Wenn Sie Ihre Firmenkarte für eine Spese verwenden, müssen Sie die entsprechende Spese erstellen, um sie mit der Kartentransaktion abzugleichen.
Eine Spese erstellen
In der Perk-Mobile-App und der Perk-Web-App können Sie Spesenberichte für mit der Firmenkarte bezahlte Spesen erstellen.
Spesen in der mobilen App hinzufügen
Öffnen Sie die Perk-Mobile-App und tippen Sie auf die Registerkarte Spesen. Wählen Sie aus, wie Sie den Spesenbericht erstellen möchten. Dies kann erfolgen, indem Sie ein Foto aufnehmen, indem Sie auf Foto aufnehmen tippen, ein Foto aus der Galerie oder ein Dokument hochladen, indem Sie auf Hochladen tippen, oder einen Spesenbericht ohne Beleg erstellen, indem Sie auf Kein Beleg tippen.
Spese in der Web-App hinzufügen
Melden Sie sich bei Perk an und legen Sie fest, wie Sie den Spesenbericht erstellen möchten. Gehen Sie dazu auf Ausgaben > Meine Aufgaben und klicken Sie auf Spesen erstellen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Spesenart aus.
Speseninformationen überprüfen
Der nächste Schritt besteht darin, alle Speseninformationen zu überprüfen. Öffnen Sie dazu die Entwurfs-Spese und kontrollieren Sie die folgenden Felder.
Hinweis: Einige Felder sind Pflichtfelder. Sie können die Spese nicht einreichen, wenn diese leer bleiben.
| Feld | Pflichtfeld? | Beschreibung |
|---|---|---|
| Beschreibung | Erforderlich | Beschreibung der Spese. In der Regel füllt Perk AI dieses Feld automatisch mit dem Namen des Händlers oder einem anderen erkannten Text aus. |
| Kategorie | Erforderlich | Die Kategorie, zu der diese Spese gehört. In der mobilen App finden Sie dieses Feld unterhalb des Feldes Teilnehmer. |
| Land der Spese | Erforderlich | Das Land, in dem die Spese entstanden ist. |
| Quittung Währung | Erforderlich | Die lokale Währung, in welcher die Spese bezahlt wurde. |
| Totalbetrag | Erforderlich | Der Gesamtbetrag, wie er auf dem Beleg angegeben ist. |
| Zusätzliche Kosten | Optional | Wenn Sie zusätzliche Kosten hinzufügen müssen (z. B. Trinkgeld), siehe Trinkgeld in meiner Spese erfassen |
| Datum der Spese | Erforderlich | Das Datum, an dem die Spese entstanden ist. |
| Zahlungsmethode | Erforderlich |
Die Zahlungsmethode zeigt an, wie Sie die Spese bezahlt haben. In diesem Fall wählen Sie Firmenkarte. Weitere Informationen zu den verschiedenen Zahlungsmethoden finden Sie unter Verschiedene Zahlungsmethoden in Perk |
| Firmenkarte | Erforderlich | Hier müssen Sie angeben, welche Karte Sie für die Spese verwendet haben. |
| Teilnehmer | Erforderlich | Standardmäßig sind Sie als Teilnehmer hinzugefügt. Wenn der Beleg jedoch mehrere Personen abdeckt, z. B. für ein Geschäftsessen, können Sie Teilnehmer hinzufügen. |
| Kostenobjekte | Erforderlich | Die Kostenstelle, der diese Spese zugeordnet ist. Je nach Unternehmenssetup kann dieses Feld sichtbar oder nicht sichtbar sein. |
| Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu. | Optional | Hinweis: Perk verwendet die Google Maps Directions API zur Berechnung der Entfernung und wählt dabei die effizienteste Route. Es kann zu leichten Abweichungen bei der berechneten Entfernung kommen, z. B. durch exakte oder ungefähre Adressen, Verkehr, Routenkomplexität usw. |
| Reise | Optional | Wenn die Spese Teil einer Geschäftsreise ist, können Sie sie mit dem Feld Zur Reise hinzufügen zu einem bestehenden Reisebericht hinzufügen. |
| Spesenbericht löschen, speichern oder einreichen | Optional | Fügen Sie bei Bedarf weitere Unterlagen hinzu. |
| Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen. | Optional | Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu. |
Sie finden Ihre eingereichten Kilometergeld-Abrechnungen in der Web-App unter Ausgaben > Ausgaben > Einzelne Ausgaben und in der mobilen App unter Ausgaben > Ausgaben im Tab Eingereicht. Bis zur Auszahlung können Sie die Abrechnung jederzeit zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Nachdem alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, haben Sie drei Möglichkeiten:
- Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie den gesamten Spesenbericht löschen möchten.
- Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie den Bericht speichern und später finalisieren möchten.
- Klicken Sie auf Einreichen, wenn Sie den Bericht einreichen möchten.
Ihre eingereichten Spesen finden Sie im Menü Submitter > Einzelne Spesen in der Web-App oder unter Spesen > Eingereicht in der mobilen App. Bis die Spese exportiert und ausgezahlt sind, können Sie sie zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Tipp: Weitere Informationen zu Benachrichtigungen oder Status von Spesen finden Sie unter Benachrichtigungen bei Spesen und Verschiedene Status in Perk.