Das Upgrade auf Perk bedeutet mehr als nur einen neuen Namen – es geht darum, echte Arbeit ohne Zeitverschwendung zu erledigen. Wir haben den Ablauf für das Anmelden, das Verwalten Ihres Teams und die Ausgabenkontrolle optimiert, damit Ihr Unternehmen noch schneller vorankommt.

 Von einer flexibleren mobilen App bis hin zu einer leistungsfähigeren Zuweisung von Kostenobjekten – hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Kontrolle zu behalten und manuelle Nachverfolgung zu vermeiden.

Die Anmeldung bei Perk funktioniert ähnlich wie bei Yokoy:

Kein Hinterherjagen von Passwörtern mehr. So gelangen Sie reibungsloser und sicherer in Ihren Arbeitsbereich.

Je nachdem, ob Ihre Firma sich bei Yokoy mit SSO oder mit einem Passwort anmeldet, müssen Sie eventuell ein paar Anpassungen vornehmen:

• Passwortauthentifizierung: Wenn sich Ihre Nutzer bisher mit einem Passwort bei Yokoy angemeldet haben, müssen Sie nichts unternehmen. Ihre Firma wird automatisch auf die Einmalpasswort-Authentifizierung (OTP) umgestellt, die mehr Sicherheit für Ihr Konto bietet.
• SSO-Authentifizierung: Wenn Ihre Firma Single Sign-on mit Yokoy verwendet hat, müssen Sie die Einstellungen Ihres Identitätsanbieters anpassen, um die Perk-Integration zu verwenden. Sie können Perk so einrichten, dass OAuth oder SAML mit mehreren Identitätsanbietern verwendet wird. Wir informieren Sie, sobald Sie diese Anpassung vornehmen müssen.

Wenn Ihre Firma den Netzwerkverkehr mit Firmen-Firewalls filtert, müssen Sie Ihre Allowlist anpassen, um Datenverkehr zu und von Perk zu erlauben.

Nutzer und Berechtigungen verwalten

Das Hinzufügen und Organisieren Ihrer Personen ist jetzt ganz intuitiv – so können Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, nicht auf die Einrichtung.

Als Account-Admin haben Sie auf der Seite Personen einen 360°-Überblick über alle Mitarbeiter:innen, die Zugriff auf Perk haben, sowie über deren Einstellungen. Sie können Mitarbeiter:innen nach verschiedenen Kriterien filtern, Profile und Rollen schnell aktualisieren und Daten nach Excel exportieren.

Ihre bestehenden Nutzer werden weiterhin Zugriff auf die Aufgaben und Aktionen haben, die sie ausführen müssen. Da Rollen in Perk sich leicht von denen in Yokoy unterscheiden, haben wir den Zugriff Ihrer Nutzer wie folgt zugeordnet:

Im Gegensatz zur Rolleneinrichtung in Yokoy, bei der Sie einem Nutzer möglicherweise mehrere Rollen zuweisen mussten, erhält eine Person in Perk mit einer bestimmten Rolle ein klar definiertes Aufgabengebiet. Einige Rollen können kombiniert werden, andere nicht.

Wie bei Yokoy können Sie die Rolle einer Person weiterhin auf eine bestimmte Firma beschränken oder ihr erlauben, die Aktion für alle Firmen im Konto auszuführen. Bedenken Sie jedoch, dass sie nicht eine Rolle in einer Firma und eine andere Rolle in einer anderen Firma ausführen kann. Es muss dieselbe Rolle für alle ausgewählten Firmen sein. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Berechtigungen zuweisen.

Mit der Rolle als Konto-Admin erhalten Sie Zugriff auf alle Konfigurationen, die Sie benötigen, um Ihr Perk-Konto erfolgreich zu verwalten: alle Einstellungen zu Ausgaben und Rechnungen, Integrationen und Entwicklerzugriff in einem einzigen Schritt. Finanzielle Gutachter:innen haben mehr Kontrolle über Ausgaben und können jetzt Reisen, Tagespauschalen und Fahrtpauschalen bearbeiten, Ausgaben zu Reisen hinzufügen sowie Exportaufträge zurücksetzen oder abbrechen – alles direkt einsatzbereit.

Adminrollen

Früher konnten Sie in Yokoy zusätzlichen Admin-Berechtigungen an Rechnungsbearbeiter:innen, Kartenadmins und Finanz-Nutzer vergeben, um ihnen zu erlauben, Admin-Aufgaben wie die Verwaltung von Steuersätzen, das Einrichten von Kategorien oder das manuelle Hinzufügen von Karten durchzuführen. In Perk ist das nicht mehr der Fall; nur noch Konto-Admins können diese Aufgaben ausführen.

Um unerwünschten Zugriff zu verhindern, erhalten alle Nutzer mit Admin-Berechtigungen, die zusätzlich eine Schlüsselrolle wie Finanz-Nutzer, Rechnungsbearbeiter:in oder HR-Nutzer innehaben, ausschließlich diese Hauptrolle.

Wenn der Nutzer zum Beispiel zuvor die Rolle Finanz-Nutzer und die Admin-Rolle hatte, um Steuersätze, Kostenobjekte sowie Kilometerstand- und Tagespauschalen zu verwalten, wird ihm nach dem Upgrade nur noch die Rolle Financial Reviewer zugewiesen. Damit kann er keine Kostenverteilung oder Ausgabeneinstellungen mehr anpassen. Als Konto-Admin können Sie seine Rolle nach dem Upgrade bei Bedarf anpassen.

Neue Personen in Perk hinzufügen

Ähnlich wie bei Yokoy gibt es mehrere Möglichkeiten, neue Personen zu Ihrem Perk-Konto hinzuzufügen:

• Personen auf der Seite „Personen" hinzufügen (entweder manuell oder per CSV)
• Bereitstellung über SCIM
• Bereitstellung über ein HR-System eines Drittanbieters
• Provision aus einem externen Finanz- und Buchhaltungssystem

Um Reisen und Ausgaben-management einfach zu halten, sind für das Anlegen eines neuen Nutzers in Perk nur Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erforderlich.

Je nach Ihrer bestehenden Konfiguration in Yokoy müssen Sie möglicherweise die Vorgehensweise zum Hinzufügen neuer Mitarbeiter in Perk ändern.

Warnung: Perk erlaubt es Ihnen lediglich, Benutzer und Kostenobjekte aus einer einzigen Quelle bereitzustellen.Beispielsweise können Sie Benutzer nicht gleichzeitig über SCIM und eine ERP-Integration bereitstellen. Wenn Sie derzeit sowohl eine ERP-Integration als auch Yokoy SCIM verwenden, müssen Sie sich zukünftig für eine Methode entscheiden. Die gleichzeitige Verwendung zweier Bereitstellungsquellen in Perk führt zu Problemen bei der Kontoeinrichtung.

Nutzerbereitstellung über SCIM

Wenn Sie Benutzer bereitgestellt haben mithilfe von Yokoys SCIMDann sollten Sie Ihre Einstellungen für den Identitätsanbieter anpassen, um ihn zu verwenden. Perks SCIM-Bereitstellung Sie können jetzt Yokoys SCIM-Setup verwenden, aber beachten Sie, dass es in Zukunft nicht mehr unterstützt wird. Siehe Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre TravelPerk- und Yokoy-SCIM-Konten zu Perk SCIM zu übertragen.Die

Nutzerbereitstellung über HR-System

Wenn Sie Ihr HR-System als maßgebliche Datenquelle für das Anlegen von Nutzern in Yokoy verwendet haben, können Sie das in Perk weiterhin tun. Wenn Sie eine Workaround-Lösung genutzt haben, das heißt Yokoy nicht direkt mit Ihrem HR-System verbunden, sondern eine Zwischenlösung verwendet haben – zum Beispiel das Erstellen einer CSV-Datei mit Nutzern, die Sie über die App oder per SFTP hochgeladen haben –, beachten Sie, dass Perk ebenfalls eine direkte Integration mit verschiedenen HRIS-Systemen anbietet, darunter HiBob, Personio, Workday, Lucca und BambooHR. Sie sollten in Betracht ziehen, auf eine dieser Integrationen umzusteigen, um den Wartungsaufwand zu verringern.

Nutzerbereitstellung über das Finanz- und Buchhaltungssystem

Wenn Sie Ihr Finanz- und Buchhaltungssystem (oder ERP) als maßgebliche Quelle für die Erstellung von Nutzern in Yokoy verwendet haben, um wichtige Finanzinformationen wie Kreditorenkonten, Berichte der direkten Manager und Gehaltsabrechnungsinformationen automatisch zu hinterlegen, dann ändert sich mit Perk nichts. Ihre Finanzsystem-Integration ist weiterhin dafür verantwortlich, diese Informationen in Perk bereitzustellen.

Nutzerbereitstellung über SFTP-Server

Bisher hat sich an Ihrer Konfiguration nichts geändert, wenn Sie Benutzer mithilfe einer Standard- oder benutzerdefinierten CSV-Datei zu Yokoy hinzugefügt und diese auf den SFTP-Server von Yokoy hochgeladen haben. Beachten Sie jedoch, dass Sie Benutzer nicht mehr ad hoc in der App hochladen können, da das CSV-Dateiformat für den Benutzerimport in Perk sich von dem für Yokoy unterscheidet.

Ebenso wenig können Sie Ihre bestehende Importdatei um weitere Benutzerattribute erweitern. Daher empfehlen wir Ihnen, die Benutzerbereitstellung über SCIM, HRIS-Integration oder ERP-Systemintegration in Betracht zu ziehen, um Ihre Konfiguration zukunftssicher zu gestalten und von neuen Entwicklungen zu profitieren.

Personen in Perk entfernen

Das Offboarding von Mitarbeiter:innen in Perk unterscheidet sich ein wenig davon, wie Sie es in Yokoy gemacht haben. In Perk können Benutzerkonten einen von vier Status haben:

• Einladen: Die Person wurde eingeladen, sich bei Perk anzumelden, hat dies aber noch nicht getan oder ihr Profil enthält nicht alle Pflichtangaben.
• Aktiv: Die Person kann zu einer Reise hinzugefügt werden oder Ausgaben in Perk verwalten.
• Archivieren: Das Konto der Person existiert in Perk, aber sie kann sich nicht mehr anmelden. Sie kann keine neuen Reisen erstellen oder Ausgaben hochladen.
• Löschen: Das Konto der Person existiert nicht mehr in Perk. In diesem Fall bereinigen wir alle ihre personenbezogenen Daten (PII) zum Schutz der Daten, behalten aber einen Nachweis über ihre Aktionen (z. B. Buchungen, Ausgaben, Rechnungen usw.) zur Nachverfolgbarkeit.

Sie können Personen auf dieselbe Weise entfernen, wie Sie es in Yokoy getan haben – je nachdem, wie Sie sie ursprünglich hinzugefügt haben. Das bedeutet: Sie können sie über Nutzerbereitstellung via SCIM, HR-System oder ERP-System entfernen oder sie manuell archivieren oder löschen.

Benutzerdefinierte Felder in Nutzerprofilen

Wir haben die Art und Weise geändert, wie wir benutzerdefinierte Informationen in Benutzerprofilen verwalten. Benutzerdefinierte Felder im Benutzerprofil in Perk können nur vom Kontoadministrator oder Personalverantwortlichen (d. h. in der Personalabteilung) bearbeitet werden.

Zuweisung von Kosten verwalten

Behalten Sie Ihr Budget jederzeit im Griff – mit flexiblen Kostenobjekten und Finanzdimensionen, die exakt zu Ihrer Ausgabenstruktur passen.

In Perk legen Sie fest, wie Kosten verbucht werden, indem Sie bei der Einreichung von Ausgaben und Rechnungen Kostenobjekte (und benutzerdefinierte Felder) auswählen. Gäste (also Auftragnehmer/innen oder externe Personen) sehen diese Informationen nicht, wenn sie Ausgaben oder Rechnungen hinzufügen, aber Genehmiger/innen müssen die Kostenverteilung hinzufügen, bevor sie die Ausgabe oder Rechnung freigeben.

Während des Upgrade-Prozesses stellen wir sicher, dass alle Ihre bestehenden Kostenobjekte und anderen finanziellen Dimensionen in Perk zur Verfügung stehen.

Kostenobjekte in Perk

Wie Sie in Perk vielleicht schon gesehen haben, haben wir im Zuge der Vorbereitung auf das Upgrade von Yokoy ein kombiniertes Kostenverrechnungskonzept eingeführt: Kostenobjekte.

Die Einrichtung und Konfiguration ähnelt der von Yokoy. Sie können festlegen, ob das Kostenobjekt von einem bestimmten Unternehmen oder allen Unternehmen verwendet wird, ob Mitarbeiter es bei der Reisebuchung auswählen sollen oder ob es ausschließlich für Spesen oder Rechnungen verwendet werden soll. Sie können das Kostenobjekt als Standardkostenobjekt eines Mitarbeiters festlegen und einen Genehmiger auswählen, für den die Genehmigung kostenobjektbasiert erfolgen soll. Wenn Sie hierarchische Kostenobjekte zur Festlegung der Genehmigungseskalation verwenden, können Sie bis zu 8 Ebenen konfigurieren. Siehe Kostenobjekte in PerkDie

Für bestimmte Personen sichtbare Kostenobjekte

Wenn Sie früher bestimmte Kostenobjekte nur für Finanz-Nutzer eingeschränkt haben, können Sie den Zugriff jetzt einschränken, indem Sie bestimmte Personen angeben oder Nutzer-Gruppen verwenden. Wenn Sie also weiterhin bestimmte Kostenobjekte nur Ihrem Finanzteam anzeigen möchten, müssen Sie eine Nutzer-Gruppe „Finance“ mit Ihrem Finanzteam einrichten und dieser Nutzer-Gruppe „Finance“ den Zugriff gewähren.

Kostenobjekte bereitstellen

Sie können Kostenobjekte automatisch über eine HRIS- oder ERP-Integration bereitstellen oder mehrere Kostenobjekte auf einmal mithilfe einer CSV-Datei in der App hinzufügen.

Warnung: Sie können in Perk nur eine Quelle für die Bereitstellung von Benutzern und Kostenobjekten auswählen. Beispielsweise können Sie Benutzer nicht gleichzeitig über eine ERP-Integration und eine HRIS-Integration bereitstellen. Sie müssen sich während des Upgrade-Prozesses für eine der beiden Quellen entscheiden.

Die HRIS-Integrationen von Perk enthalten möglicherweise nicht alle Informationen, die Sie für die korrekte Verwaltung von Spesen und Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem benötigen (z. B. eindeutige IDs zur Identifizierung darin, Genehmiger/innen). Bitte prüfen Sie daher, ob alle erforderlichen Informationen importiert wurden. Falls nicht, müssen Sie diese Informationen manuell aktualisieren.

Wenn Ihr Finanz- und Buchhaltungssystem oder Ihre ERP-Integration für die Erstellung von Kostenobjekten in Yokoy zuständig ist, ändert sich nichts. Es werden weiterhin alle neuen Kostenobjekte mit den erforderlichen Informationen für die korrekte Verbuchung verarbeiteter Ausgaben und Rechnungen hinzugefügt. Wichtig ist jedoch, dass bei der Verwendung einer HRIS-Integration zur Benutzerbereitstellung keine Kostenobjektinformationen bereitgestellt werden.

Im Gegensatz zu Yokoy unterstützt Perk den Import von Kostenobjekten per SFTP nicht mehr – diese Funktion wurde aufgrund geringer Nutzung eingestellt. Wenn Ihr Unternehmen den SFTP-Server von Yokoy zum Hochladen von Kostenobjekten per CSV-Datei verwendet hat, lässt sich dieser Import nicht ohne Weiteres auf Perk übertragen: Neue SFTP-basierte Stammdatenimporte werden nicht unterstützt, und die Weiterführung einer bestehenden Yokoy-SFTP-Konfiguration wird nur im Einzelfall geprüft und ist keine Standardfunktion. Wir empfehlen stattdessen den manuellen CSV-Upload in der App, eine HRIS-Integration oder eine Finanz-/ERP-Integration. Beachten Sie außerdem, dass sich das CSV-Dateiformat für den manuellen Upload von Kostenobjekten in Perk im Vergleich zu Yokoy geändert hat. Daher können Sie dieselbe Datei nicht wiederverwenden, um Ad-hoc-Aktualisierungen in der App durchzuführen.

Weitere finanzielle Dimensionen einbeziehen

Je nach den Anforderungen Ihrer Firma haben Sie in Yokoy möglicherweise Tags verwendet, um zusätzliche finanzielle Dimensionen auf Kostenebene nachzuverfolgen. Diese Tags sind jetzt benutzerdefinierte Felder in Perk, erfüllen aber dieselbe Funktion. Sie können weiterhin neue benutzerdefinierte Felder einrichten, um Dimensionen wie Projekte, Abteilungen oder Events zu verfolgen. Jetzt haben Sie jedoch die Flexibilität zu entscheiden, ob Sie sie für die Kostenzuordnung verwenden oder lediglich Informationen zur Nutzung in Perk erfassen möchten. Diese benutzerdefinierten Felder für die Kostenzuordnung können wie zuvor verwendet werden, um den Freigabeprozess Ihrer Firma zu bestimmen.

Alle Tags und Tag-basierten Workflows, die Sie in Yokoy eingerichtet haben, bleiben nach dem Upgrade erhalten, aber Sie verwalten sie nun als benutzerdefinierte Felder. Gehen Sie einfach zu Settings > Cost management > Custom fields, wenn Sie Genehmiger/innen anpassen oder zusätzliche Werte hinzufügen möchten.

Verwaltung Ihrer Ausgabeneinstellungen

Passen Sie Ihre Limits und Regeln in Echtzeit an. Ihre Ausgaben bleiben unter Kontrolle, während Ihr Team flexibel bleibt. Mit Perk haben wir vereinfacht, wie Sie Ihre Firmen für Spesen- und Rechnungsverarbeitung einrichten und verwalten.

Während Sie in Yokoy über das Admin-Menü auf diese Einstellungen zugegriffen haben, haben wir die gesamte Kontoeinrichtung und -konfiguration unter Einstellungen zusammengefasst.

Im Gegensatz zu Yokoy, wo Sie Admin-Berechtigungen für eine bestimmte Firma vergeben konnten, können in Perk nur Konto-Admins die Einrichtung vornehmen. Sie können jedoch weiterhin bestimmte Einstellungen für eine bestimmte Firma konfigurieren und andere Einstellungen für eine andere festlegen – diese Funktionalität hat sich nicht geändert.

Um auf die spezifischen Einstellungen für eine Firma zuzugreifen, gehen Sie zu Settings > Account > Companies und wählen Sie die betreffende Firma aus, die Sie Ändern möchten. Klicken Sie auf View spend settings.

Hier finden Sie alle wichtigen Einstellungen, mit denen Sie festlegen, wie Perk Ausgaben und Rechnungen verarbeitet. Eventuell stellen Sie fest, dass einige Einstellungen entfernt wurden; keine Sorge, die Funktionen sind weiterhin vorhanden – wir haben nur bestimmte Einstellungen für alle Konten als Standard übernommen.

Zum Beispiel sind diese Optionen immer aktiviert:

• Einstellungen für die Finanz-Compliance: Finanz-Gutachter:innen können nun bei Bedarf jederzeit Ausgaben, Reisen und Tagespauschalen anpassen und haben so mehr Kontrolle über die Abrechnung von Ausgaben.
• Unternehmensübergreifende Freigaben: Wenn Sie Freigabeprozesse für Ausgaben in Kostenobjekten oder benutzerdefinierten Feldern festlegen, können Sie beliebige Personen auswählen – unabhängig davon, zu welcher Firma sie gehören –, selbst wenn Sie die Nutzung des Kostenobjekts oder benutzerdefinierten Felds auf eine bestimmte Firma beschränken. So geben wir Ihnen mehr Flexibilität in Ihren Freigabeabläufen. Wenn Sie Ihre Freigabe jedoch auf Personen aus einer bestimmten Firma beschränkt haben, ändert sich an Ihrem Setup nichts. Sie können weiterhin die entsprechende Person zuweisen, die zu der Firma gehört, in der das Kostenobjekt eingerichtet ist.

Einige andere Funktionen sind derzeit noch nicht verfügbar, aber das bedeutet nicht, dass wir sie nicht zu einem späteren Zeitpunkt anbieten werden:

• Session-Timeouts: Es ist nicht mehr möglich, das Session-Timeout aufgrund von Inaktivität zu konfigurieren.
• Analytics für Submitter und Manager: Wir arbeiten daran, Ihnen umfassendere Analytics und Berichte zu Ihren Ausgaben bereitzustellen. Daher haben wir die Möglichkeit für Submitter und Manager entfernt, Ausgaben-Analytics einzusehen – aber bleiben Sie dran, bald kommen neue Analytics-Funktionen hinzu.

Beim Upgrade-Prozess behalten wir Ihre bestehende Konfiguration bei – Sie müssen sie nur ändern, wenn Sie das möchten!

Schnellere Spesenabrechnung

Wir haben die Spesenabrechnung vereinfacht, damit Sie Ihre Ausgaben jetzt noch schneller über Mobilgeräte und im Web einreichen können. Fotografieren Sie einfach den Beleg oder laden Sie ihn hoch, und Perk füllt die Details automatisch aus. Sie können die Angaben dann kurz überprüfen oder fehlende Informationen ergänzen. Die Spesenabrechnung ist in Sekundenschnelle erledigt.

Was treibt die Geschwindigkeit an?

• Ein übersichtlicheres Einreichungsformular.
• Benutzerdefinierte Felder werden nur angezeigt, wenn sie auf Ihre Eingaben zutreffen.
• Zwei Tasten legen den Steuersatz fest; Perk berechnet Brutto-, Netto- und Steuerbetrag.
• Richtlinienhinweise und fehlende Felder werden in Echtzeit angezeigt, bevor Sie das Formular absenden.
• Die Eingabeaufforderungen werden automatisch nach Kategorie angepasst – Datumsbereich, Pflichtkommentar, Kartenfeld.

Hinweis: Perk führt das neue Formular schrittweise für alle Konten ein. Nur das Aussehen ändert sich – die Ausgabendaten bleiben unverändert.

Neues Kartenerlebnis

Die Kartenverwaltung präsentiert sich in neuem Design, passend zur restlichen Perk-Benutzeroberfläche auf Web und Mobilgeräten. Karten haben nun einen eigenen Bereich in der Hauptnavigation; auf Mobilgeräten ist oben rechts ein Kartensymbol für den Direktzugriff hinzugefügt.

Hinweis: Die Umgestaltung wird schrittweise eingeführt, daher kann die Kartenansicht Ihres Kontos vorübergehend anders aussehen. Die Funktionsweise der Karten hat sich nicht geändert.

Mitarbeiter Erhalten Sie eine Sichtweise, die auf Ausgewogenheit und Aktivität ausgerichtet ist:

• Das Einfrieren, Anzeigen von Details, Überprüfen einer PIN oder Melden einer verlorenen oder gestohlenen Karte funktioniert wie zuvor, ist aber einfacher zu finden.
• Die Details zum Ausgabenlimit – verfügbarer Saldo, monatliches Limit, Tage bis zur Zurücksetzung, ausgegeben vs. ausstehend – sind auf einen Blick leichter zu erfassen; unter „Ausgabenregeln“ werden Limits und zulässige Händlerkategorien angezeigt.
• Neue Kartenanfragen bleiben in der oberen rechten Ecke.
• Jede Karte erhält einen eigenen Tab, der mit dem Kartentyp und den letzten vier Ziffern beschriftet ist.

Kartenadministratoren erhalten eine zusätzliche Aufteilung zwischen ihren eigenen Karten (Meine Karten) und den Karten ihres Teams (Teamkarten):

• Wechseln Sie zwischen Firmen- und Bankkonto, um Kontostand und Reservierungen zu prüfen.
• Laden Sie Guthaben auf oder bestellen Sie Karten über die Kopfzeile der Seite.
• Separate Registerkarten für aktive Karten, ausstehende Anfragen und archivierte Karten.
• Filtern nach Typ, Status, Begrenzungszeitraum oder Betrag; Suche nach Eigentümer oder Name.
• Die Zeilen listen Karteninhaber, Ausstellungsdatum, Limit und Restguthaben auf und bieten Funktionen zum Sperren, Verlieren/Diebstahl, Bearbeiten oder Kündigen von Karten.

Bei der Bestellung und Anforderung von Karten werden Kartentyp und Ausgabenlimits nun deutlicher angegeben.

Hinweis: Die automatische Sperrung von Karten bei verspäteter Spesenabrechnung gilt derzeit für alle Vorteilskarten.

Alles zu Ihren Ausgaben auf einen Blick: Meine Ausgaben

Meine Aufgaben, Einzelausgaben und Reisekosten befinden sich jetzt auf einer Seite – Meine Ausgaben – gruppiert nach Status: Handlungsbedarf, in Prüfung, abgeschlossen. Alle Reisekosten sind zusammengefasst, sodass Sie die zugehörigen Ausgaben leicht erkennen können.

Wählen Sie mehrere Ausgaben aus, die Sie einreichen, löschen oder gemeinsam einer Reise zuordnen möchten.

Kartenausgaben, die sich selbst erzeugen

Bei Verwendung Ihrer Perk-Karte wird automatisch ein Ausgabenentwurf anhand der Transaktionsdaten erstellt, noch bevor die Transaktion von der Bank verbucht wurde. Anschließend wird eine Benachrichtigung zur Belegerfassung ausgelöst, was den Zuordnungsprozess deutlich vereinfacht. Zuvor konnten Ausgaben erst nach Abschluss der Transaktion verknüpft werden, was bedeutete, dass man mehrere Tage warten musste, bevor man die Ausgaben einreichen konnte, und ein höheres Risiko barg, dass Belege nicht zugeordnet wurden, vergessen wurden oder manuell eingereicht werden mussten.

• Die Ausgabe wird automatisch aus der Transaktion erstellt und der Benutzer wird aufgefordert, seinen Beleg hochzuladen.
• Der Abgleich der Belege erfolgt sofort, anstatt dass man auf die Bestätigung der Transaktion warten muss.
• Jede Abweichung zwischen dem ursprünglichen Transaktionsbetrag und dem abgerechneten Betrag löst automatisch eine Überprüfung aus.

Hinweis: Die Abdeckung beschränkt sich vorerst auf Vorteilskarten (physische, virtuelle, einmalig verwendbare Karten) – bankverbundene Karten, Lodge-Karten und gemeinsam genutzte zentrale Karten sind nicht inbegriffen.

Die Perk Mobile-App verwenden

Keine Kontrollen, keine Wartezeiten. Die Perk Mobile App hält alles in Bewegung – egal, wo Sie sind. Mitarbeitende können Ausgaben unterwegs hochladen und alle Aspekte der Reise verwalten, zum Beispiel Buchungen bearbeiten, Boarding-Details einsehen und vieles mehr.

Wenn Sie Mobile Device Management (MDM) für Ihre Firmenhandys verwenden, müssen Sie die Perk Mobile-App zu Ihren autorisierten Apps hinzufügen. Andernfalls können Mitarbeitende die App selbst herunterladen, sobald wir das Upgrade abgeschlossen haben. Die Perk App ist im Apple App Store und im Google Play Store verfügbar.

Die mobile App ermöglicht es Mitarbeitern, alle wichtigen Aufgaben auf Geschäftsreisen zu erledigen, wie z. B. Spesenabrechnungen zu erstellen, Reisekosten zu verwalten, Spesen und Rechnungen zu genehmigen sowie Firmenkartendaten und Transaktionen einzusehen. Um die Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter zu optimieren, haben wir die Möglichkeit entfernt, Spesenabrechnungen im Namen anderer Personen hochzuladen oder Rechnungen hochzuladen, da diese Funktionen üblicherweise über die Web-App genutzt werden.

Ausgabenberichterstattung und -analyse

Perk beinhaltet ein Ausgaben-Reporting-Dashboard, das Kontoverwaltern und Finanzprüfern einen visuellen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens bietet – manuelle Exporte sind nicht erforderlich.

In Yokoy konnten Sie lediglich Rohdaten zu Ausgaben, Rechnungen und Transaktionen exportieren. Die Ausgabenübersicht bietet Ihrem Finanzteam direkten Einblick in Ausgabentrends und wichtige Kennzahlen.

Die Übersicht umfasst wichtige Kennzahlen wie Gesamtausgaben und Ausgabenentwicklung, durchschnittliche Ausgaben pro Mitarbeiter, Ausgaben pro Kostenart und -kategorie. Kontoadministratoren und Finanzprüfer (für die ihnen zugeordneten Unternehmen) können auf die Ausgabenübersicht zugreifen. Wie bisher können Sie Rohdaten exportieren oder den Bericht regelmäßig per E-Mail erhalten.

Weitere Informationen finden Sie unter Erfahren Sie mehr über die Ausgabenberichterstattung in Perk.Die

Wichtige Highlights des Upgrades

Zum Schluss noch einmal die wichtigsten Änderungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten: