Lieferanten (Verkäufer) sind die, die Deine Firma mit Waren, Dienstleistungen und Artikeln beliefern.

Die Quelle für Lieferantendaten sollten immer die Lieferantenstammdaten im ERP-System Deiner Firma sein. Daher ist es nicht möglich, neue Lieferanten manuell zu erstellen oder Lieferantendaten in Perk zu bearbeiten.

Lieferanten hochladen

In Perk kannst Du Lieferantendaten aus Deinem ERP-System hochladen:

• automatisch über API oder SFTP-Datei
• automatisch über SFTP unter Verwendung der Standard-Lieferantenimportdatei
• manuell durch Hochladen einer Perk-Standard-Lieferantenimportdatei.

Wenn Du Perk in das Finanzsystem Deiner Firma integrierst, empfehlen wir Dir, einen automatischen Mechanismus zu implementieren, da dieser garantiert, dass wichtige Lieferantendaten wie Bankverbindungen in allen Systemen immer auf dem neuesten Stand sind.

Lieferantendaten anzeigen

Nur Rechnungsbearbeiter mit Berechtigungen für Lieferantendaten können Lieferantendaten anzeigen.

Du kannst Details zu allen importierten Lieferanten anzeigen, indem Du zu Rechnungsbearbeiter > Lieferanten gehst.

Um in der Übersicht nach bestimmten Lieferanten zu suchen, verwende die Suchleiste oben im Fenster und gib den Namen des Lieferanten ein. Um Deine Suche zu spezifizieren, kannst Du auch andere Filteroptionen verwenden, wie z. B. die Firma, mit der der Lieferant verbunden ist, und den Status des Lieferanten (aktiv, inaktiv oder Entwurf).

Um spezifische Details zu einem Lieferanten anzuzeigen, klicke auf den Lieferanten. Der Bildschirm Lieferantendetails enthält drei Registerkarten:

• Lieferantendetails
• Rechnungen
• Einstellungen

Lieferantendetails

Die Registerkarte Lieferantendetails enthält grundlegende Informationen über den Lieferanten.

• Name des Lieferanten
• Kontaktdaten
• Lieferanten ERP-ID
• Steuernummer
• Bank-Informationen
• Adresse

Rechnungen

Die Registerkarte Rechnungen enthält eine Liste aller Rechnungen für den Lieferanten, die in Perk bearbeitet wurden, einschließlich des aktuellen Status der Rechnung.

Lieferanteneinstellungen

Die Registerkarte Einstellungen legt die Standardeinstellungen für den Lieferanten fest, einschließlich der Logik, wie Rechnungen mit diesem Lieferanten gematcht werden.

Standardkostenobjekt

Legt das Kostenobjekt fest, das für alle Rechnungen dieses Lieferanten verwendet werden soll. Rechnungsbearbeiter können diese Einstellung bei Bedarf überschreiben, indem sie bei der Bearbeitung der Einzelposten der Rechnung ein anderes Kostenobjekt auswählen.

Standardkategorie

Legt die Kategorie fest, die für alle Rechnungen dieses Lieferanten verwendet werden soll. Rechnungsbearbeiter können diese Einstellung bei Bedarf überschreiben, indem sie beim Bearbeiten der Einzelposten der Rechnung eine andere Kategorie auswählen.

Standardzahlungsbedingungen

Legt die Zahlungsbedingungen fest, die für alle Rechnungen dieses Lieferanten verwendet werden sollen. Rechnungsbearbeiter können diese Einstellung bei Bedarf überschreiben, indem sie bei der Bearbeitung der Rechnung im Rechnungskopf eine andere Zahlungsbedingung auswählen.

Genehmiger

Legt den Standardgenehmiger für alle Rechnungen dieses Lieferanten fest. Diese Einstellung kann ignoriert werden, wenn der Workflow einen anderen Genehmigungsablauf vorsieht.

Art der Kodierung

Legt fest, wie Rechnungen dieses Lieferanten bearbeitet werden sollen.

• Smart Coding: Wenn diese Option ausgewählt ist, versucht Perk, alle Rechnungen für den Lieferanten mit Smart Coding zu versehen.
• Standard-Lieferantenkodierung: Wenn diese Option ausgewählt ist, wählt Perk das Standardkostenobjekt und die Standardkategorie aus, die Du in den Lieferanteneinstellungen festgelegt hast.
• Übernahme Gesellschaftskodierung: Wenn diese Option ausgewählt ist, folgt Perk der für die Firma festgelegten Kodierungslogik.

Bei neuen Rechnungen von neuen Lieferanten, die Perk noch nie gesehen hat, führt Perk kein Smart Coding durch, bei dem das Kostenobjekt und die Kategorie automatisch kodiert werden. Dies liegt daran, dass Perk zunächst lernen muss, was in der Vergangenheit verwendet wurde, bevor es Smart Coding auf eine Rechnung anwenden kann. Im Gegensatz dazu versucht Perk bei Rechnungen von Lieferanten, die bereits in den Workflow eingereicht wurden, alle Felder für Kostenobjekte und Kategorien der Einzelposten auszufüllen und schlägt eine mögliche Kodierung vor.

immer das Standardverhalten für die Firma. Wenn Du beispielsweise Smart Coding für die Firma ausgewählt hast, die Lieferanteneinstellungen jedoch den Kodierungstyp Standard-Lieferantenkodierung enthalten, werden die Standardwerte für Kostenobjekt und Kategorien für alle mit diesem Lieferanten verbundenen Rechnungen übernommen.

Wenn Du keinen Kodierungstyp für den Lieferanten angibst, wird der Kodierungstyp entweder durch die Standardkategorie/-Kostenstelle für den Lieferanten oder durch die Firmeneinstellungen bestimmt.

Vereinfachte Positionen

Verwende für diesen Lieferanten vereinfachte Einzelposten.

Bei Rechnungen mit mehreren Einzelposten kannst Du die Komplexität reduzieren, wenn dies nicht erforderlich ist, indem Du alle Informationen in einem einzigen Einzelposten zusammenfasst. Perk kann Einzelposten nach Steuerkennzeichen zusammenfassen, um unnötige Details zu entfernen.

• Auf Rechnungsebene (innerhalb eines Rechnungsberichts): Wenn beispielsweise zwei oder mehrere Einzelposten demselben Steuersatz angehören, musst Du nicht alle Einzelposten separat buchen, sondern kannst die entsprechenden Einzelposten im Rechnungsbericht auswählen und auf Einzelposten aggregieren klicken.
• Auf Lieferantenebene (in den Lieferanteneinstellungen): Wenn alle Einzelposten eines bestimmten Lieferanten immer demselben Steuersatz angehören, aktiviere die Schaltfläche in diesen Einstellungen.
• Auf Ebene der gesamten Firma (in den Firmeneinstellungen): Die Aktivierung der Vereinfachung von Einzelposten auf dieser Ebene gilt für alle Lieferanten in einer rechtlichen Einheit und wird verwendet, wenn Einzelposten für diese Firma im Allgemeinen nicht gebucht werden. Dies kann nur von einem Admin-Benutzer aktiviert werden.

Wenn Du vorhast, den automatischen PO-Matching für Rechnungen zu verwenden, kannst Du keine vereinfachten Einzelposten aktivieren, da Perk die Rechnungspositionen nicht mit den PO-Einzelposten matchen kann (es sei denn, es besteht eine 1:1-Beziehung).

Passende Einstellungen

Legt die für den Lieferanten verwendeten Matching-Einstellungen fest.

Konzerninterne Lieferanten

Viele Organisationen haben mehrere Firmen, die einander Rechnungen stellen müssen. Beispielsweise stellt Firma CH Firma AU Waren in Rechnung, die aus der Schweiz nach Australien versandt wurden.

Du kannst diese Lieferanten in Perk als Konzerninterne-Lieferanten kennzeichnen. Für die Firma AU gilt der Lieferant Firma CH als Konzerninterner-Lieferant.

Daher versteht Perk KI, dass es sich bei einem solchen Lieferanten um einen „Sonderfall“ handelt, und behandelt ihn entsprechend.

Schlüsselwörter fürs Matching

Die Lieferantenerkennung in Perk ist eine der wichtigsten und leistungsstärksten Funktionen. Ohne Lieferantenerkennung funktionieren die meisten Dinge in Rechnungsbearbeitung nicht richtig, einschließlich der Standardkategorien und Kostenobjekte.

Daher kannst Du die Lieferantenerkennung auf Rechnungen verbessern, indem Du benutzerdefinierte Schlüsselwörter im Abschnitt Schlüsselwörter fürs Matching hinzufügst.

Du erhältst beispielsweise regelmäßig Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten. Die Lieferantenstammdaten sind von geringer Qualität, was bedeutet, dass Perk Probleme hat, den Lieferanten automatisch zu erkennen, wenn eine Rechnung eingeht. Die Lieferantenrechnung enthält immer einige wiederkehrende Schlüsselwörter wie Steuer-Identifikationsnummer, Adresse usw. Durch die Eingabe solcher Datenfelder als Schlüsselwörter verbessert sich die Erkennung des Lieferanten. In diesem Sinne matched Perk die nächste Rechnung dieses Lieferanten direkt mit dem Lieferanten.

Vorsicht: Ein Schlüsselwort muss mindestens 6 Zeichen lang sein. Wenn Du mehrere Schlüsselwörter hinzufügst, musst Du diese durch Kommas trennen.