Die Bearbeitung einer Rechnung in Perk umfasst drei Schritte:
- Laden Sie die Rechnung in Perk hoch.
- Sehen Sie sich die Rechnung an und überprüfen bzw. bearbeiten Sie die erforderlichen Informationen wie Kostenstellen, Kategorien usw.
- Finalisieren Sie die Rechnung, indem Sie sie entweder zur Genehmigung einreichen und anschließend überprüfen, oder die Rechnung ablehnen.
- Exportieren Sie die Rechnung nach Genehmigung und Überprüfung für die Buchhaltung.
Hinweis: Sie können nur Rechnungen bearbeiten, die den Status Neu, Entwurf oder Zur Korrektur haben. Wenn der Status der Rechnung In Genehmigung, In Prüfung oder Bereit für Export lautet, müssen Sie die Rechnung zunächst zurückziehen.
Rechnung als Submitter oder Rechnungsbearbeiter einsehen
Je nach Ihrer Rolle können Sie Rechnungen einsehen oder bearbeiten.
| Rechnungen in Übersichtstabelle | ||
|---|---|---|
| Mitarbeitender (Submitter) | Nur zugewiesene Rechnungen |
|
| Rechnungsbearbeiter:in | Alle Rechnungen |
|
Die Rechnungsübersichtstabelle enthält eine Liste der Rechnungen, die entweder Ihnen als Submitter zugewiesen wurden, oder alle in der Firma verfügbaren Rechnungen. Klicken oder tippen Sie auf eine Rechnung, um sie zu bearbeiten.
Rechnungsübersicht (Submitter)
Rechnungsübersicht (Rechnungsverarbeitung)
Eine Rechnung bearbeiten
Die Rechnungsübersicht zeigt links eine Vorschau des Rechnungsdokuments und rechts die Übersicht der Rechnungskopfzeile mit den von der Perk KI extrahierten Daten. Oben auf dem Bildschirm befindet sich die Aktions-Symbolleiste, in der Du die Aktionen zum Speichern, Ablehnen oder Einreichen der Rechnung sowie weitere Optionen findest.
Unten siehst Du die Einzelposten, die Perk aus der Rechnung extrahiert hat. Darüber hinaus gibt es vier weitere Registerkarten: Verlauf, Genehmiger:in, Unterlagen und Zugehörige Rechnungen.
1. Rechnungsvorschau, 2. Rechnungskopfübersicht, 3. Rechnungspositionen, 4. Panel-Grabber
Tipp: Sie können die Größe der Rechnungseinzelposten-Tabelle (3) anpassen, indem Sie den Panel-Grabber (4) im unteren Teil des Bildschirms ziehen und loslassen.
Vorsicht: Änderungen in der Rechnung werden nicht automatisch gespeichert. Sie müssen auf Speichern klicken, um die Änderungen zu übernehmen – Andernfalls gehen alle Änderungen verloren.
Rechnungskopf-Übersicht
Dieser Abschnitt zeigt eine Übersicht über die grundlegenden Daten der Rechnung. In der Mobile-App befindet sich dieser Abschnitt auf der Registerkarte Details. Der Rechnungskopf enthält den Status der Rechnung, die Herkunft der Rechnung und die mit der Rechnung verbundene Firma.
Der Ursprung gibt an, ob die Rechnung manuell von einem Benutzer hochgeladen, oder per E-Mail hochgeladen, einschließlich der E-Mail-Adresse des Absenders.
Je nach Konfiguration kann der Rechnungskopf weitere Felder enthalten, z. B. benutzerdefinierte Felder für Ihre Firma. Für jede Rechnung können Sie die folgenden Daten bearbeiten:
Rechnungskopf-Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Die Nummer, die auf der Rechnung angegeben ist und als eindeutige Kennung dient. |
| Lieferant |
Der Lieferant, von dem die Rechnung stammt. Dieses Feld wird in der Regel von Perk auf der Grundlage der in Perk erfassten Lieferantenstammdaten vorausgefüllt. Wenn Perk keinen Match findet, bleibt das Feld leer. Sie müssen den richtigen Lieferanten aus der Dropdown-Liste auswählen oder den Lieferanten zu Ihren Lieferanten-Stammdaten hinzufügen. |
| Bestellnummer |
Die Nummer der gematchten Bestellung. Wenn keine Nummer extrahiert wurde, wurde in Perk keine Bestellung gefunden. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn das Bestellmodul für Ihre Firma aktiviert wurde. Andernfalls wird es nicht angezeigt. |
| Gesamtbetrag / Bruttobetrag | Der Gesamtbetrag und die Währung der Rechnung müssen angegeben werden. Die Angabe der Währung ist erforderlich und muss ein gültiger dreistelliger ISO-4271-Code sein. |
| Rechnungsdatum | Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. |
| Fälligkeitsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum, an dem die Zahlung für die Rechnung fällig ist. |
| Buchungsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum, an dem die Rechnung im ERP-System verbucht wird. |
| Leistungsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum oder der Zeitraum, an dem die in der Rechnung abgerechnete Leistung erbracht wurde. |
| Zahlungskonto | Das Konto des Lieferanten, auf das die Zahlung überwiesen werden soll. Dieses Feld wird in der Regel von Perk auf der Grundlage der von unseren KI-Algorithmen erfassten Rechnungsinformationen vorausgefüllt. Wenn Perk keine Übereinstimmung zwischen dem Zahlungskonto auf der Rechnung und dem Zahlungskonto aus den Lieferanten-Stammdaten finden konnte, gibt Perk eine Warnung mit dem Titel Kontokonflikt aus, um Betrug zu vermeiden. Darüber hinaus ist dieses Feld leer, wenn für den Lieferanten keine Bankverbindung angegeben ist oder auf der Rechnung keine Informationen gefunden wurden. |
| Referenznummer | Die Referenznummer, die sich in den Zahlungskontodaten befindet. Dies gilt in der Regel für Rechnungen, die einen Schweizer QR-Code haben. |
| Zahlungsdatum (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wird. |
| Zahlungsfrist |
Wenn für diesen Lieferanten bestimmte Zahlungsbedingungen (z. B. Rabatte) konfiguriert wurden, können diese manuell aus dieser Dropdown-Liste ausgewählt werden.
Perk berechnet dann automatisch das Fälligkeitsdatum der Rechnung und das Zahlungsdatum (die Felder für die Vorbedingungen sind leer). Alle Berechnungen basieren auf dem auf der Rechnung angegebenen Datum. |
| Submitter |
Standardmäßig wird der Submitter, der die Rechnung importiert hat, in diesem Feld erfasst. Sie können den Submitter jedoch anpassen, indem Sie mehrere Benutzer auswählen. Nach dem Speichern oder Einreichen der Rechnung öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie entscheiden können, ob Sie die neu ausgewählten Submitter per E-Mail über die ihnen zugewiesene Rechnung benachrichtigen möchten. |
| Anmerkung/Kommentar | Fügen Sie eine Bemerkung hinzu, die für die finanzielle Verarbeitung der Rechnung relevant sein könnte oder die Sie beim Export der Rechnung einfügen möchten. Diese Kommentare werden im Tab „Verlauf“ angezeigt. Je nach Ihrer Integration werden diese Kommentare möglicherweise beim Export der Rechnung an Ihr Finanzsystem gesendet. |
| Perk ID |
Die eindeutige Kennung des von Perk erstellten Rechnungsberichts. Verwenden Sie diese ID, um den Rechnungsbericht in Perk zu verfolgen. Dies ist nicht dieselbe Nummer wie die vom Lieferanten festgelegte Rechnungsnummer. |
Rechnungspositionen
In diesem Abschnitt finden Sie alle Einzelposten, die aus der Rechnung extrahiert wurden – inklusive detaillierter Informationen zu jedem einzelnen Posten.
Hinweis: Die Logik, nach der Einzelposten extrahiert und Standard-Kostenobjekte sowie Kategorien zugewiesen werden, hängt von den Lieferanteneinstellungen in Rechnungen > Rechnungsbearbeiter > Lieferanten ab.
Positionen-Panel
Für jede Position können Sie die folgenden Daten im Rechnungsbericht bearbeiten:
Daten zu den Rechnungs-Einzelposten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| No. | Position des Einzelpostens auf der Rechnung. |
| Beschreibung | Beschreibung des Einzelpostens, wie auf der Rechnung angegeben. |
| Bestellposition (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Wählen Sie den Einzelposten auf dem Bestellschein aus, mit dem der Rechnungsposten gematched werden soll, falls er nicht von Perk extrahiert wurde. |
| Matching-status (nur sichtbar, wenn aktiviert) | Der Status gibt an, ob der Einzelposten der Rechnung mit einem entsprechenden Einzelposten der Bestellung gematcht wurde. |
| Kategorie | Bitte wählen Sie die (richtige) Kategorie aus, auf die der Einzelposten gebucht werden soll, wenn sie nicht von Perk extrahiert wurde. |
| Kostenobjekt | Bitte wählen Sie das (richtige) Kostenobjekt aus, auf das der Einzelposten gebucht werden soll, falls es nicht von Perk extrahiert wurde. |
| Menge | Die Anzahl des gleichen Einzelpostens auf der Rechnung. |
| Preis | Der Gesamtpreis des Artikels. |
| Steuer % | Steuersatz, der auf der einzelnen Position ausgewiesen wird. |
| Netto | Der Nettobetrag des jeweiligen Postens. |
| Brutto | Der Bruttobetrag der einzelnen Positionen wird in der im Abschnitt „Rechnungsübersicht“ angezeigten Währung dargestellt. |
Je nach den aus der Rechnung extrahierten Daten kann Perk die Beträge der einzelnen Rechnungspositionen basierend auf dem ausgewählten Steuersatz automatisch berechnen. Weitere Informationen finden Sie unter Berechnung der Einzelposten-Beträge einer Rechnung
Sie können weitere Einzelposten hinzufügen (+ Position hinzufügen), die auf der Rechnung fehlen könnten.
Hinweis: Wenn das Bestellmodul nicht aktiv ist, können Rechnungs-Einzelposten nicht mit Bestellposten gematcht werden. Die Spalten Bestellposten und Matchingstatus werden nicht angezeigt.
Registerkarte Verlauf
Hier können Sie den Verlauf der Rechnung und alle Aktivitäten einsehen, einschließlich des Namens der Person, die eine Aktivität ausgeführt hat, und des Zeitstempels, wann diese Aktivität stattgefunden hat.
Beispielsweise kannst Du den Namen der Person sehen, welche die Rechnung hochgeladen hat, ob die Submitter der Rechnung geändert wurden, einschließlich der Namen der neuen Submitter, alle Kommentare, die von einer bestimmten Person hinterlassen wurden, und wann der Manager-Benutzer die Rechnung genehmigt hat. Abhängig von Ihrer Finanzintegration können hier eingegebene Kommentare beim Export der Rechnung an Ihr Finanzsystem übertragen werden.
Genehmiger-Registerkarte
Hier sehen Sie den Genehmigungsablauf dieser Rechnung mit allen beteiligten Genehmiger:innen. Auf dieser Registerkarte können Sie sehen, wer als Nächstes Ihre Rechnung genehmigen wird, sobald Sie alle erforderlichen Details eingegeben und die Rechnung eingereicht haben.
Der Genehmigungsablauf wird während der Implementierung von Perk im Finanzsystem Deiner Firma definiert.
Registerkarte Unterlagen
Hier kannst Du zusätzliche Belege zum Rechnungsbericht hochladen. Wenn Du die Rechnung per E-Mail hochgeladen hast, findest Du den E-Mail-Text je nach Firmeneinstellungen möglicherweise als separates Dokument in dieser Registerkarte.
Perk erlaubt das Hochladen folgender Dateitypen:
- JPEG
- PNG
- DOC, DOCX
- CSV
- XLS, XLSX
Sie können bis zu drei Dokumente pro Rechnung mit einer maximalen Dateigröße von 5MB hochladen. Um den Upload zu bestätigen, müssen Sie die Rechnung speichern. Andernfalls gehen alle hochgeladenen Dokumente verloren.
Hinweis: Sie können nur unterstützende Unterlagen zu Rechnungen hochladen, die sich im Status Neu, Entwurf oder In Prüfung befinden. Sie können keine Dokumente hochladen, wenn sich die Rechnung im Status In Genehmigung (sofern nicht konfiguriert, dass Genehmiger:innen unterstützende Dokumente hinzufügen können), Bereit für Export oder Exportiert befindet.
Registerkarte Zugehörige Rechnungen
Hier finden Sie ähnliche Rechnungen desselben Lieferanten, die in Perk erfasst wurden. Das bedeutet, dass Sie hier frühere Rechnungen desselben Lieferanten finden, wenn diese bereits bearbeitet wurden.
Hinweis: Nur Rechnungsbearbeiter und Finance-User können die Registerkarte Zugehörige Rechnungen sehen.
Aktionsleiste
In der rechten oberen Ecke der Web-App kannst Du verschiedene Aktionen mit der Rechnung durchführen:
- Zwischen Rechnungen wechseln: Klicke auf Zurück oder Weiter, um zwischen Dir zugewiesenen Rechnungen zu navigieren.
- Rechnung in neuer Registerkarte öffnen: Um das Rechnungsdokument in einem neuen Tab Deines Webbrowsers zu öffnen, klicke auf den Doppelpfeil.
- Rechnung weiterleiten: Klicke auf den Rechtspfeil, um die Rechnung an einen anderen Benutzer weiterzuleiten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du einen neuen Submitter auswählen kannst, der die Rechnung prüfen und einreichen soll. Du kannst einen Kommentar eingeben, um den Grund für die Weiterleitung der Rechnung zu erläutern.
- Rechnung aufteilen: Wenn Du aus einer Rechnung mehrere Rechnungen erstellen möchtest, kannst Du die PDF-Seiten durch Klicken auf das Scherensymbol aufteilen. Durch diese Aktion wird die Rechnung nicht gelöscht, sondern es wird eine neue Rechnung aus der vorhandenen erstellt. Du musst die Originalrechnung anschließend löschen.
- Rechnung löschen: Um die aktuell geöffnete Rechnung zu löschen, klicke auf das Papierkorbsymbol. Das Dokument wird dauerhaft aus Perk entfernt.
- Rechnungs-Nachrichten: Füge interne Kommentare zur Rechnung hinzu. Diese Kommentare gehen verloren, wenn die Rechnung exportiert wird.
-
Speichern: Mit dieser Aktionstaste kannst du auswählen, wie sich Perk verhält, wenn es die Rechnung speichert. Du hast folgende Möglichkeiten:
- Speichern: Die Rechnung wird gespeichert, bleibt aber geöffnet.
- Speichern und die nächste Rechnung öffnen: Speichert die gerade geöffnete Rechnung und geht über zur nächsten Rechnung in der Warteschlange.
- Speichern und schließen: Speichert die gerade geöffnete Rechnung und kehrt zum Rechnungs-Dashboard zurück.
Du kannst auf eine der Optionen klicken, um diese Aktion auszuführen. Um Deine bevorzugte Einstellung zu behalten, klicke auf das Sternsymbol neben der Option.
Note: Wenn Sie Details der Rechnung (Kopf- oder Einzelposten) aktualisieren und auf Speichern klicken, wird die Aktion im Tab Verlauf protokolliert.
Über die Aktionen-Schaltfläche (drei Punkte) können Sie eine Gutschrift für eine Rückerstattung manuell erstellen (nur in der Web-App verfügbar).
Massenbearbeitung von Positionen in der Web-App
In der Webanwendung können Sie mehrere Einzelposten gleichzeitig bearbeiten, indem Sie das Kontrollkästchen links neben jedem Einzelposten anklicken. Sobald Sie das Kontrollkästchen neben mindestens zwei Einzelposten angeklickt haben, werden mehrere Aktionen angezeigt:
- Bearbeiten: Bearbeiten Sie die ausgewählten Einzelposten gesammelt, d. h., Sie können für alle ausgewählten Einzelposten gleichzeitig dieselben Werte festlegen. Sie können beispielsweise für alle ausgewählten Einzelposten dieselbe Kategorie oder dasselbe Kostenobjekt definieren. Wenn Sie alle zutreffenden Werte festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern, damit Ihre Änderungen in der Übersicht der Einzelposten des Rechnungsberichts angezeigt werden.
- Löschen: Alle ausgewählten Zeilen löschen.
- Einzelposten aggregieren: Fassen Sie alle ausgewählten Einzelposten zu einem einzigen Einzelposten zusammen. Wenn Sie Einzelposten zusammenfassen, können Sie nicht zur Ansicht der komplexen Einzelposten zurückkehren, es sei denn, Sie laden die Rechnung erneut hoch.
Rechnung fertigstellen
Nachdem Sie die erforderlichen Felder im Rechnungsbericht überprüft und angepasst haben, haben Sie drei Möglichkeiten, um fortzufahren. Sie finden sie in der Web-App in der oberen rechten Ecke des Rechnungsberichts.
- Speichern: Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie den Rechnungsbericht speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchten.
- Ablehnen: Klicken Sie auf Ablehnen, wenn Sie die Rechnung aus einem der folgenden Gründe ablehnen möchten: Duplikat, Abgelehnt, Betrug, Falsche Daten, Unvollständige Daten, Andere. Fügen Sie einen Kommentar zu Ihrer Begründung hinzu. (nur in der Web-App verfügbar).
- Einreichen: Klicken Sie auf Einreichen, wenn Sie bereit bist Ihren Rechnungsbericht einzureichen.