In Perk gibt es je nach Unternehmenssetup verschiedene Genehmigerprofile:
Genehmigerprofil 1: Linienvorgesetzter
Wenn Ihr Unternehmen die Vorgesetzten-Genehmigungsstrategie anwendet, müssen alle Spesenberichte vom jeweiligen Vorgesetzten des Mitarbeiters genehmigt werden, sofern kein Auto-Approval-Schwellenwert definiert ist.
Ein Vorgesetzter kann in Perk folgende Aktionen durchführen:
| Aufgabe | Web-App | Mobile-App |
|---|---|---|
| Ausgaben genehmigen | Unter Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste (oder unter Meine Aufgaben > Genehmigungen) kann ein Vorgesetzter sowohl Einzel- als auch Reisekosten genehmigen. | Einzel- und Reisekosten können auch über die Mobile-App genehmigt werden, indem Sie auf Ausgaben > Genehmigungen tippen. |
| Ausgaben anzeigen | Unter Ausgaben > Genehmigungen > Suche in der Web-App kann ein Vorgesetzter die historischen und aktuellen Spesen seiner direkten Mitarbeitenden einsehen. Mit den Filtern für Unternehmen und Mitarbeitende oben auf der Seite kann der Vorgesetzte die Spesenberichte nach Gesellschaft und Mitarbeitendem filtern. |
Diese Aktion kann nur in der Web-App durchgeführt werden. |
| Automatische Genehmigung aktivieren | Je nach den Unternehmensrichtlinien kann ein Linienmanager unter Profil > Einstellungen einen Schwellenwert für die automatische Genehmigung festlegen. Das bedeutet beispielsweise, dass bei einer festgelegten automatischen Genehmigungsschwelle von CHF 50 alle Spesenabrechnungen bis zu diesem Betrag und ohne Warnungen automatisch vom System genehmigt werden und keine manuelle Genehmigung durch den Linienvorgesetzten erfordern. |
Diese Aktion kann nur in der Web-App durchgeführt werden. |
| Einen Spesenbeauftragten benennen | Unter Profil > Einstellungen kann ein Linienvorgesetzter eine Person auswählen, an die er seine Genehmigungsrechte vorübergehend delegieren möchte. | Unter Profil > Ausgabeneinstellungen kann ein Linienvorgesetzter eine Person auswählen, an die er Genehmigungsrechte delegieren kann. |
Genehmigerprofil 2: Stellvertretender Linienvorgesetzter
Ein Kostenbeauftragter eines Linienvorgesetzten ist eine Person, an die ein Linienvorgesetzter vorübergehend seine Genehmigungsrechte delegiert hat.
| Aufgabe | Web-App | Mobile-App |
|---|---|---|
| Ausgaben genehmigen | Unter Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste (oder unter Meine Aufgaben > Genehmigungen) kann ein Delegierter des Kostenobjekt-Verantwortlichen die dem Kostenobjektverantwortlichen eingereichten Ausgaben genehmigen (der Genehmigungsschwellenwert des Kostenobjekts wird berücksichtigt). Ein Delegierter kann nur aktuelle Genehmigungsanfragen einsehen. | Diese Aktion kann unter Ausgaben > Genehmigungen durchgeführt werden. |
Genehmigerprofil 3: Kostenobjektmanager
Wenn Ihr Unternehmen eine Strategie zur Genehmigung von Kostenobjekten verfolgt, müssen die Kostenobjektverantwortlichen alle Ausgaben genehmigen, die den von ihnen verantworteten Kostenstellen vorgelegt werden, es sei denn, es ist ein Schwellenwert für die automatische Genehmigung definiert.
Ein Kostenobjektmanager kann in Perk folgende Aktionen durchführen:
| Aufgabe | Web-App | Mobile-App |
|---|---|---|
| Ausgaben genehmigen | Unter Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste (oder unter Meine Aufgaben > Genehmigungen) kann ein Kostenstellenmanager sowohl Einzel- als auch Reisekosten genehmigen. | Einzel- und Reisekosten können auch über die mobile App genehmigt werden, indem man auf Ausgaben > Genehmigung tippt. |
| Ausgaben anzeigen | Unter Ausgaben > Genehmigungen > Suche in der Web-App kann ein Kostenobjektmanager die historischen und aktuellen Ausgaben seiner Kostenobjekte einsehen. Mithilfe der Filter Firma und Kostenobjekt oben auf der Seite kann ein Kostenobjektmanager die Spesenabrechnungen nach Firmeneinheit und Kostenobjekt filtern. |
Diese Aktion kann nur in der Web-App durchgeführt werden. |
| Automatische Genehmigung aktivieren | Unter „Ausgaben > Genehmigungen > Kostenobjektgenehmigungen“ in der Webanwendung kann der Kostenobjektmanager ein bestimmtes Kostenobjekt auswählen und einen Schwellenwert für die automatische Genehmigung festlegen. Das bedeutet beispielsweise: Ist ein Schwellenwert von CHF 50 definiert, werden alle Spesenabrechnungen bis zu diesem Betrag und ohne Warnungen automatisch vom System genehmigt und müssen nicht manuell vom Kostenobjektmanager freigegeben werden. | Diese Aktion kann nur in der Web-App durchgeführt werden. |
| Delegierter definieren und Ablaufdatum des Delegierten festlegen | Unter Ausgaben > Genehmigungen > Kostenobjektgenehmigungen in der Web-App kann ein Kostenobjektmanager einen Stellvertreter und ein Ablaufdatum der Stellvertretung für ein bestimmtes Kostenobjekt definieren. | Diese Aktion kann nur in der Web-App durchgeführt werden. |
Genehmigerprofil 4: Beauftragter des Kostenobjektmanagers
Ein Kostenobjektmanager-Delegierter ist eine Person, an die ein Kostenobjektmanager seine Genehmigungsrechte für Kostenobjekte (vorübergehend) delegiert hat.
| Aufgabe | Web-App | Mobile-App |
|---|---|---|
| Ausgaben genehmigen | Unter Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste (oder unter Meine Aufgaben > Genehmigungen) kann ein Beauftragter des Kostenstellenmanagers dem Kostenstellenmanager eingereichte Ausgaben genehmigen (der Genehmigungsschwellenwert der Kostenstelle wird berücksichtigt). Ein Beauftragter kann nur aktuelle Genehmigungsanfragen einsehen. | Diese Aktion kann unter Ausgaben > Genehmigungen durchgeführt werden. |
Mehrere Profile: Vorgesetzter und Kostenobjekt-Verantwortlicher
Beim Wechsel von einer Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie zu einer Vorgesetzten-Genehmigungsstrategie kann der neue Vorgesetzte, der zuvor Kostenobjekt-Verantwortlicher war, unter Ausgaben > Genehmigungen > Suche in der Web-App historische oder aktuelle Spesenberichte sowohl über die Kostenobjekt- als auch die Mitarbeiter-Filtersuchen. Die Kostenobjekt-Ansicht bleibt für den ehemaligen Kostenobjekt-Verantwortlichen weiterhin verfügbar, da diese Person weiterhin als Kostenobjekt-Verantwortlicher geführt wird (sofern nicht ausdrücklich geändert).
Hinweis: Diese Aktion kann nur in der Web-App durchgeführt werden.
Zusätzlich gilt: Wenn ein Unternehmen eine benutzerdefinierte Genehmigungsstrategie verwendet, die mit dem Workflow-Designer eingerichtet wurde und eine Mischung aus Vorgesetzten- und Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie enthält, können einige Manager aufgrund ihrer mehrfachen Genehmigerprofile in Perk sowohl auf Vorgesetzten- als auch auf Kostenobjekt-Genehmigungen zugreifen.