Mit der Unterstützungsfunktion kannst Du Spesen, Reisen und Transaktionen im Namen anderer Personen verwalten. Als Assistent kannst Du Spesen- und Reiseberichte für die Person, die Du unterstützt, erstellen, einreichen und zurückrufen. Außerdem kannst Du den Transaktionsabgleich überprüfen und Transaktionen bei Bedarf manuell den entsprechenden Spesen zuordnen.
Sie wurden als Ausgabenbeauftragter zugewiesen, wenn Sie Ausgaben > Ausgaben > Delegierte Ausgaben sehen.
Hinweis: Delegierte können Ausgaben im Rahmen des Programms noch nicht einreichen oder darüber entscheiden. App-Version von Perk. In der Zwischenzeit können Sie Melden Sie sich über Ihren mobilen Browser bei Perk an, um delegierte Ausgaben hochzuladen und zu verwalten.
Tipp: Du möchtest jemandem erlauben, Deine Spesen zu verwalten? Siehe: Wie kann ich eine Assistenz für meine Ausgabenverwaltung hinterlegen?
Ausgaben als Beauftragter hochladen
Um mit der Verwaltung der Spesen der Person zu beginnen, die Du unterstützen darfst, gehe zu Submitter > Assistenz. Wähle im Dropdown-Menü Mitarbeiter die Person aus, deren Spesen Du Sie verwalten möchtest.
Sobald Du die Person ausgewählt hast, siehst Du eine Übersicht über deren Spesen – mit speziellen Registerkarten für Einzelspesen, Reisespesen und Kartentransaktionen.
Die Spesen und Reisen sind in die Kategorien Neu, Eingereicht und Exportiert unterteilt, damit Du schnell erkennen kannst, bei welchen Berichten Handlungsbedarf besteht.
Kartentransaktionen sind in die Kategorien Neue Transaktionen (zu bearbeiten) und Neue Transaktionen (bearbeitet) unterteilt, sodass Du erkennen kannst, welche Transaktionen noch mit der entsprechenden Spese abgeglichen werden müssen.
Du siehst außerdem Optionen, um neue Spesen im Namen der anderen Person zu erstellen. Du kannst nun Spesen sowie Reisespesen erstellen, einreichen oder zurückrufen, als wären es Deine Eigenen, und auch den Abgleich von Transaktionen verwalten.
Achtung: Verwenden Sie ausschließlich die Optionen auf der Seite „Delegierte Ausgaben“. Wenn Sie die gleichen Symbole auf der Seite „Meine Aufgaben“ verwenden, wird die Ausgabe als Ihre eigene erfasst.
Note: Wenn Du in der Unterstützungsansicht keine exportierten Spesen siehst, wende Dich an Deinen Firmenadministrator. Dieser kann Dir im Bereich Compliance (Admin > Firmeneinstellungen) die entsprechenden Berechtigungen geben.
Rechnungen für jemand anderen verwalten
Um Rechnungen im Namen einer anderen Person einzureichen, gehe zu Submitter > Rechnungen. Dort kannst Du alle Rechnungen sehen, die entweder Du selbst hochgeladen hast oder die von der Person hochgeladen wurden, die Du unterstützt.
Beispiel: Ohne die Berechtigungen des Delegierten des Submitters siehst Du nur Rechnungen, bei denen Du selbst als Einreicher ausgewählt wurdest.
Sobald Du die Berechtigungen des Delegierten des Submitters für eine andere Person erhältst, wirst Du automatisch als gemeinsamer Submitter zu allen Rechnungen dieser Person hinzugefügt. Im Gegensatz zum Weiterleiten einer Rechnung an einen anderen Submitter kannst Du dann alle Rechnungen in der Rechnungsübersicht einsehen.
Um eine neue Rechnung im Namen einer anderen Person hochzuladen, fügen Sie die Rechnung so hinzu, als wäre es Ihre eigene, und wählen Sie dann im Feld Einreicher die andere Person aus.
Tipp: Um mehr über die Aufgaben zu erfahren, die ein Assistent im Namen anderer Personen ausführen kann, siehe Aufgaben für Assistenten in Perk einreichen.