Perk verwendet verschiedene Statusangaben, um Ihnen bei den nächsten Schritte zur Bearbeitung Ihrer Aufgaben zu helfen. Die Bedeutung jedes Status variiert je nachdem, ob Sie ihn bei einer Spesen, einer Reise, einer Kartentransaktion oder einer Rechnung sehen.
Ausgaben-Status
Die Spesen-Status helfen Ihnen dabei zu erkennen, in welcher Phase des Genehmigungsprozesses sich Ihre Ausgabe befindet.
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Status |
Was es bedeutet |
Was können Sie als Mitarbeiter tun? |
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Entwurf |
Sie haben eine Ausgabe erstellt, diese aber entweder noch nicht eingereicht oder nach der Einreichung zurückgerufen. |
Öffnen Sie die Spesenabrechnung, überprüfen Sie die Angaben und klicken Sie, falls diese korrekt und vollständig sind, auf Einreichen. |
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Überarbeitung erforderlich |
Ihre Spesenabrechnung wurde während des Genehmigungs- oder Überprüfungsprozesses zurückgeschickt. |
Öffnen Sie die Spesenabrechnung, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und reichen Sie sie erneut ein. |
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In Genehmigung |
Ihr Spesenantrag wurde eingereicht und an die zuständige Genehmigungsperson weitergeleitet. |
Von Ihrer Seite sind keine Massnahmen erforderlich.
Jedoch können Sie die Spese zurückrufen, die Informationen korrigieren und sie zur Genehmigung und Überprüfung erneut einreichen, sofern dies von den Einstellungen Ihres Unternehmens erlaubt ist. |
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In Prüfung |
Ihre Ausgaben wurden von der zuständigen Person genehmigt und zur Prüfung an Ihr Finanzteam weitergeleitet. |
Von Ihrer Seite sind keine Massnahmen erforderlich.
Jedoch können Sie die Spese zurückrufen, die Informationen korrigieren und sie zur Genehmigung und Überprüfung erneut einreichen, sofern dies von den Einstellungen Ihres Unternehmens erlaubt ist. |
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Abgelehnt |
Ihre Spesenabrechnung wurde abgelehnt. Abgelehnte Spesen können nicht erneut eingereicht werden. |
Es ist keine Aktion durchführbar |
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Bereit für Export |
Dieser Status gilt nur für privat bezahlte Ausgaben. Er bedeutet, dass Ihre Ausgabe von der Finanzabteilung genehmigt und geprüft wurde und zur Weiterverarbeitung in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens exportiert werden kann. |
Es ist keine Aktion durchführbar
Jedoch können Sie die Spese zurückrufen, die Informationen korrigieren und sie zur Genehmigung und Überprüfung erneut einreichen, sofern dies von den Einstellungen Ihres Unternehmens erlaubt ist. |
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Bereit für den Export – Firmenkarte |
Dieser Status gilt nur für Firmenkartenspesen und bedeutet, dass die Firmenkartenspese vollständig genehmigt wurde. Bitte achten Sie jedoch darauf, dass die Spese mit der entsprechenden Transaktion gematcht wurde, da sie andernfalls nicht exportiert werden kann. |
Es ist keine Aktion durchführbar |
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Exportiert – Privat |
Dieser Status gilt nur für privat bezahlte Ausgaben. Er bedeutet, dass diese Ausgaben zur Erstattung durch das Lohnabrechnungssystem Ihres Unternehmens exportiert wurden. |
Es ist keine Aktion durchführbar |
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Exportiert – Firmenkarte |
Dieser Status gilt nur für Ausgaben, die mit Ihrer Firmenkarte bezahlt wurden. Er bedeutet, dass diese Ausgaben zur Verarbeitung in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens exportiert wurden. |
Es ist keine Aktion durchführbar |
Reisestatus
Reisen enthalten eine Sammlung von Ausgaben. Sie können anhand des Reise-Status erkennen, ob Ihre Reise zur Einreichung bereit ist.
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Status |
Was es bedeutet |
Was Sie tun können |
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Entwurf |
Sie haben eine Reise erstellt und eine neue Ausgabe hinzugefügt, die noch nicht geprüft und eingereicht wurde. |
Klicken Sie auf die Auslage innerhalb der Reisespese, vervollständigen Sie die Informationen und klicken Sie auf Bereit, sobald Sie alle Informationen in der Auslage geprüft haben. Nachdem Sie ebenfalls die Informationen der gesamten Reisespese überprüft haben, klicken Sie auf Einreichen, um die Reisespese einzureichen. |
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Bereit |
Sie haben eine Reise erstellt und alle darin enthaltenen Ausgaben überprüft. Die Reise kann nun eingereicht werden. |
Öffnen Sie die Reisespese, überprüfen Sie alle Angaben nochmals auf ihre Richtigkeit und klicken Sie auf Einreichen. |
Karten-Transaktionsstatus
Kartentransaktionen können einen von zwei Status anzeigen, um Ihnen dabei zu helfen zu erkennen, ob die entsprechende Spese für mit der Firmenkarte bezahlte Spesen erstellt wurde.
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Status |
Was es bedeutet |
Was Sie tun können |
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Matched |
Die Transaktion auf Ihrer Firmenkreditkarte wurde mit einer entsprechenden Spesenabrechnung abgeglichen und kann nun zur Buchung exportiert werden. Von Ihrer Seite sind keine Massnahmen erforderlich. |
Von Ihrer Seite sind keine Massnahmen erforderlich. |
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Not matched |
Hierbei handelt es sich um eine Transaktion auf der Firmenkarte Ihres Unternehmens, für die noch ein entsprechender Spesen-Export fehlt. |
Handlung erforderlich. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Weitere Informationen zum Matchen von Kartentransaktionen finden Sie in diesem Artikel. |
Status von Rechnungen
Rechnungen können auf ihrer Reise durch Perk mehrere Status anzeigen:
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Status |
Was es bedeutet |
Was Sie tun können |
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Neu |
Die Rechnung wurde von einem Submitter oder Rechnungsbearbeiter importiert oder per E-Mail empfangen. Sie wurde noch nicht bearbeitet. |
Rufen Sie die Rechnung auf, um zu prüfen, ob alles korrekt ist, und senden Sie sie ab. |
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Entwurf |
Die Rechnung wurde vom Submitter oder Rechnungsbearbeiter bearbeitet, die Änderungen wurden gespeichert, aber die Rechnung wurde noch nicht eingereicht. |
Reichen Sie die Rechnung zur Genehmigung ein. |
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In Genehmigung |
Die Rechnung wurde entweder vom Submitter oder Rechnungsbearbeiter eingereicht und muss von einem oder mehreren Manager-Usern genehmigt werden – je nach Genehmigungsablauf. |
Rufen Sie die Rechnung zurück, um die Informationen zu korrigieren, und reichen Sie sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein – sofern dies gemäß den Einstellungen Ihres Unternehmens zulässig ist. |
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In Prüfung |
Die Rechnung wurde von den zuständigen Manager-Usern genehmigt und muss nun von Finance geprüft werden. |
Rufen Sie die Rechnung zurück, um die Informationen zu korrigieren, und reichen Sie sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein – sofern dies gemäß den Einstellungen Ihres Unternehmens zulässig ist. |
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Bereit für Export |
Die Rechnung wurde von Finance geprüft und kann nun exportiert werden. |
Rufen Sie die Rechnung zurück, um die Informationen zu korrigieren, und reichen Sie sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein – sofern dies gemäß den Einstellungen Ihres Unternehmens zulässig ist. |
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Exportiert |
Die Rechnung wurde von Finance exportiert, um sie im ERP-System Ihres Unternehmens zu verbuchen und anschließend zu bezahlen. |
Es ist keine Aktion durchführbar |
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Überarbeitung erforderlich |
Die Rechnung wurde vom Manager oder Finance-User an den Submitter oder Rechnungsbearbeiter zur Korrektur zurückgesendet, da einige Teile Fehler enthalten, die korrigiert werden müssen. |
Korrigieren Sie die Angaben in der Rechnung und reichen Sie sie erneut zur Genehmigung und Überprüfung ein. |
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Abgelehnt |
Die Rechnung wurde vom Submitter oder Rechnungsbearbeiter abgelehnt und kann nicht mehr eingereicht werden.
Je nach Firmeneinstellungen kann der Submitter oder Rechnungsbearbeiter während des Ablehnungsvorgangs eine Nachricht an den Lieferanten senden, damit dieser über die Gründe für die Ablehnung und mögliche Korrekturanfragen informiert wird. |
Es ist keine Aktion durchführbar
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Hinweis: Submitter haben in einigen Fällen keine Berechtigungen, um Rechnungen zu bearbeiten oder zurückzurufen.