In vielen Ländern gelten die mit privaten oder Firmenfahrzeugen zurückgelegten Entfernungen als erstattungsfähige Geschäftsausgaben. Die gebräuchlichste Methode zur Erstattung von Fahrtkosten besteht darin, die zurückgelegte Strecke zu berechnen und einen entsprechenden Satz pro Kilometer (oder Meile) anzusetzen, um den Gesamtbetrag der erstattungsfähigen Kosten zu ermitteln. Sie können Ihre Fahrtkosten über Kilometergeld abrechnen.
Hinweis: Kilometergeld-Ausgaben sind nur sichtbar, wenn dies durch Ihre Unternehmensrichtlinie erlaubt ist.
Kilometergeld erstellen
Der Vorgang zum Erstellen einer Kilometergeld-Abrechnung hängt davon ab, ob Sie die mobile App oder die Web-App verwenden.
Fahrtpauschalen in der Mobile-App erfassenSo erstellen Sie eine neue Fahrtpauschalen-Abrechnung:
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Fügen Sie in der Web-App eine Kilometerpauschale hinzu.So erstellen Sie eine neue Fahrtpauschalen-Abrechnung:
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Geben Sie die Kilometerpauschalen ein und bestätigen Sie diese.
Im nächsten Schritt müssen Sie alle Informationen zur Fahrtpauschalen-Abrechnung eingeben und prüfen. Wenn Sie Start- und Zieladresse Ihrer Fahrt angeben und auf Entfernung berechnen klicken, kann Perk automatisch die Entfernung in Kilometern oder Meilen berechnen, je nach Bedarf.
Für eine genauere automatische Berechnung der Kilometer sollten Sie die exakten Adressen der Abfahrts- und Ankunftsorte eingeben und keine ungefähren Angaben machen (z. B. „Stadt Zürich“).
Die zur Berechnung der Entfernung verwendete Route wird auf der Karte angezeigt. Eine Hin- und Rückfahrt kann in der Fahrtpauschale simuliert werden, indem Sie das Kontrollkästchen Hin- und Rückweg (doppelte Distanz) aktivieren, wodurch die berechnete Entfernung zwischen Start- und Zielort verdoppelt wird.
Bei automatisch berechneten Entfernungen können Sie die Kilometeranzahl (Meilen) manuell überschreiben, indem Sie diese im Feld Entfernung (einfache Strecke) eingeben. Ihr Unternehmen kann jedoch manuelle Einträge, die einen bestimmten Schwellenwert über der automatisch berechneten Entfernung liegen, markieren.
Hinweis: Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Wenn sie leer bleiben, können Sie die Abrechnung nicht einreichen.
Kilometergeldfelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geschäftszweck / Beschreibung* | Beschreibung zur Identifizierung der Fahrtpauschalen-Abrechnung, z. B. die besuchten Ziele oder der Name des Kunden. |
| Kilometersatz* | Standardmäßig gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens festgelegt. |
| Von (Adresse)* | Startadresse Ihrer Fahrt. |
| Nach (Adresse)* | Der Endpunkt Ihrer Autoreise. |
| Entfernung (einfache Strecke)* | Die Anzahl an Kilometern (oder Meilen), die zur Berechnung der Fahrtpauschalen-Abrechnung verwendet wird. |
| Datum* | Datum, an dem die Fahrt stattfand. |
| Kostenstellen* | Das Kostenobjekt, dem diese Ausgabe zugeordnet wird. Zusatzkategorien Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Kategorien zur Klassifizierung von Spesen konfiguriert hat, können Sie diese hier auswählen. |
| Unterlagen hinzufügen | Kommentar |
| Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu. | Hinweis: Perk verwendet die Google Maps Directions API zur Berechnung der Entfernung und wählt dabei die effizienteste Route. Es kann zu leichten Abweichungen bei der berechneten Entfernung kommen, z. B. durch exakte oder ungefähre Adressen, Verkehr, Routenkomplexität usw. |
| Spesenbericht löschen, speichern oder einreichen | Nachdem Sie alle Pflichtangaben ausgefüllt haben, stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: |
| Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen. | Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu. |
Einreichen: Um die Spesenabrechnung einzureichen.
Sie finden Ihre eingereichten Kilometergeld-Abrechnungen in der Web-App unter Ausgaben > Ausgaben > Einzelne Ausgaben und in der mobilen App unter Ausgaben > Ausgaben im Tab Eingereicht. Bis zur Auszahlung können Sie die Abrechnung jederzeit zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Tipp: Weitere Informationen zu Warnungen bei Ausgaben finden Sie unter Benachrichtigungen bei Ausgaben. Eine Übersicht über die Ausgabenstatus finden Sie unter Unterschiedliche Status in Perk.
- Löschen: Um die gesamte Spesenabrechnung zu löschen.
- Speichern: Wenn Sie die Abrechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchten.
- Einreichen: Um die Spesenabrechnung einzureichen.
Sie finden Ihre eingereichten Kilometergeld-Abrechnungen in der Web-App unter Ausgaben > Ausgaben > Einzelne Ausgaben und in der mobilen App unter Ausgaben > Ausgaben im Tab Eingereicht. Bis zur Auszahlung können Sie die Abrechnung jederzeit zurückrufen, ändern und erneut einreichen.
Tipp: Weitere Informationen zu Warnungen bei Ausgaben finden Sie unter Benachrichtigungen bei Ausgaben. Eine Übersicht über die Ausgabenstatus finden Sie unter Unterschiedliche Status in Perk.