Bei der Überprüfung einer Ausgabe haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Zurücksenden: Dies ist ein temporärer Status, der es Mitarbeitenden erlaubt, Änderungen an der Spese vorzunehmen und die Spese erneut zur Genehmigung und Überprüfung einzureichen.
• Dauerhaft ablehnen: Dies ist ein endgültiger Status, bei dem Mitarbeitende keine Änderungen mehr an der Spese vornehmen oder sie erneut einreichen können.

Wenn der Mitarbeitende versucht, denselben Beleg erneut hochzuladen, wird dieser als Duplikat der abgelehnten Spese erkannt und entsprechend markiert.

Spesen, die dauerhaft abgelehnt wurden, können nicht gelöscht, sondern nur archiviert werden. Das bedeutet, dass die Spese nicht mehr in der Meine Aufgaben-Ansicht der Mitarbeitenden erscheint. Da archivierte Spesen nicht mehr als Teil der Aufgaben der Mitarbeitenden gelten, erhalten sie dafür keine Erinnerungen mehr. Wenn Mitarbeitende die Aufgabe nicht aktiv archivieren, sendet Perk Erinnerungen zur Bearbeitung der abgelehnten Spese – sofern diese Funktion aktiviert ist.

Spesen, die mit einer Firmenkarte bezahlt wurden und mit einer Kartentransaktion abgeglichen sind, können nicht abgelehnt werden. Wenn Sie die Spese dauerhaft ablehnen möchten, müssen Sie sie zurücksenden und den Mitarbeitenden anweisen, die Transaktion als privat zu kennzeichnen.

Gematchte, abgelehnte Spesen können nicht archiviert werden. Mitarbeitende müssen die Kartentransaktion von der Ausgabe trennen, bevor sie archiviert werden kann.

Archivierte Spesen sind weiterhin auffindbar unter Submitter > Einzelspesen und Submitter > Reisespesen mit dem Status Abgelehnt. An der Spese selbst ändert sich nichts – Sie können weiterhin den ursprünglichen Beleg, alle Details der Spese sowie die Historie einsehen, einschließlich der Person, welche die Spese abgelehnt hat, und wann sie vom Submitter archiviert wurde. Sie können auch gezielt nach Spesen mit dem Status Abgelehnt suchen.

Vorsicht: Abgelehnte Spesen können nicht erneut eingereicht werden!

Ablehnung einer Ausgabe auf dem Handy So lehnen Sie eine Ausgabe in der mobilen App ab: Gehen Sie zu Ausgaben > Genehmigungen. Tippen Sie auf die entsprechende Ausgabe und anschließend auf Zurücksenden. Geben Sie einen Grund für die Rücksendung der Ausgabe an. Um die Ausgabe endgültig abzulehnen, wählen Sie Endgültig ablehnen. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter die Ausgabe nicht erneut einreichen kann.

Ablehnung einer Ausgabe im Web So lehnen Sie eine Ausgabe in der Web-App ab: Gehen Sie entweder zu Ausgaben > Meine Aufgaben und wählen Sie die Registerkarte Genehmigungen aus oder gehen Sie zu Ausgaben > Genehmigungen. Klicken Sie auf einen beliebigen Eintrag, um den vollständigen Spesenbericht zu öffnen. Klicken Sie auf Zurücksenden, wenn Sie den Bericht zur Klärung zurücksenden möchten. Für die Rücksendung von Spesenabrechnungen ist immer ein Grund erforderlich. Wenn Sie den Spesenbericht endgültig ablehnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Ausgabe endgültig ablehnen.

Hinweis: Je nach den Unternehmenseinstellungen steht Ihnen diese Option möglicherweise nicht zur Verfügung.