Unten finden Sie eine Anleitung, wie Sie Analysen durchführen und Berichte zu Ausgabendaten mit Perk erstellen können.
Je nach Genehmigungsstrategie Ihres Unternehmens (entweder Genehmigung durch den Linienvorgesetzten oder Genehmigung durch den Kostenträger) können Sie entweder die Ausgabendaten Ihres Teams als Linienvorgesetzter oder die Ausgabendaten Ihres Kostenträgers als Kostenträger analysieren.
Schritt 1: Erste Schritte
Um die Ausgabendaten Ihres Teams zu analysieren, gehen Sie zu Ausgaben > Genehmigungen und wählen Sie Ausgaben-Analytik.
Schritte 2: Daten vorbereiten
Die Analytics-Funktion ist in mehrere Abschnitte unterteilt, die Ihnen helfen, Ihre Daten gezielt zu verfeinern.
Im Abschnitt Auswahl der Zeitspanne können Sie Ihre Daten eingrenzen, indem Sie ein konkretes Start- und Enddatum auswählen. Da Spesenabrechnungen verschiedene Phasen durchlaufen, bevor sie ausgezahlt werden, weicht das Einreichungsdatum einer Ausgabe in der Regel vom Genehmigungs-, Prüf- oder Auszahlungsdatum ab. Daher können Sie zusätzlich das Datumsfeld festlegen, auf das Sie sich konzentrieren möchten.
Im Abschnitt Anwendung von Filterkriterien können Sie den Umfang Ihrer Daten anhand der folgenden Kriterien anpassen:
- Status: Wählen Sie alle oder bestimmte Status von Ausgaben aus. Es können auch mehrere Status gleichzeitig ausgewählt werden.
- Mitarbeiter: Wählen Sie einen oder mehrere direkte Mitarbeitende aus. Hinweis: Sie können eine Analyse entweder auf Basis von Mitarbeiterdaten oder Kostenstellendaten durchführen, aber nicht beides gleichzeitig.
- Kostenstellen: Wählen Sie einzelne oder mehrere Kostenstellen aus. Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens in Perk können Sie entweder nur die Kostenstellen auswählen, für die Sie direkt verantwortlich sind, oder zusätzlich alle Unterkostenstellen dieser Kostenstellen. Hinweis: Sie können eine Analyse entweder auf Basis von Mitarbeiterdaten oder Kostenstellendaten durchführen, aber nicht beides gleichzeitig.
- Aktueller Genehmiger: Wählen Sie die Person aus, die als aktueller Genehmiger der Ausgabe angegeben ist.
- Zuvor genehmigt von: Wählen Sie die Person aus, die die Ausgabe zuvor genehmigt hat, falls mehrere Genehmigungen erforderlich waren.
Dieser Abschnitt ist optional. Wenn keine Anpassungen vorgenommen werden, verwendet Perk bei der späteren Erstellung eines Berichts automatisch die Standardeinstellungen.
Im Abschnitt Definition der Berichtsstruktur können Sie Ihren Bericht konfigurieren und die Analyse durchführen. In der oberen Zeile können Sie Folgendes auswählen: Diagrammtyp (zur Visualisierung der Informationen), die Berichtswährung und dieBerichtssprache.
In der unteren Zeile können Sie die Datenfelder auswählen, die Sie in Ihre Analyse einbeziehen möchten, indem Sie sie per Drag & Drop entweder in das Zeilen- oder Spaltenfeld ziehen.
Die Entscheidung, welche Datenfelder in Zeilen und welche in Spalten platziert werden, beeinflusst sowohl die Darstellung der Informationen im Diagramm als auch im späteren Bericht.
Tipps:
- Um Datenfelder abzuwählen oder ihre Reihenfolge innerhalb der Zeilen- oder Spaltenfelder zu ändern, verwenden Sie einfach weiterhin die Drag & Drop-Funktion.
- Um alle Datenfelder gleichzeitig in das Zeilenfeld einzufügen, klicken Sie auf (alle) direkt neben dem Wort Zeilen.
In der Dropdown-Liste Werte (aggregiert) unterhalb des Spaltenfeldes können Sie festlegen, welche Ausgabenwerte angezeigt werden (mehrere Felder können ausgewählt werden).
Sie können Folgendes anzeigen:
- Ausgabenwerte als Gesamtbetrag oder Steuerbetrag in der Berichtswährung
- Tagespauschalen als Referenzbetrag
- die zurückgelegte Strecke und die Kilometerpauschale
- Steuerpflichtiger Betrag
- Tagespauschalen: Zuschläge, Abzüge, Basisbetrag oder Satz, Referenzsätze
- Einkommensteuer
Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind, klicken Sie auf Bericht generieren. Sie können die spezifische Berichtskonfiguration speichern und als Vorlage wiederverwenden.
Schritte 3: Ergebnisse anzeigen
Im Abschnitt Ergebnisse finden Sie ein Diagramm, das die Informationen nach Ihren Einstellungen visualisiert. Für detaillierte Informationen zu den aggregierten Werten bewegen Sie einfach den Cursor über das Diagramm.
Wenn Sie den vollständigen Bericht herunterladen möchten, klicken Sie auf die Download-Schaltfläche im Abschnitt Ergebnisse. Daraufhin wird automatisch eine Excel-Datei erstellt und in Ihren Downloads gespeichert. In der Tabelle werden die Informationen in einer Pivot-Tabelle dargestellt, was die Transparenz Ihrer Daten erhöht und weitere Auswertungen ermöglicht.