Option 1: Eingereicht → Genehmigt → Überprüft

Wenn Ihr Unternehmen die Genehmigung über Kostenstellen aktiviert hat, muss Ihr eingereichter Spesenbericht zunächst vom Leiter der Kostenstelle genehmigt werden, der in der Regel Ihr Vorgesetzter ist.

Wenn die Genehmigung durch den Vorgesetzten aktiviert ist, ist Ihr Vorgesetzter immer für die Genehmigung Ihrer Kostenberichte verantwortlich. Eine zusätzliche Genehmigung kann erforderlich sein, wenn Ihr Spesenbericht einen bestimmten Genehmigungsschwellenwert überschreitet.

Den Status der Ausgabe können Sie jederzeit unter Aktuelle Genehmiger einsehen.

Nach vollständiger Genehmigung wird der Spesenbericht an Ihr Finanzteam zur Überprüfung weitergeleitet. Sobald der Bericht sowohl genehmigt als auch überprüft wurde, ist er bereit für den Export und die Auszahlung.

Alle Aktionen werden am unteren Ende jedes Spesenberichts im Bereich Verlauf angezeigt.

Option 2: Eingereicht → Überprüft

Wenn Ihr Unternehmen die Auto-Genehmigungsfunktion aktiviert hat oder die Genehmigung über Kostenstellen oder Vorgesetzte deaktiviert wurde, wird Ihr Spesenbericht nach dem Klick auf Einreichen sofort an Ihr Finanzteam zur Überprüfung weitergeleitet.

Sie sehen, dass der Ausgabenstatus unmittelbar nach dem Einreichen auf genehmigt wechselt.

Sobald der Bericht geprüft wurde, kann er exportiert und ausgezahlt werden. Alle Aktionen werden am Ende jedes Spesenberichts im Abschnitt „Verlauf“ angezeigt.

Option 3: Eingereicht → Genehmigt

Je nach Einstellungen Ihres Unternehmens können Spesen automatisch überprüft werden, ohne dass das Finanzteam sie manuell prüft. Meistens betrifft dies Spesen ohne Warnungen oder ohne Mehrwertsteuer, die unter einem bestimmten Schwellenwert liegen. Diese Spesen werden automatisch überprüft.

Alle Aktionen werden im Bereich Verlauf am unteren Ende jedes Spesenberichts angezeigt.

Option 4: Vollautomatisch

Wenn in Ihrem Unternehmen sowohl die Genehmigung durch den Kostenträger bzw. den Linienvorgesetzten als auch die Finanzprüfung deaktiviert sind, kann Ihr Spesenbericht nach der Einreichung exportiert und ausgezahlt werden.

Es ist ebenfalls möglich, dass Ihr Spesenbericht zur Überarbeitung zurückgesendet oder abgelehnt wird.

Wie Sie den Status Ihres Spesenberichts im Genehmigungsprozess einsehen können, wird in folgendem Abschnitt beschrieben: diesen Artikel.