In der Regel werden Firmenkartentransaktionen automatisch mit Spesenberichten abgeglichen. Dennoch ist es aus verschiedenen Gründen sinnvoll, dass Sie selbst einen Überblick über alle Transaktionen und Firmenkartenspesen verschaffen. Dies können Sie im Finance > Kartentransaktionen-Menü tun.

Sie können Filterfunktionen anwenden, um die Transaktionen, die Sie überprüfen möchten, einzugrenzen und sich einen Überblick über die damit verbundenen Firmenkartenausgaben zu verschaffen.

Kartentransaktionen

Um die Transaktionsdaten Ihrer Firma zu filtern, wählen Sie zuerst die Firma aus, für welche Sie die Transaktionen überprüfen möchten. Wählen Sie dann Transaktionen, um verschiedene Filter auf die Transaktionsdaten Ihrer Firma anzuwenden.

Sie können die Transaktionen nun anhand mehrerer Kriterien filtern. Diese sind:

• Firmenkarte: Wählen Sie, ob Sie alle Kartendaten der Firma oder nur die einer bestimmten Karte filtern möchten.
• Auszug: Wählen Sie, ob Sie die Daten nach allen importierten Kartenabrechnungen oder nach einer bestimmten Abrechnung filtern möchten.
• Status: Wählen Sie, ob Sie die Daten nach allen Status oder nach einem bestimmten Status filtern möchten. Die Status bedeuten:
  • Fehlender Spesenbeleg: Die Transaktion muss noch mit einer Spesenabrechnung abgeglichen werden. Diese Option ist für die manuelle Abstimmung relevant.
  • Fehlende Genehmigung/Prüfung: Die Transaktion wurde mit einer Spesenabrechnung abgeglichen, aber die Spesenabrechnung hat den Genehmigungsprozess noch nicht durchlaufen.
  • Bereit für den Export: Die Transaktion wurde mit einer Spesenabrechnung abgeglichen, die für den Export in Ihr Buchungssystem genehmigt wurde.

Um nach dem Zeitraum zu filtern, geben Sie den Beginn des Zeitraums in das Von-Feld ein und das Ende des Zeitraums in das Bis-Feld. Sie können auch direkt auf das Kalendersymbol klicken, um die Daten direkt aus einem Kalender auszuwählen.

Nun können Sie Ihre Daten filtern, um einen Überblick darüber zu erhalten, welche Transaktionen möglicherweise manuell abgeglichen werden müssen. Das Matching kann durchgeführt werden, indem Sie auf die Transaktion klicken und die anwendbare Matching-Strategie auswählen.

Kartenausgaben

Um Ihre Firmenkartenspesen zu filtern, wählen Sie Auslagen Firmenkarten unterhalb der Firma.

Die in diesem Menü enthaltenen Spesenberichte sind alle, die als mit Firmenkarte bezahlt markiert wurden. Sie können diese Spesenabrechnungen nach verschiedenen Kriterien filtern. Diese sind:

• Matching-Status: Wählen Sie aus, ob Sie die Spesen danach filtern möchten, ob sie abgeglichen wurden oder nicht, oder deaktivieren Sie die Auswahl, um alle Firmenkartenspesen anzuzeigen. Standardmäßig ist diese Option auf Nicht gematched eingestellt.
• Mitarbeiter/in: Wählen Sie aus, ob Sie die Spesen nach allen Mitarbeitenden oder nach einem bestimmten Mitarbeitenden filtern möchten.
• Status (Spese): Wählen Sie aus, ob Sie die Spesen nach allen Status oder nach einem bestimmten Status filtern möchten. Die Status sind:
  • Entwurf: Eine Spesenabrechnung wurde erstellt, ist aber entweder noch nicht eingereicht oder nach der Einreichung zurückgerufen.
  • Zur Korrektur: Die Spesenabrechnung wurde während des Genehmigungsprozesses zur Korrektur an den Einreichenden zurückgeschickt.
  • In Genehmigung: Die Spesenabrechnung wurde eingereicht und an den Genehmigenden weitergeleitet.
  • In Prüfung: Die Spesenabrechnung wurde eingereicht und zur Überprüfung an das Finance-Team weitergeleitet.
  • Bereit für Export (Firmenkartenaufwand): Die Spesenabrechnung wurde vollständig geprüft, aber möglicherweise noch nicht mit einer Transaktion abgeglichen.
  • Exportiert (Firmenkartenaufwand): Die Spesenabrechnung wurde vollständig geprüft, abgeglichen und exportiert.
• Firmenkarte: Wählen Sie, ob Sie alle Kartendaten der Firma oder nur die einer bestimmten Karte filtern möchten.

Jetzt können Sie Ihre Daten filtern, um einen gezielten Überblick über alle vergangenen Firmenkarten-Ausgaben zu erhalten.

Tipp: Du kannst auch einen detaillierten Bericht über diese Firmendaten erstellen, indem Du die Analytics-Funktion des Finance Menüs verwendest. Weitere Informationen hierzu findest Du in diesem Artikel.