Freigabeanträge für Reisen bleiben oft liegen, wenn Genehmiger/innen in den Urlaub gehen, ohne ihren Abwesenheitsstatus (OoO) manuell zu aktualisieren. Sie können Perk so konfigurieren, dass OoO-Daten automatisch direkt aus Ihrem HR-Tool synchronisiert werden, damit alle Reisefreigaben automatisch an ihre Freigabevertretung gesendet werden.
Hinweis: Sie müssen eine dieser HR Integrationen aktiviert haben, um diese Funktion nutzen zu können:
- Factorial
- Wenn Genehmiger/innen im HR-System ihre Abwesenheit buchen, werden die Daten automatisch in Perk übernommen. Synchronisierte OoO-Daten erscheinen im Profil der Genehmiger/innen unter dem Tab Preference. Diese synchronisierten Daten sind schreibgeschützt. Genehmiger/innen können keine OoO-Daten in Perk bearbeiten. Um OoO-Daten zu ändern, müssen Genehmiger/innen ihren Urlaub im HR-System aktualisieren.
- HiBob - Hier finden Sie die Anleitung
- Genehmiger/innen können jede/n aktive/n Nutzer (außer Gäste) als Freigabevertretung zuweisen. Sonderwünsche werden automatisch an die Freigabevertretung weitergeleitet, sodass alle Reise-Sonderwünsche schnell freigegeben werden.
- Sobald die Freigabevertretung im Profil des Genehmigers/der Genehmigerin festgelegt ist, wird diese Person für Sonderwünsche verwendet, die während aller künftigen Abwesenheiten eingehen. Genehmiger/innen können ihre Standard-Stellvertretung jederzeit ändern, indem sie in ihrem Profil zu Einstellungen > Freigabevertretung gehen. Als Admin können Sie diese Aufgabe ebenfalls ausführen.
- BambooHR - Hier finden Sie die Anleitung
Wenn ein Genehmiger/in keine Freigabevertretung festgelegt hat und der Beginn des Urlaubs näher rückt (also in den nächsten 2 Wochen und 3 Tagen), wird er oder sie per E-Mail daran erinnert, eine Freigabevertretung festzulegen.
Wenn sie keine Freigabevertretung festlegen und ihr Urlaub beginnt, werden alle Freigabeanträge an den ursprünglichen Genehmiger gesendet. Admins können Reisen weiterhin im Namen des abwesenden Genehmigers auf der Reisen-Seite freigeben.
Wenn Sie Perk so einrichten, dass Abwesenheitszeiten aus dem HR-System synchronisiert werden, können Sie diese Daten in Perk nicht manuell ändern. Wenn Sie es Personen erlauben möchten, ihre Abwesenheitszeiten in Perk zu bearbeiten, dann deaktivieren Sie diese Synchronisierung.
Achtung: Sie können nur die Freigabe von Reisen während Abwesenheiten automatisieren. Abwesenheitsdaten aus Ihrem HR-Tool haben keinen Einfluss auf Ausgabenfreigaben. Ansehen Weisen Sie eine Stellvertretung zur Verwaltung Ihrer Ausgaben zu.
OoO-Synchronisierung aktivieren
Für die Einrichtung der Integration benötigen Sie eine Admin-Rolle in Perk und eine Admin-Rolle im HR-System.
Gehen Sie in Perk zu Settings > Integrationen.
Suchen Sie nach Ihrer HR-Integration und Klicken Sie auf Verwalten.
Wechseln Sie zum Tab Settings, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Sync settings und klicken Sie auf Configure.
Wählen Sie unter Welche Felder möchten Sie synchronisieren die Option Abwesenheit aus und klicken Sie auf Speichern und synchronisieren.
- Wählen Sie unter Erneut verbinden, um Abwesenheitsdaten zu synchronisieren die Option Erneut verbinden aus.
- Klicken Sie auf Integration erneut verknüpfen.
- Prüfen Sie die Liste der Berechtigungen, die Perk benötigt, und klicken Sie auf Weiter. Die Liste enthält jetzt auch Abwesenheiten durch „Out of Office“.
- Geben Sie die HRIS-Nutzer-ID und das Token ein und klicken Sie dann auf Weiter.
- Zusätzliche Felder prüfen oder zur Fertigstellung der Einrichtung überspringen.
- Hinweis: Stellen Sie in der HR-Plattform sicher, dass die Berechtigungen, um die Synchronisierung des Abwesenheitszeitraums zu erlauben, aktiviert sind.
- Überprüfen Sie die Liste der von Perk benötigten Berechtigungen und klicken Sie auf Weiter. Die Liste enthält nun auch die Abwesenheitsberechtigung.
- Geben Sie die HRIS-Benutzer-ID und das Token ein und klicken Sie dann auf Weiter.
- Überprüfen Sie weitere Felder oder überspringen Sie diese, um die Einrichtung abzuschließen.
Hinweis: Stellen Sie in der HR-Plattform sicher, dass die Berechtigungen zum Synchronisieren des Abwesenheitszeitraums aktiviert sind.