Kostenobjekte ermöglichen es Ihnen, Reisekosten für dieselbe Abteilung oder dasselbe Projekt zu gruppieren, zu überwachen und zu verwalten.

Sie können ein Kostenobjekt für ein bestimmtes Unternehmen erstellen oder das Kostenobjekt für alle Unternehmen in Ihrem Konto verwenden. Sie können das Kostenobjekt für alle Personen im Unternehmen verfügbar machen oder nur für bestimmte Personen.

Hinweis: Sie können dasselbe Kostenobjekt auch für Reisen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Kostenobjekte in Perk und Kostenobjekte für Reisekosten einrichten.

Wenn Sie ein neues Kostenobjekt erstellen, können Sie auswählen, wo Sie das Kostenobjekt verwenden möchten und welche Personen standardmäßig diesem Kostenobjekt zugewiesen sind. Sie können außerdem festlegen, ob andere Personen das Kostenobjekt beim Buchen ihrer Reise sehen können.

Sie können nur für Ausgaben oder nur für Rechnungen verwendbare Kostenobjekte erstellen. Diese Kostenobjekte erscheinen nur im Kontext, in dem sie erstellt wurden. Wenn Sie beispielsweise ein nur für Ausgaben vorgesehenes Kostenobjekt erstellen, erscheint es nicht beim Abschluss der Buchung, wenn Personen nach einem Kostenobjekt suchen.

Wenn Sie planen, Kostenobjekte für die Kosten-Allokation zu verwenden, müssen Sie den erforderlichen ERP-Code eingeben, damit Kostenobjekt-Daten in Ausgaben und Rechnungen an ein Drittanbieter-System exportiert werden können.

Wenn Sie einen Genehmigungsprozess für Kostenobjekte bei Ausgaben und Rechnungen verwenden möchten, können Sie angeben, wer Ausgaben oder Rechnungen, die an das Kostenobjekt gesendet werden, genehmigen darf, und ein Genehmigungslimit festlegen. Alle Ausgaben oder Rechnungen, die dieses Limit überschreiten, werden im Genehmigungsprozess an eine vorgesetzte Instanz eskaliert.

Hinzufügen eines neuen Kostenobjekts für Ausgaben oder Rechnungen

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenverwaltung > Kostenobjekte.
2. Klicken Sie auf Kostenobjekt hinzufügen.
3. Geben Sie im Bereich Name und Details einen klaren Namen des Kostenobjekts ein, z. B. Projekt X Reisekostenbudget. Wählen Sie bei Bedarf ein übergeordnetes Kostenobjekt aus (optional). Weitere Informationen finden Sie unter Kostenobjekte auf Perk.
4. Wählen Sie die zutreffenden Unternehmen. Sie können dieses Kostenobjekt für alle Unternehmen im Konto verfügbar machen oder nur für bestimmte Unternehmen.
5. Wählen Sie unter Feldsichtbarkeit Ausgaben oder Rechnungen.
   
   
    
6. Unter Zugewiesene Personen: Wählen Sie aus, für wen dies als Standardkostenobjekt verwendet werden soll. Beim Hochladen einer Ausgabe oder Rechnung wird dieses Kostenobjekt automatisch ausgewählt.

7. Wenn Sie eine Kostenobjekt-Genehmigungsstrategie verwenden möchten, wählen Sie unter Genehmigungsprozess aus, wer Ausgaben oder Rechnungen, die dem Kostenobjekt zugeordnet werden, genehmigen darf.

   Genehmiger: Die Person, die für die Genehmigung aller Ausgaben oder Rechnungen verantwortlich ist, die mit diesem Kostenobjekt eingereicht werden.

   Genehmigungslimit: Wenn Sie einen Genehmiger festlegen, legen Sie die maximale Schwelle für dessen Genehmigung fest. Alle Ausgaben oder Rechnungen über diesem Limit werden an den Genehmiger des übergeordneten Kostenobjekts weitergeleitet.

   Delegation und Ablauf der Delegation: Wenn der Genehmigende abwesend sein wird, legen Sie eine Frist fest. Delegierter, der die Genehmigung während der Abwesenheit erteilt, und die Gültigkeitsdauer des Delegierten für die Zeit bis zur Rückkehr ins Büro.

8. Für Kostenobjekte zur Kostenallokation geben Sie den ERP-Code ein, der das Kostenobjekt im Finanz- und Buchhaltungssystem identifiziert. Exportierte Ausgaben und Rechnungen verwenden diesen Code.
9. Unter Zugriff auf Kostenobjekte können Sie auswählen, ob Personen das Kostenobjekt durch Auswahl anzeigen und auswählen können. Anderen Personen die Nutzung dieses Kostenobjekts erlauben. Wenn Sie „Jeder“ auswählen, kann jeder beim Erstellen einer Ausgabe oder Rechnung nach dem Kostenobjekt suchen und es auswählen. Wenn Sie „Ausgewählte Personen“ auswählen, können nur die von Ihnen ausgewählten Personen auf das Kostenobjekt zugreifen und es auswählen.
10. Klicken SpeichernDie
    
    

Tipp: Sie können ein einzelnes Kostenobjekt erstellen, das sowohl für Ausgaben als auch für Rechnungen verwendet wird, indem Sie beide Optionen auswählen.

Zuweisen voreingestellter Kostenobjekte

Wenn Sie einer Person ein Kostenobjekt als Standard zuweisen, wird dieses automatisch im Checkout ausgewählt, wenn sie eine Reise bucht. Je nach Sichtbarkeit kann die Person auch andere Kostenobjekte einsehen.

To assign a default cost object:

1. Gehen Sie zur Seite Personen.
2. Wählen Sie die Person oder Personen aus, denen Sie das Kostenobjekt zuweisen möchten.

3. Klicken Sie im Bereich Schnellaktionen auf Kostenobjekt bearbeiten.

   

4. Wählen Sie unter Ein Kostenobjekt zuweisen das neue Kostenobjekt aus.