perk erstellt werden; bestehende Dokumente sind davon nicht betroffen. Bestehende Rechnungen werden weiterhin mit dem vorherigen Workflow bearbeitet.
Du verwendest Knoten, um den Dokumentstatus, die auszuführende Aktion und alle Bedingungen zu bestimmen. Mit anderen Worten: Die Knoten bestimmen die spezifische Geschäftslogik, die Du in Deinem Workflow ausführen möchtest.
Rechnungs-Workflows verwenden diese Knoten:
Hinweis: Workflows sind dokumentartenspezifisch. Das bedeutet, dass Workflows für Spesen nicht zur Bearbeitung von Rechnungen verwendet werden können und umgekehrt. Du musst für jede Dokumentart separate Workflows einrichten.
Erstellen oder Hochladen eines Rechnungs-Workflows
Du kannst einen neuen Workflow von Grund auf neu erstellen, indem Du die entsprechenden Knoten durch Ziehen und Ablegen verschiebst, oder Du verwendest einen vorhandenen Workflow als Vorlage.
Vorsicht: Du kannst vorhandene Workflows nicht bearbeiten, da sie möglicherweise bereits für die Verarbeitung von Rechnungsdokumenten verwendet werden. Wenn Du das Verhalten ändern möchtest, musst Du einen neuen Workflow erstellen und diesen dann aktivieren. Der neue Workflow wird ab diesem Zeitpunkt für alle neuen Dokumente verwendet.
Aktivierung eines Rechnungs-Workflows in Perk
Sobald Du Deinen benutzerdefinierten Workflow erstellt und veröffentlicht hast, kannst Du ihn für eine bestimmte Firma aktivieren, wenn Du über die Berechtigung für Rechnungseinstellungen verfügst.
Um dies zu tun:
- Gehe zu Admin > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen.
- Wähle im Feld Genehmigungs-Workflow den Workflow aus, den Du gerade erstellt hast.
- Klicken Speichern
Sobald Du einen Workflow verwendet hast, erscheint er auf der Registerkarte Aktive Workflows auf der Seite Admin > Workflow Designer.
Vorsicht: Es kann immer nur ein Workflow für die Firma aktiviert werden.