Eine Kostenbeteiligung liegt vor, wenn der Mitarbeiter als Teilnehmer gekennzeichnet ist. Kostenbeteiligungen werden zwar als Teil einer Reisekostenabrechnung aufgeführt, fließen aber nicht in die Gesamtkosten ein. Ein Beispiel hierfür ist ein gemeinsames Essen, bei dem andere Mitarbeiter desselben Unternehmens als Teilnehmer gekennzeichnet sind.

Perk kann die Verpflegungskosten als Teil einer Reise anzeigen, um den Genehmigern und Finanzprüfern Einblick zu gewähren, damit diese überprüfen können, ob die entsprechende Tagespauschale ermäßigt wurde.

Perk zeigt die anteiligen Ausgaben einer Reise an, deren Entstehungsdatum innerhalb des Reisezeitraums liegt. Der Kostenanteil des Teilnehmers beträgt nicht als Teil der Gesamtreisekostenabrechnung vorgesehen

Notiz: Die Kostenverteilung entscheidet nicht darüber, ob eine Ausgabe als Teil einer Reisekostenabrechnung angezeigt wird oder nicht; sie bestimmt lediglich, ob Personen desselben Unternehmens als Teil der Ausgaben erfasst wurden. Die Ausgabe selbst Möglicherweise wurden sie nicht aufgeteilt in separate Kostenobjekte/Ausgabenkategorien.

Ansicht für gemeinsame Ausgaben aktivieren

Unternehmen können auf Unternehmensebene festlegen, ob gemeinsame Ausgaben im Rahmen einer Reise angezeigt werden sollen oder nicht. Sie aktivieren die entsprechende Funktion. Gemeinsame Ausgaben innerhalb von Reisen aktivieren Option in Einstellungen Konto Unternehmen Ausgabeneinstellungen Reisen

Gemeinsame Ausgaben bei einer Reise betrachten

Mitarbeiter, Genehmiger und Finanzprüfer sehen in der Reiseübersicht eine zusätzliche Option, mit der sie geteilte Ausgaben in der Reisekostenliste ein- oder ausblenden können.

Gemeinsame Ausgaben werden in der Reiseübersicht für den jeweiligen Zeitraum mit einem Personensymbol gekennzeichnet. Die Aufstellung der gemeinsamen Ausgabe enthält eine Beschreibung, den Namen der Person, die die ursprüngliche Ausgabe eingereicht hat, das Ausgabedatum (das innerhalb des Reisezeitraums liegen muss), den Status der Ausgabe und den Anteil des Teilnehmers an den Ausgaben, nicht den Gesamtbetrag.

Ansicht des Genehmigers über eine Reise mit gemeinsamen Ausgaben

Nur Ausgaben, die sich im Genehmigungs-, Prüfungs-, Exportvorbereitungs- oder Exportstatus befinden, gelten als geteilte Ausgaben. Entwürfe von Ausgaben, bei denen der Mitarbeiter als Teilnehmer ausgewählt wurde, werden erst nach Einreichung der Ausgabe berücksichtigt.

Mitarbeiter und Genehmigende können nur die anteiligen Ausgaben innerhalb der Reise einsehen. Das heißt, sie können die Beschreibung, den Einreicher, den Status der Ausgabe und ihren eigenen Kostenanteil einsehen. Sie können weder den Originalbeleg einsehen noch Details bearbeiten.

Die Finanzprüfer können auf die gemeinsame Ausgabe klicken, um die entsprechende Ausgabe zu öffnen und anzuzeigen.