Bei der Nutzung von unternehmensfinanzierten Firmenkarten haben Karteninhaber oft weniger Anreiz, ihre Ausgabenberichte rechtzeitig einzureichen. Für die Finanzabteilung bedeutet dies in der Regel einen höheren Aufwand, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Belege einreichen, um Verzögerungen bei der Buchung von kartengebundenen Ausgaben zu vermeiden.

Perk ermöglicht es, Karten automatisch vorübergehend einzufrieren, bis Karteninhaber alle ausstehenden Transaktionen einem oder mehreren Ausgaben zugeordnet haben.

Automatische Sperrung verspäteter Belege aktivieren

Mit der automatischen Sperre bei verspäteten Belegen können Sie die Anzahl der Tage festlegen, nach denen eine nicht zugeordnete Transaktion als „verspätet“ gilt, und die Anzahl der nicht zugeordneten Transaktionen, die erlaubt sind, bevor die Karte automatisch gesperrt wird.

Sie können festlegen, dass die Funktion sofort aktiv ist oder zu einem bestimmten zukünftigen Datum aktiviert wird. Zum Beispiel können Sie die automatische Sperre am Jahresende aktivieren, um sicherzustellen, dass Karteninhaber alle Transaktionen rechtzeitig mit Ausgaben abgleichen, um den Jahresabschluss zu ermöglichen.

Die Funktion zum automatischen Einfrieren verspäteter Belege gilt für alle Mitarbeiter mit Perk-Karten. Sie gilt nicht für Hotelkarten.

So aktivieren Sie diese Funktion:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konto > Unternehmen.
2. Wählen Sie ein Unternehmen aus und gehen Sie zu Einstellungen.
3. Klicken Sie in Einstellungen auf Ausgabeeinstellungen anzeigen (View spend settings).
4. Scrollen Sie zum Abschnitt Aktiviere Firmenkarten.
5. Aktivieren Sie Karte automatisch sperren, wenn zu viele Belege verspätet sind.
6. Geben Sie eine Zahl ein in Tage vor Erhalt, die als verspätet gelten.
   Alle nicht übereinstimmenden Transaktionen, die nach Erreichen dieser Anzahl noch ausstehen, gelten als verspätet.
7. Geben Sie eine Zahl ein im Feld Max. Anzahl verspäteter Zahlungseingänge, bevor die Karte gesperrt wird.
   Diese Einstellung legt fest, wie viele nicht zugeordnete Transaktionen zulässig sind, bevor die Karte gesperrt wird. Wenn der Karteninhaber beispielsweise mehr als 10 nicht zugeordnete Transaktionen aufweist, sperrt Perk die Karte, bis diese zugeordnet wurden.
8. Wählen Sie im Menüpunkt „Automatische Sperrung für verspätete Zahlungseingänge“ ein Datum aus, ab dem die automatische Sperrung für verspätete Zahlungseingänge aktiviert werden soll.
9. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Wird eine Karte zukünftig aufgrund der festgelegten Regeln automatisch gesperrt, können Kartenadministratoren diese gesperrten Karten unter „Karten > Teamkarten“ einsehen. Der Status der Karte ändert sich automatisch von „Aktiv“ zu „Gesperrt“. Klicken Sie auf eine gesperrte Karte, um zu sehen, ob und wann sie automatisch gesperrt wurde.