Bei der Nutzung von unternehmensfinanzierten Firmenkarten haben Karteninhaber oft weniger Anreiz, ihre Ausgabenberichte rechtzeitig einzureichen. Für die Finanzabteilung bedeutet dies in der Regel einen höheren Aufwand, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Belege einreichen, um Verzögerungen bei der Buchung von kartengebundenen Ausgaben zu vermeiden.

Perk ermöglicht es, Karten automatisch vorübergehend einzufrieren, bis Karteninhaber alle ausstehenden Transaktionen einem oder mehreren Ausgaben zugeordnet haben.

Automatische Sperrung verspäteter Belege aktivieren

Mit der automatischen Sperre bei verspäteten Belegen können Sie die Anzahl der Tage festlegen, nach denen eine nicht zugeordnete Transaktion als „verspätet“ gilt, und die Anzahl der nicht zugeordneten Transaktionen, die erlaubt sind, bevor die Karte automatisch gesperrt wird.

Sie können festlegen, dass die Funktion sofort aktiv ist oder zu einem bestimmten zukünftigen Datum aktiviert wird. Zum Beispiel können Sie die automatische Sperre am Jahresende aktivieren, um sicherzustellen, dass Karteninhaber alle Transaktionen rechtzeitig mit Ausgaben abgleichen, um den Jahresabschluss zu ermöglichen.

Die Funktion der automatischen Sperre bei verspäteten Belegen gilt für alle Perk-Karten der Mitarbeiter; Sie können jedoch wählen, die Funktion für bestimmte Karten anzuwenden oder zu entfernen. Sie gilt nicht für Lodge-Karten.

So aktivieren Sie diese Funktion:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konto > Unternehmen.
2. Wählen Sie ein Unternehmen aus und gehen Sie zu Einstellungen.
3. Klicken Sie in Einstellungen auf Ausgabeeinstellungen anzeigen (View spend settings).
4. Scrollen Sie zum Abschnitt Aktiviere Firmenkarten.
5. Aktivieren Sie Karte automatisch sperren, wenn zu viele Belege verspätet sind.
6. Geben Sie eine Zahl ein in Tage vor Erhalt, die als verspätet gelten.
   Alle nicht übereinstimmenden Transaktionen, die nach Erreichen dieser Anzahl noch ausstehen, gelten als verspätet.
7. Geben Sie eine Zahl ein im Feld Max. Anzahl verspäteter Zahlungseingänge, bevor die Karte gesperrt wird.
   Diese Einstellung legt fest, wie viele nicht zugeordnete Transaktionen zulässig sind, bevor die Karte gesperrt wird. Wenn der Karteninhaber beispielsweise mehr als 10 nicht zugeordnete Transaktionen aufweist, sperrt Perk die Karte, bis diese zugeordnet wurden.
8. Wählen Sie im Menüpunkt „Automatische Sperrung für verspätete Zahlungseingänge“ ein Datum aus, ab dem die automatische Sperrung für verspätete Zahlungseingänge aktiviert werden soll.
9. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Wird eine Karte zukünftig aufgrund der festgelegten Regeln automatisch gesperrt, können Kartenadministratoren diese gesperrten Karten unter „Karten > Teamkarten > Karten“ einsehen. Der Status der Karte ändert sich automatisch von „Aktiv“ zu „Gesperrt“. Klicken Sie auf eine gesperrte Karte, um zu sehen, ob und wann sie automatisch gesperrt wurde. Karteninhaber können ihre Karte selbst entsperren, sobald fehlende Belege gefunden wurden. Sie müssen keine Ausgaben einreichen, bevor sie ihre Karte entsperren können.

Bestimmte Karten von der automatischen Sperrung verspäteter Zahlungseingänge ausschließen

Standardmäßig gilt die automatische Sperre bei verspäteten Belegen für alle Perk-Karten. Es kann jedoch Karten geben, die Sie von der automatischen Sperre ausnehmen möchten, z. B. die Perk-Karte Ihres CEOs.

So schließen Sie bestimmte Karten von der automatischen Sperre aus:

1. Gehe zu Karten > Teamkarten > Firmenkarten.
2. Wählen Sie die Karte aus, die Sie von der automatischen Sperre ausschließen möchten, und klicken Sie darauf.

3. Entfernen Sie im Detailbereich der Karten das Häkchen bei Karte automatisch sperren, wenn zu viele Belege verspätet sind.
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4. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Diese Karte unterliegt nicht mehr der automatischen Sperre, unabhängig davon, wie lange der Karteninhaber benötigt, um Ausgabenberichte den Transaktionen zuzuordnen oder wie viele nicht zugeordnete Transaktionen vorhanden sind.