Sie können die Anzahl der angezeigten Ausgaben-, Rechnungs- oder Reisekosten-Berichte unter Finance > Prüfen > Ausgaben und Rechnungen eingrenzen, indem Sie Filter anwenden und festlegen, wie viele Elemente angezeigt werden sollen und welche Informationen dargestellt werden.

Berichte zum Überprüfen filtern

Die Prüfen-Seite zeigt alle Ausgabenberichte mit dem Status In Prüfung an.

Sie können direkt über das Suchfeld nach einem bestimmten Bericht suchen oder einen oder mehrere Filter anwenden, um die in der Tabelle angezeigten Ausgaben, Reisen und Rechnungen einzugrenzen.

Die Elemente sind nach Ausgabetyp gruppiert: Ausgaben, Reisen und Rechnungen. Sie können über das Dropdown-Menü oben rechts zwischen den Ausgabetypen wechseln.

Geben Sie ein Schlüsselwort in das Suchfeld ein, um alle Elemente dieses Ausgabetypen zu durchsuchen. Zum Beispiel, wenn Sie eine Mitarbeiter-ID jsmith eingeben, sucht Perk nach Elementen, die „jsmith“ in einem beliebigen Feld des Dokuments enthalten.

Abhängig vom Ausgabetyp können die Filter auf der Prüfen-Seite variieren. Standardmäßig werden drei Filter angezeigt. Sie können weitere Filter hinzufügen (+ Weitere Filter), um die Ergebnisse einzugrenzen oder die Standardfilter auszublenden.

Alle Änderungen der Filtereinstellungen werden für den nächsten Zugriff auf die Seite gespeichert. Möglicherweise müssen Sie im Fenster + Weitere Filter nach unten scrollen, um alle verfügbaren Filter anzuzeigen.

Um einen Filter anzuwenden, wählen Sie einen Wert für den ausgewählten Filter. Zum Beispiel, um nach Benachrichtigung zu filtern, klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um die verfügbaren Benachrichtigungen für diesen Ausgabetyp anzuzeigen. Nur Elemente mit der ausgewählten Benachrichtigung werden in der Tabelle angezeigt.

Die standardmäßig angezeigten Filter sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

Filter im Tab Ausgaben

Sie können Ausgaben nach folgenden Attributen filtern:

• Benachrichtigungen*: Zeigt eine Liste der Warnungen, Hinweise und Benachrichtigungen für die in der Tabelle angezeigten Ausgaben. Wenn keine Ausgaben Warnungen oder Hinweise haben, sehen Sie die Option Keine Benachrichtigungen mit dem grünen Flaggen-Symbol.
• Mitarbeiter*: Zeigt eine Liste aller Mitarbeiter, die Ausgaben eingereicht haben. Es werden nur die Ausgaben des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt.
• Zahlungsmethode*: Zahlungsmethode der Ausgabe. Ausgaben können entweder Firmenkarte oder Privat bezahlt sein.
• Datum: Wählen Sie ein Datum aus, für das Sie Ausgaben anzeigen möchten. Es werden nur Elemente mit diesem Datum angezeigt.
• Gesamtforderung: Die Gesamtforderung der Ausgaben in der Unternehmenswährung. Dieser Filter ruft die niedrigste und die höchste Gesamtforderung für die in der Tabelle angezeigten Ausgaben ab. Sie können innerhalb dieser Grenzen einen Bereich festlegen, für den Ausgaben angezeigt werden sollen.
• Gesamtforderung (Ausgabenwährung): Gesamtforderung der Ausgabe in der Ausgabenwährung. Dieser Filter ruft die niedrigste und höchste Gesamtforderung für die in der Tabelle angezeigten Ausgaben ab. Sie können innerhalb dieser Grenzen einen Bereich festlegen, für den Ausgaben angezeigt werden sollen.
• Land: Land, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Nur passende Ausgaben werden angezeigt.
• Gesamt-MwSt: Gesamt-MwSt-Betrag in Firmenwährung. Sie können einen Bereich innerhalb der kleinsten und größten MwSt-Beträge festlegen.
• Abgleichstatus: Status, ob eine Ausgabe mit einer Transaktion abgeglichen ist. Mögliche Werte:
  • Privat: vom Mitarbeiter privat bezahlt
  • Nicht abgeglichen: Ausgabe gehört zu einer Karten-Transaktion und wurde nicht abgeglichen
  • Abgeglichen: Ausgaben wurden einer Transaktion zugeordnet.
  • Nicht zutreffend: Ausgabe wurde vom Reiseanbieter bezahlt
• Kategorie: Hauptkategorie der Ausgabe. Nur Ausgaben mit dieser Kategorie werden angezeigt.
• Kostenobjekt: Hauptkostenobjekt der Ausgabe für die in der Tabelle angezeigten Ausgaben.

Filter im Tab Reisen

Sie können Reisekosten nach folgenden Attributen filtern:

• Startdatum*: Datum, an dem die erste Reiseausgabe beginnt. Kann ohne Enddatum verwendet werden.
• Enddatum*: Datum, an dem die letzte Reiseausgabe endet. Kann ohne Startdatum verwendet werden.
• Benachrichtigungen*: Liste der Warnungen, Hinweise und Benachrichtigungen für die angezeigten Reiseausgaben. Wenn keine vorhanden sind, sehen Sie Keine Benachrichtigungen mit grünem Flaggen-Symbol.
• Reisender*: Liste aller Personen, die Reisen eingereicht haben.
• Gesamtforderung: Die Gesamtforderung der Ausgaben in der Unternehmenswährung. Dieser Filter ruft die niedrigste und die höchste Gesamtforderung für die in der Tabelle angezeigten Ausgaben ab. Sie können innerhalb dieser Grenzen einen Bereich festlegen, für den Ausgaben angezeigt werden sollen.
• Standardkostenstelle: Die Standardkostenstelle der Reise. Zeigt die Kostenstellen für die aktuell in der Tabelle angezeigten Positionen an.
• Ausgabenland: Land, in dem die Ausgaben getätigt wurden.
• Gesamt-MwSt: Gesamt-MwSt-Betrag in Firmenwährung.
• Tags: Tags, falls für das Unternehmen eingerichtet.

Filter auf der Registerkarte „Rechnungen“

Der Reiter „Rechnung“ enthält ein globales Suchfeld, in dem Sie nach Rechnungsnummern, Rechnungs-IDs, Lieferantennamen und Genehmigernamen suchen können. Sie können Rechnungen auch anhand dieser Attribute filtern:

• Benachrichtigungen*: Zeigt eine Liste der Warnungen und Hinweise zu den in der Tabelle angezeigten Rechnungen an. Sind keine Rechnungen mit Warnungen oder Hinweisen vorhanden, wird die Option Keine Warnungen mit dem grünen Flaggensymbol angezeigt.
• Lieferant*: Lieferant der Waren, für die die Rechnung ausgestellt wurde.
• Gesamtforderung (Rechnungswährung)*: Gesamtforderung der Rechnung in Firmenwährung. Dieser Filter ruft die niedrigste und höchste Gesamtforderung der in der Tabelle angezeigten Rechnungen ab. Sie können innerhalb dieser Grenzen einen Bereich festlegen, für den Rechnungen angezeigt werden sollen.
• Währung: Bruttobetrag der Rechnung in der Firmenwährung. Es werden nur Rechnungen in dieser Währung angezeigt.
• Ausstellungsdatum: Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Es werden nur Rechnungen angezeigt, die für dieses Datum geprüft werden müssen.
• Hochladedatum: Datum, an dem die Rechnung hochgeladen wurde. Es werden nur die Rechnungen angezeigt, die an diesem Datum geprüft werden müssen.
• Fälligkeitsdatum: Datum, an dem die Rechnung fällig ist. Es werden nur Rechnungen angezeigt, die an diesem Datum zu prüfen sind.
• Einreicher: Der Einreicher der Rechnung. Es werden nur Rechnungen dieses Einreichers angezeigt.
• Lieferantenland: Das Land, das in der Adresse des Lieferanten auf der Rechnung angegeben ist.

Auswahl der Berichtsdarstellung

Die Bewertungsseite zeigt standardmäßig 30 Elemente pro Seite an. Sie können die Anzahl der angezeigten Elemente jedoch ändern, indem Sie auf Elemente pro Seite klicken. Dort können Sie 10, 20, 30 oder 50 Elemente pro Seite auswählen.

Sie können in den Ergebnissen navigieren, indem Sie auf die Seitenzahl klicken oder die Pfeilsymbole verwenden, um in der Liste der Elemente vor- oder zurückzublättern.

Sie können Spalten ausblenden, indem Sie auf Ausgeblendete Spalten klicken und die nicht benötigten Spalten abwählen. Perk ermöglicht es Ihnen, beliebig viele Spalten auszublenden. Standardmäßig gibt es keine Pflichtfelder.

Spalten nach Ausgabenart

Welche Spalten angezeigt werden können, hängt von der Ausgabenart ab.

Hinweis: Wenn Sie bestimmte Standardspalten ausblenden, bleibt das Layout nur für die aktuelle Sitzung erhalten. Nach dem Abmelden werden die Spalteneinstellungen auf die Standardoptionen zurückgesetzt.