Alle Perk-Nutzer (außer Gäste) können neue Ausgaben erfassen und archivierte Ausgaben einsehen. Sie können Spesenabrechnungen erstellen, diese zur Genehmigung einreichen und bei Bedarf zur Überarbeitung wieder aufrufen. Wenn Sie eine Firmenkarte besitzen, sind Sie außerdem dafür verantwortlich, die Kartentransaktionen den entsprechenden Ausgaben zuzuordnen.

Der Genehmigungsfluss für Deine Spesen hängt von dem Genehmigungsprozess ab, der für Deine Firma in Perk konfiguriert wurde.

Du wirst Spesenabrechnungen entweder an Deinem Manager einreichen, wenn Deine Firma den Linienmanager-Genehmigungsfluss anwendet, oder an Kostenträger, im Falle des Kostenobjekt-Genehmigungsflusses. Unabhängig von der Genehmigungsstrategie kannst Du jederzeit den Status Deiner Spesen im Genehmigungsprozess einsehen.

Sie verwalten Ihre Ausgaben über das Menü „Ausgaben“ sowohl in der mobilen App als auch in der Web-App. Alle in einer der beiden Apps durchgeführten Aktionen werden synchronisiert. Der Funktionsumfang kann sich jedoch zwischen den Apps leicht unterscheiden, da bestimmte Funktionen nur in der Web-App verfügbar sind.

Web-App

Es gibt vier wichtige Bereiche, in denen Sie Ihre Ausgaben und Karten verwalten können:

• Meine Aufgaben
• Ausgaben
• Firmenkarten
• Genehmigungen

Meine Aufgaben

Alle Ausgaben, Rechnungen, Kartentransaktionen und Genehmigungen, die Ihr Handeln erfordern, finden Sie im Abschnitt Meine Aufgaben.

Sie können neue Ausgaben hinzufügen, indem Sie auf das entsprechende Symbol oben auf dem Bildschirm klicken. Zusätzlich werden Ihnen möglicherweise bis zu fünf Registerkarten angezeigt:

• Einzelne Ausgaben: Verwalten Sie individuelle Spesenabrechnungen.
• Reisekosten: Verwalten Sie die Reisekosten.
• Kartentransaktionen:
• Rechnungen: Laden Sie Rechnungen hoch, wenn Ihr Unternehmen Perk zur Rechnungsverarbeitung nutzt.
• Genehmigungen: Verwalten Sie die Genehmigungen der Ausgaben und Rechnungen anderer Mitarbeiter.

Hinweis: Je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens werden Ihnen möglicherweise nicht alle Ausgabenartensymbole sowie die Registerkarten „Rechnungen“ und „Genehmigungen“ angezeigt.

Ausgaben

Der Abschnitt „Ausgaben“ enthält eine umfassendere Übersicht über Ihre Ausgaben und deren Status sowie weitere Funktionen.

Einzelne Spesen

Hier finden Sie alles Unabhängig von ihrem Status können Sie die in Perk erstellten Ausgaben wie folgt durchführen:

• Bearbeiten Sie Ausgaben, die derzeit als Entwurf gespeichert sind oder einer Überarbeitung bedürfen.
• Verfolgen Sie bereits eingereichte Ausgaben im Verlauf ihres Genehmigungsprozesses.
• Sehen Sie sich die bereits bezahlten Ausgaben an.
• Archivierte Ausgaben ansehen.

Reisekosten

Hier finden Sie alles Unabhängig von ihrem Status können Sie folgende Aktionen für alle in Perk erstellten Reisen durchführen:

• Bearbeiten Sie Reisekostenabrechnungen, die derzeit als Entwurf gespeichert sind oder einer Überarbeitung bedürfen.
• Track hat bereits Reisekosten im Rahmen des Genehmigungsprozesses eingereicht.
• Sehen Sie sich die bereits bezahlten Reisekosten an.
• Archivierte Reisekosten einsehen.

Rechnungen

Hier finden Sie alle Rechnungen, die Sie möglicherweise in Perk hochgeladen haben. Sie können folgende Aktionen durchführen:

• Rechnungen einsehen, bearbeiten und einreichen.
• Rechnungen nach Ausstellungsdatum, Lieferant und Benachrichtigungen filtern.

Delegierte Spesen

Hier können Sie Ausgaben im Namen einer anderen Person verwalten.

Firmenkarten

In diesem Abschnitt können Sie Sie können Ihre Firmenkartentransaktionen einsehen, verwalten und nachverfolgen. Folgende Aktionen sind möglich:

• Beantragen Sie eine Perk-karte, sofern dies von Ihrem Unternehmen gestattet ist.
• Prüfen Sie, ob Ihre Firmenkartentransaktionen erfolgreich mit einer von Ihnen eingereichten, per Karte bezahlten Ausgabe abgeglichen wurden.
• Ordnen Sie Ihre Kartentransaktionen manuell zu, falls der automatische Abgleich fehlschlägt.

Genehmigungen

Den Abschnitt „Genehmigungen“ sehen Sie, wenn Sie als die für die Genehmigung der Ausgaben Ihrer Kollegen zuständige Person benannt wurden, entweder als Linienvorgesetzter oder als Kostenstelleninhaber.

Mobile-App

Die mobile App bietet ähnliche Optionen im Bereich „Ausgaben“, wie zum Beispiel eine Übersicht Ihrer Ausgaben und Transaktionen sowie weitere Funktionen.

Je nach Ihren Unternehmenseinstellungen können Sie auf der Hauptseite folgende Abschnitte sehen: