Benachrichtigungen zu Spesen

Um Dein Ausgabenmanagement zu optimieren, zeigt Perk Benachrichtigungen an, die Dich darüber informieren, wenn eine Spesenabrechnung gegen die Richtlinien Deiner Firma verstößt oder einen Fehler aufweisen könnte.

Benachrichtigungen werden in Echtzeit angezeigt, wenn Du eine Spesenabrechnung eingibst. Perk zeigt drei Arten von Benachrichtigungen in Spesen an:

  • Info: Diese Benachrichtigungen enthalten zusätzliche Informationen zu den Spesen, z.B. Gesamtbetrag übersteigt CHF 400. Es ist keine Aktion erforderlich.
  • Warnung: Diese Benachrichtigungen können sich auf Deine Spesen auswirken und erfordern möglicherweise Maßnahmen, z.B. Potenzielles Duplikat.
  • Fehler: Diese Benachrichtigungen wirken sich auf Deine Spesen aus und erfordern Maßnahmen. Deine Spesen können erst dann in den nächsten Status verschoben werden, wenn das Problem behoben wurde, z.B. API-Fehler.

Wenn eine Benachrichtigung ausgelöst wird, kannst du die Spesen entweder entsprechend der Warnung anpassen oder die Spesen mit der Warnung einreichen, sodass Manager/Genehmiger und Finance-Nutzer die Warnung ebenfalls sehen können. Alle Benachrichtigungen werden oben im Spesenformular zusammengefasst.

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Warnungen hindern Dich nicht daran, eine Spese einzureichen. Warnungen können aus zwei Gründe auftreten: 

Tipp:Sie können einen Kommentar zur Ausgabe hinzufügen, falls Sie zuvor mit einem Vorgesetzten über eine Ausgabe mit Warnhinweis gesprochen haben.

Richtlinienbasierte Warnungen

Diese Benachrichtigungen werden je nach Konfiguration Ihres Unternehmens ausgelöst. Sie werden beim Einreichen Ihrer Spesenabrechnungen möglicherweise nicht angezeigt. Wenn beispielsweise Wochenendspenden in Ihrem Unternehmen zulässig sind, wird die Wochenendwarnung für Ausgaben, die am Wochenende anfallen, nicht ausgelöst.

Richtlinienverstoß

Ihr Unternehmen kann eine Ausgabenregel festlegen, die den maximalen oder minimalen Ausgabenbetrag bestimmt. Verstößt eine Ausgabe gegen diese Regel, wird sie markiert. Zusätzlich erhalten Sie Informationen zu der Regel, gegen die Ihre Ausgabe verstoßen hat.

Wochenendtage

Wenn eine Ausgabe am Wochenende erstellt wird (d. h. das Ausgabedatum auf ein Wochenende fällt), wird die Ausgabe entsprechend gekennzeichnet.

Kategoriewarnung

Wenn Ihr Unternehmen Kategorien konfiguriert hat, die automatisch eine Warnung auslösen, wird die Ausgabe entsprechend gekennzeichnet.

Zulage bereits beantragt

Wenn Sie für denselben Tag eine doppelte Tagespauschale erstellen oder bereits eine Tagespauschale geltend gemacht haben, wird die Ausgabe markiert. Finanzprüfer können die doppelte Abrechnung finden, indem sie auf die entsprechende Benachrichtigung in der Ausgabe klicken.

Hoher Aufschlag

Wenn zusätzliche Gebühren, wie z. B. Trinkgelder oder Honorare, gemäß den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens zulässig sind, kann eine Ausgabe beanstandet werden, wenn die zusätzliche Gebühr das zulässige Limit überschreitet.

Mit Firmenkarte bezahlt

Wurde eine Ausgabe mit einer Firmenkarte bezahlt, kann eine Warnung erscheinen, dass sie nicht erstattungsfähig ist. Das bedeutet, dass Sie als Mitarbeiter keine direkte Rückerstattung erhalten, sondern der Betrag stattdessen von Ihrem Firmenkartenkonto abgebucht wird.

Offizielle Rechnung erforderlich

Übersteigt eine Ausgabe den Schwellenwert für Ausgaben, ab dem eine offizielle Rechnung erforderlich ist, wird sie entsprechend gekennzeichnet. In der Schweiz liegt dieser Schwellenwert beispielsweise bei 400 CHF.

Zusätzliche Finanzprüfung erforderlich

Wenn Ihr Unternehmen den Genehmigungsprozess für Ausgaben automatisiert hat, eine Ausgabe aber eine Warnung ausgelöst hat, wird eine manuelle Überprüfung durch die Finanzprüfer veranlasst und eine Benachrichtigung angezeigt.

Standardkostenobjekt

Wenn das von Ihnen in Ihrer Ausgabe ausgewählte Kostenobjekt nicht mit dem Standardkostenobjekt übereinstimmt, das Ihnen von Ihrem Perk-Administrator zugewiesen wurde, wird die Ausgabe markiert.

Mehrwertsteuer / Steuersatz

Wenn Ihr Unternehmen die Angabe des anzuwendenden Steuersatzes für Ausgaben vorschreibt und Perk die Umsatzsteuerinformationen nicht extrahieren kann oder Sie keinen Steuersatz auswählen, wird die Ausgabe von Perk entsprechend gekennzeichnet. Diese Benachrichtigung wird für alle Ausgaben ohne Umsatzsteuerinformationen angezeigt.

Keine Belegkosten

Wenn du Wenn Sie eine Ausgabe ohne Beleg erstellen, wird diese automatisch gekennzeichnet. Falls Ihr Unternehmen Ausgaben ohne Beleg zulässt, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Unterlagen zur Begründung der Ausgabe beifügen. In diesem Fall wird eine Benachrichtigung angezeigt, wenn Sie versuchen, eine Ausgabe ohne zusätzliche Dokumente einzureichen.

Entfernung in Meilen

Wenn Sie eine Kilometerpauschale erstellen, in der Perk berechnet automatisch die Anzahl der Meilen oder Kilometer. Wenn Sie die Kilometerangabe dann manuell ändern, erhalten Sie möglicherweise eine Benachrichtigung, dass die Anzahl den vom Perk-Administrator Ihres Unternehmens festgelegten Schwellenwert überschreitet.

KI-basierte Warnungen

Neben den richtlinienbasierten Warnungen kann Perk auch Spesen kennzeichnen, wenn sie als Duplikat erkennt werden oder die Beträge in den Spesen nicht ordnungsgemäß extrahiert wurden.

Potenzielles Duplikat

Wenn Perk den Beleg als bereits eingereichte Spesen in Deiner Firma erkennt, wird die Spesenabrechnung markiert. Spesen werden als Duplikate markiert, wenn es mehr als eine Spesenabrechnung gibt, die identisch zu sein scheint.

Perk’s KI verwendet diese Kriterien, um Duplikate zu identifizieren (abhängig von der Konfiguration Deiner Firma):

  • Steuernummer oder Dokumenten-Hash (Hash-Wert zur Identifizierung des Bildes oder PDFs)
  • Gesamtanspruch
  • Währung
  • Datum
  • Uhrzeit

Damit eine Ausgabe als potenzielles Duplikat eingestuft wird, muss sie alle Kriterien erfüllen, die von dem Perk-Admin Ihres Unternehmens ausgewählt wurden. Wenn Ihr Admin beispielsweise Währung und Gesamtbetrag der Abrechnung in den Unternehmenseinstellungen in Perk ausgewählt hat, markiert Perk alle Ausgaben, die dieselbe Währung und denselben Gesamtbetrag aufweisen – unabhängig von den anderen Informationen des Dokuments.  Das kann zu Fehlalarmen führen, bei denen sich beispielsweise das Datum der Ausgabe unterscheidet.

Die Benachrichtigung über Duplikate hängt von der Benutzerrolle ab:

  • Submitter: können nur die Spesen sehen und darauf zugreifen, die mit den zuvor von ihnen hochgeladenen Spesen identisch sind.
  • Manager/Genehmiger: können die IDs aller Spesen sehen, die in ihrer Firma Duplikate sein könnten.
  • Financeprüfer: können die IDs aller Spesen sehen, die in ihrer Firma (juristische Person) Duplikate sein könnten, und können auf diese Spesen zugreifen.

Manager und Genehmiger können das Duplikat der Spesen finden, indem sie nach der in der Warnung aufgeführten Spesen-ID suchen, vorausgesetzt, sie haben Zugriff auf diese Spesen. Finance-Nutzer können auf die Benachrichtigung klicken, um auf die potenzielle doppelte Spesenabrechnung zuzugreifen.

Validierung

Wenn es ein Problem bei der Validierung von Daten gibt, kennzeichnet Perk eine Ausgabe. Dies kann der Fall sein, wenn Perk die Speseninformationen nicht automatisch aus einem Beleg extrahieren kann.

Extrahierte Betrag geändert

Wenn Du den Totalbetrag einer Spese manuell änderst und der manuell eingegebene Betrag um einen bestimmten Prozentsatz, der von Deinem Perk-Admin festgelegt wird, höher ist als der von der KI extrahierte Betrag, kennzeichnet Perk die Spesenabrechnung mit einer Benachrichtigung, dass der von der Perk-KI extrahierte Wert nicht mit dem Gesamtbetrag der Spese übereinstimmt.

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