Gutschriften entstehen, wenn Sie von einem Händler eine Rückerstattung auf Ihre Firmenkarte erhalten. Zum Beispiel: Sie kaufen mit Ihrer Firmenkarte einen neuen Laptop für die Arbeit und reichen die Ausgabe in Perk ein. Einige Tage später bemerken Sie einen Defekt und geben den Laptop im Geschäft zurück, das den Kaufbetrag auf Ihre Karte zurückerstattet.
Hier kommen Gutschriften ins Spiel. Gutschriften werden für teilweise oder vollständige Rückerstattungen von Firmenkarten-Ausgaben erstellt. Sie erkennen sie als rot hervorgehobene, negative Transaktion im Menü Ausgaben > Firmenkarten in der Web-App oder im Menü Ausgaben > Meine Karten in der Mobile-App.
Um eine Rückerstattungstransaktion korrekt zu verarbeiten, müssen Sie die Transaktion mit einer Spese abgleichen. Um damit zu beginnen, wählen Sie die Transaktion aus, um ein neues Fenster zu öffnen.
Vorsicht: Sie können eine Gutschrift nur aus der Transaktionsdetailansicht heraus erstellen und einreichen.
Szenario 1: Eine Rückerstattung mit einer bereits abgeglichenen Spese abgleichen
Wenn Sie eine Rückerstattung in Form einer Transaktion erhalten haben und kein Gutschriftsdokument vorliegt, können Sie die Rückerstattung mit einer bereits abgeglichenen Spese verknüpfen.
Klicken Sie in der Transaktionsdetailansicht auf Match, stellen Sie sicher, dass Sie auf der linken Seite des Expense Matchers die Rückerstattung ausgewählt haben, die Sie abgleichen möchten, und klicken Sie anschließend auf Can’t find an expense?
Sie können eine Übersicht aller Transaktionen sehen, die bereits mit einer Spese abgeglichen wurden.
Wenn Sie die entsprechende abgeglichene Spese nicht finden können, entfernen Sie den Datumsfilter und ändern Sie den Spesenstatus auf Alle. Nach einigen Sekunden sollte die entsprechende Spese sichtbar werden, falls Sie sie noch nicht sehen.
Wählen Sie anschließend die entsprechende abgeglichene Spese aus, indem Sie auf Match klicken. Dadurch wird eine Gutschriftenspesе geöffnet, die Sie mit der Rückerstattung abgleichen können. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht, wenn der Abgleich erfolgreich war. Um Ihren Abgleich zu überprüfen, klicken Sie auf Matched. Dort sehen Sie den soeben durchgeführten Abgleich.
Nachdem Sie auf Match geklickt haben, erstellt Perk automatisch eine Gutschrift für die Rückerstattung – basierend auf den Informationen aus der abgeglichenen Spese und der Rückerstattung. Um die automatisch erstellte Gutschrift anzuzeigen, klicken Sie auf die Rückerstattung und anschließend auf Preview.
Szenario 2: Manuelles Erstellen einer Gutschrift, um sie mit einer Rückerstattung abzugleichen
Neben dem Abgleichen einer Rückerstattung mit einer bereits abgeglichenen Spese können Sie auch manuell eine Gutschrift erstellen, sofern dies in den Einstellungen Ihres Unternehmens erlaubt ist. Diese Option ist besonders hilfreich, wenn Sie ein Gutschriftsdokument erhalten haben, da Sie dieses anschließend an die manuell erstellte Gutschrift anhängen können.
Um eine Gutschrift manuell zu erstellen, gehen Sie zu Ausgaben > Meine Aufgaben > Kartentransaktionen, suchen Sie die Rückerstattungstransaktion, klicken Sie darauf und wählen Sie Add manual credit note.
Wenn Sie ein Gutschriftsdokument erhalten haben, können Sie dieses ebenfalls an den Gutschriftenbericht in Perkanhängen. Sobald Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben, klicken Sie auf Submit.
Um Ihren Abgleich zu überprüfen und die manuell erstellte Gutschrift anzuzeigen, suchen Sie die Rückerstattungstransaktion, klicken Sie darauf und wählen Sie den Button Preview.