Ausgaben und Transaktionen filtern

Als Mitarbeitende sind drei Ihrer wichtigsten Dashboards zur Verwaltung von Ausgaben in Perk:

  • Ausgaben > Einzelne Ausgaben: Vollständige Übersicht über alle einzelnen Ausgaben, die Sie in Perk hochgeladen haben.
  • Ausgaben > Reisekosten: Übersicht über Ihre Reisekosten.
  • Firmenkarten: Informationen zu Ihren Firmenkartentransaktionen.

Sie können einzelne Ausgaben, Reisekosten und Transaktionen filtern, um die benötigten Einblicke aus Ihren Daten zu erhalten. Die Spaltenanzeige in allen Tabellen können Sie über die drei Punkte oben rechts in der Tabelle auswählen.

 

Einzelne Spesen filtern

Im Menü Ausgaben > Einzelne Spesen können Sie alle in Ihrem Konto hochgeladenen Einzelausgaben einsehen. Sie können die Ausgaben nach Status oder nach einem Zeitraum filtern.

Um nach Status zu filtern, wählen Sie einen der folgenden Status aus:

Status Beschreibung
Entwurf Sie haben eine Spesenabrechnung erstellt, diese jedoch entweder noch nicht eingereicht oder nach der Einreichung zurückgezogen.
Überarbeitung erforderlich Die Spesenabrechnung wurde während des Genehmigungs- oder Prüfprozesses zur Überarbeitung zurückgesendet.
In Genehmigung Die Spesenabrechnung wurde eingereicht und an den Leiter Ihrer Kostenstelle oder Ihren Vorgesetzten weitergeleitet.
In Prüfung Die Spesenabrechnung wurde vom Leiter Ihrer Kostenstelle oder Ihrem Vorgesetzten genehmigt und an Ihr Finanzteam zur Prüfung weitergeleitet.
Abgelehnt Die Spesenabrechnung wurde abgelehnt. Abgelehnte Ausgaben können nicht erneut eingereicht werden.
Exportiert (Ausgaben) Die Spesenabrechnung wurde von Ihrem Finanzteam exportiert und ist bereit zur Auszahlung oder wurde bereits ausgezahlt.
Exportiert (Kartenausgaben) Die Spesenabrechnung für die Firmenkarte wurde zusammen mit der zugehörigen Transaktion von Ihrem Finanzteam exportiert und ist bereit zur Auszahlung oder wurde bereits ausgezahlt.

Sie können jeweils nur einen Status auswählen, nicht mehrere gleichzeitig. Um nach Zeitraum zu filtern, geben Sie im Feld Datum von das gewünschte Startdatum und im Feld Datum bis das Enddatum ein.

 

Reisen filtern

Auf der Seite „Reisekosten“ können Sie alle von Ihnen erstellten Reisekosten einsehen. Sie können die Reisekosten nach ihrem Status im Genehmigungsprozess filtern.

Um nach Status zu filtern, öffnen Sie das Dropdown-Menü Status und wählen einen oder mehrere der folgenden Status aus:

Status Beschreibung
Entwurf Sie haben eine Reisespesenabrechnung erstellt, diese jedoch entweder noch nicht eingereicht oder nach der Einreichung zurückgezogen.
Bereit zur Einreichung Sie haben jede einzelne Ausgabe in der Spesenabrechnung überprüft und als **Bereit** markiert. Wenn keine weiteren Ausgaben mehr zu Ihrer Reisespesenabrechnung hinzugefügt werden sollen, ist die Abrechnung nun bereit zur Einreichung.
Überarbeitung erforderlich Die Reisespesenabrechnung wurde während des Genehmigungs- oder Prüfprozesses zur Überarbeitung zurückgesendet.
In Genehmigung Die Reisespesenabrechnung wurde eingereicht und an den Leiter Ihrer Kostenstelle oder Ihren Vorgesetzten weitergeleitet.
In Prüfung Die Reisespesenabrechnung wurde vom Leiter Ihrer Kostenstelle oder Ihrem Vorgesetzten genehmigt und an Ihr Finanzteam zur Prüfung weitergeleitet.
Abgelehnt Die Reisespesenabrechnung wurde abgelehnt. Abgelehnte Reisespesen können nicht erneut eingereicht werden.
Bereit für Export Die Reisespesenabrechnung wurde vollständig genehmigt und geprüft und ist bereit, von Ihrem Finanzteam exportiert zu werden.
Exportiert Die Reisespesenabrechnung wurde von Ihrem Finanzteam exportiert und ist bereit zur Auszahlung oder wurde bereits ausgezahlt.

 

Kartentransaktionen filtern

Auf der Seite Firmenkarten können Sie alle Ihre Firmenkartentransaktionen einsehen, die in Perk importiert wurden. Sie können die Transaktionen nach Karte oder nach Zeitraum filtern.

Um nach Karte zu filtern, wählen Sie im Dropdown-Menü „Firmenkarte“ die gewünschte Firmenkarte aus. Um alle Kartentransaktionen anzuzeigen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Firmenkarte“ die Option „Auswahl löschen“.

Um nach Zeitraum zu filtern, geben Sie das Startdatum, nach dem Sie sortieren möchten, im Feld Startdatum und das Enddatum im Feld Enddatum ein.

Neben jeder Transaktion werden auch zwei Statusangaben angezeigt, die Ihnen weitere Informationen darüber geben, in welchem Stadium des Genehmigungsprozesses sich Ihre Transaktion befindet. Der Status einer Transaktion kann einer der folgenden sein:

Status Beschreibung
Matched Diese Transaktion wurde mit der entsprechenden Spesenabrechnung abgeglichen.
Not matched Für diese Kartentransaktion fehlt noch die entsprechende Spesenabrechnung.

 

Wenn eine Transaktion den Status Abgeglichen anzeigt, bedeutet dies, dass sie bereits mit einer Spesenabrechnung abgeglichen wurde. Dann ist auch der Status der entsprechenden Kartenausgabe sichtbar. Der entsprechende Ausgabenstatus kann einer der folgenden sein:

Status Beschreibung
Geprüft Die entsprechende Spesenabrechnung wurde vom Manager genehmigt und vom Finanzteam geprüft.
Nicht geprüft Die entsprechende Spesenabrechnung muss noch geprüft werden (entweder stehen sowohl die Genehmigung durch den Manager als auch die Prüfung durch das Finanzteam aus, oder nur die Prüfung durch das Finanzteam).
Kein Status/leer Die Transaktion wurde noch nicht mit der entsprechenden Spesenabrechnung abgeglichen.

 

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