Um Perk so einzurichten, dass Rechnungen an ein Drittsystem exportiert werden, müssen Sie Folgendes konfigurieren: spezifische Einstellungen für die Rechnungsverarbeitung und anschließend die Integration des Rechnungs-Exports konfigurieren.
Wenn Sie versuchen, Rechnungen zu exportieren, ohne die Exportintegration korrekt eingerichtet zu haben, wird ein Fehler ausgelöst. In der Rechnung wird ein Exportfehler angezeigt.
Einstellungen für den Rechnungs-Export
Sie richten Perk so ein, dass Rechnungen an die Drittanbieterintegration exportiert werden (unter Integrationen > Rechnungsexport). Der Assistent hilft Ihnen, die erforderliche Konfiguration abhängig vom Zielsystem zu ermitteln.
Wenn Sie versuchen, mehrere Integrationen für den Export von Rechnungen einzurichten (z. B. eine Integration zusammen mit dem Spend-API-Export), kann beim Exportieren einer Rechnung die Fehlermeldung „Validierung: Mehrere Exportfunktionen anwendbar“ auftreten. Es kann jeweils nur eine Exportintegration aktiv sein.
Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Exportkonfiguration:
- Suche: Export-Setup-Name und Dokumenttyp
- System: Typ des Zielsystems
- Konfiguration: spezifische Einstellungen für das Zielsystem
- Export via SFTP: Bei dateibasierten Exporten wird Folgendes ermittelt: wie die Datei gespeichert wird auf dem SFTP-Server.
- Automatisierung: Richtet einen automatischen Auftrag zum Exportieren von Rechnungen ein.
- Authentifizierung: Anmeldeinformationen für die Verbindung zum Ziel System (im Fall (von API-basierten Exporten).
Rechnungseinstellungen
Sie können konfigurieren, wie Rechnungen aus Perk exportiert werden, unter Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen.
| Option | Beschreibung | Ort |
|---|---|---|
| Veröffentlichungsdatum aktivieren | Geben Sie für alle Rechnungen ein konkretes Buchungsdatum an. Siehe Buchungsdaten in Rechnungen. | Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen, Allgemeine Einstellungen |
| Hochgeladene Rechnungen exportieren |
Exportieren Sie eine PDF-Version aller Rechnungen. Nicht alle Exportfunktionen unterstützen diese Option. Weitere Informationen finden Sie in der jeweiligen Integrationsbeschreibung. |
Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen, Exportprotokoll |
| Manuelle Exporte deaktivieren | Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Finanzprüfer Rechnungen nicht manuell exportieren. Der Export ist nur über einen automatisierten Prozess möglich. automatischer Job via SFTP oder API unter Verwendung der Integration, die im Einstellungen > Integrationen, Registerkarte Rechnungsexport eingerichtet ist. Der Exportprozess kann nicht ad hoc ausgelöst werden. |
Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen, ERP-Einstellungen |
| Name der exportierten ZIP-Datei für Rechnungen | Wenn Sie „Hochgeladene Rechnungen exportieren“ auswählen, geben Sie einen Ordnernamen für die PDF-Rechnungsdateien an. Standardmäßig verwendet Perk den Ordner „Rechnungen“. | Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen, Exportprotokoll |
| Kostenobjekte vom Export ausschließen | Sehen Rechnungskategorien. Nur gültig für bestimmte ERP-Systeme: - Export von Rechnungen ohne Bestellbezug: Standard-Yokoy-Datei-basierter Export, DATEV (dateibasiert), ABACUS API, ABACUS-Datei-basiert, TOPAL. - Export von Bestellrechnungen: Oracle Netsuite, SAP Innflow, Yokoy API (Pull) |
Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungskategorien |