Mithilfe regulärer Ausdrücke lassen sich Informationen auf Rechnungen erkennen, die zur automatischen Zuordnung von Kostenobjekten zu Rechnungspositionen verwendet werden können. Dies verbessert die Automatisierung und bietet mehr Flexibilität bei der Anpassung der Extraktionslogik.
Ein Unternehmen betreibt beispielsweise mehrere Standorte: Büros, Lager, Produktionsstätten und Baustellen. Jeder Standort hat ein eigenes Kostenstellenzentrum, auf das Lieferanten in ihren Rechnungen verweisen. Mithilfe des auf der Rechnung angegebenen Kostenstellenzentrumscodes können Sie die Rechnungspositionen automatisch dem entsprechenden Kostenobjekt zuordnen.
Vorsicht: Eine Regex-Regel extrahiert eine einzelne Referenz aus einer Rechnung und verwendet diese, um die Gleiches Kostenobjekt für alle PositionenEs extrahiert keine separate Referenz für jeden einzelnen Posten.
Die Suche nach regulären Ausdrücken hat Vorrang vor jeglicher anderer Zuweisungslogik, einschließlich intelligenter Codierung. Wenn beispielsweise ein regulärer Ausdruck für Kostenobjekte definiert ist, aber keine Rechnungsreferenzen dem Muster entsprechen oder Perk kein entsprechendes Kostenobjekt finden kann, wird das Kostenobjektfeld mithilfe anderer aktiver Logik wie intelligenter Codierung oder Standardwerten aktualisiert.
Perk vergleicht automatisch die per regulärem Ausdruck extrahierte Referenz mit allen Werten des ausgewählten Attributs aktiver Kostenobjekte im Unternehmen (Kostenobjekte müssen die Rechnungen (Bereich ausgewählt). Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird das entsprechende Kostenobjekt allen Positionen zugewiesen. Werden mehrere Übereinstimmungen gefunden, bleibt das Feld für das Kostenobjekt in den Rechnungspositionen leer.
Nur exakte Übereinstimmung Werte sind zulässig; Unschärfe ist nicht erlaubt. Diese Funktion ist nur mit PDF-Rechnungen kompatibel; XML-basierte E-Rechnungen werden nicht unterstützt.
Für Kostenobjekte können mehrere reguläre Ausdrücke definiert werden. Wenn mehrere Regeln Werte für dieselbe Rechnung treffen, wird kein Kostenobjekt zugewiesen und das Feld bleibt leer.
Erstellen einer Regel zum Zuordnen von Kostenobjekten
So erstellen Sie eine Regex-Regel für ein Kostenobjekt:
- Gehe zu Rechnungsregeln > Zeichenkettenvergleich (Regulärer Ausdruck) Tab.
- Klicken Sie auf Regulären Ausdruck hinzufügen Taste.
Um eine neue Regel zu erstellen, geben Sie bitte folgende Informationen ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Regex-Syntax | Reguläre Ausdrücke sind eine spezielle Art von Sprache, die es uns ermöglicht, bestimmte Muster zu erkennen. Sie können das Muster direkt in den Einstellungen testen. Dabei wird geprüft, ob das Muster die korrekte Syntax für reguläre Ausdrücke enthält. |
| Übereinstimmendes Objektattribut | Gibt an, welches Datenfeld „Perk“ mit der durch den regulären Ausdruck aus der Rechnung extrahierten Zeichenkette abgeglichen wird. Derzeit können Sie nur bestimmte Feldwerte in der Kategorie abgleichen:
|
| Ziel-Rechnungsfeldplatzierung | Gibt an, wo sich das Zielfeld befindet. Wählen Sie in diesem Fall Folgendes aus: PositionDie |
| Zielrechnungsfeld | Gibt das Rechnungsfeld an, dem der übereinstimmende Wert zugewiesen ist. In diesem Fall sollte es sein KostenobjektDie |
Klicken Speichern die Regel beibehalten, ohne sie zu aktivieren, oder Aktivieren Die Regel soll auf jede neu hochgeladene Rechnung angewendet werden.
Mögliche Konfiguration für die Zuordnung eines Kostenobjekts
Sie erhalten Rechnungen von mehreren Lieferanten und möchten, dass jede Rechnungsposition automatisch dem entsprechenden Kostenobjekt zugeordnet wird. Die Lieferanten werden gebeten, in der Rechnung eine eindeutige Referenz anzugeben, die das Kostenstellenzentrum gemäß der Auftragsanforderung identifiziert. Alle Kostenstellenreferenzen folgen einem bestimmten Format: den Buchstaben CC, einem Bindestrich, gefolgt von vier Ziffern, z. B. CC. CC-4000 für Montagelinie B.
Sie haben eine Regel eingerichtet, um:
- Definieren Sie ein Erkennungsmuster für diese Referenz mithilfe einer Regex-Regel (z. B.
CC-\d{4}). - Wählen Sie die Kostenobjekt Datenfeld, das abgeglichen werden soll – in diesem Fall das Kostenobjektcode (ERP)Die
- Wählen Position als Feldplatzierung.
-
Wählen Kostenobjekt als Zielrechnungsfeld.
Regex-Regel zur Zuordnung des Kostenobjekts
Code, der dem Kostenobjekt zugeordnet ist
Perk scannt jede neu hochgeladene Rechnung (ob manuell oder per E-Mail hochgeladen) im PDF-Dokument, um eine Zeichenkette zu erkennen, die dem angegebenen regulären Ausdruck entspricht. Wird eine Übereinstimmung gefunden, vergleicht Perk diese mit den in den Kostenobjektdatensätzen gespeicherten ERP-Codes und ordnet automatisch alle Rechnungspositionen dem Kostenobjekt zu, dessen ERP-Code mit dem gefundenen Wert übereinstimmt (z. B. …). CC-4000 für Montagelinie B).