Das Upgrade auf Perk bedeutet mehr als nur einen neuen Namen – es geht darum, echte Arbeit ohne Zeitverschwendung zu erledigen. Wir haben den Ablauf für das Anmelden, das Verwalten Ihres Teams und die Ausgabenkontrolle optimiert, damit Ihr Unternehmen noch schneller vorankommt.

 Von einer flexibleren mobilen App bis hin zu einer leistungsfähigeren Zuweisung von Kostenobjekten – hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Kontrolle zu behalten und manuelle Nachverfolgung zu vermeiden.

Die Anmeldung bei Perk funktioniert ähnlich wie bei Yokoy:

Kein Hinterherjagen von Passwörtern mehr. So gelangen Sie reibungsloser und sicherer in Ihren Arbeitsbereich.

Je nachdem, ob Ihre Firma sich bei Yokoy mit SSO oder mit einem Passwort anmeldet, müssen Sie eventuell ein paar Anpassungen vornehmen:

• Passwortauthentifizierung: Wenn sich Ihre Nutzer bisher mit einem Passwort bei Yokoy angemeldet haben, müssen Sie nichts unternehmen. Ihre Firma wird automatisch auf die Einmalpasswort-Authentifizierung (OTP) umgestellt, die mehr Sicherheit für Ihr Konto bietet.
• SSO-Authentifizierung: Wenn Ihre Firma Single Sign-on mit Yokoy verwendet hat, müssen Sie die Einstellungen Ihres Identitätsanbieters anpassen, um die Perk-Integration zu verwenden. Sie können Perk so einrichten, dass OAuth oder SAML mit mehreren Identitätsanbietern verwendet wird. Wir informieren Sie, sobald Sie diese Anpassung vornehmen müssen.

Wenn Ihre Firma den Netzwerkverkehr mit Firmen-Firewalls filtert, müssen Sie Ihre Allowlist anpassen, um Datenverkehr zu und von Perk zu erlauben.

Nutzer und Berechtigungen verwalten

Das Hinzufügen und Organisieren Ihrer Personen ist jetzt ganz intuitiv – so können Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, nicht auf die Einrichtung.

Als Account-Admin haben Sie auf der Seite Personen einen 360°-Überblick über alle Mitarbeiter:innen, die Zugriff auf Perk haben, sowie über deren Einstellungen. Sie können Mitarbeiter:innen nach verschiedenen Kriterien filtern, Profile und Rollen schnell aktualisieren und Daten nach Excel exportieren.

Ihre bestehenden Nutzer werden weiterhin Zugriff auf die Aufgaben und Aktionen haben, die sie ausführen müssen. Da Rollen in Perk sich leicht von denen in Yokoy unterscheiden, haben wir den Zugriff Ihrer Nutzer wie folgt zugeordnet:

Im Gegensatz zur Rolleneinrichtung in Yokoy, bei der Sie einem Nutzer möglicherweise mehrere Rollen zuweisen mussten, erhält eine Person in Perk mit einer bestimmten Rolle ein klar definiertes Aufgabengebiet. Einige Rollen können kombiniert werden, andere nicht.

Wie bei Yokoy können Sie die Rolle einer Person weiterhin auf eine bestimmte Firma beschränken oder ihr erlauben, die Aktion für alle Firmen im Konto auszuführen. Bedenken Sie jedoch, dass sie nicht eine Rolle in einer Firma und eine andere Rolle in einer anderen Firma ausführen kann. Es muss dieselbe Rolle für alle ausgewählten Firmen sein. Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Berechtigungen zuweisen.

Mit der Rolle als Konto-Admin erhalten Sie Zugriff auf alle Konfigurationen, die Sie benötigen, um Ihr Perk-Konto erfolgreich zu verwalten: alle Einstellungen zu Ausgaben und Rechnungen, Integrationen und Entwicklerzugriff in einem einzigen Schritt. Finanzielle Gutachter:innen haben mehr Kontrolle über Ausgaben und können jetzt Reisen, Tagespauschalen und Fahrtpauschalen bearbeiten, Ausgaben zu Reisen hinzufügen sowie Exportaufträge zurücksetzen oder abbrechen – alles direkt einsatzbereit.

Adminrollen

Früher konnten Sie in Yokoy zusätzlichen Admin-Berechtigungen an Rechnungsbearbeiter:innen, Kartenadmins und Finanz-Nutzer vergeben, um ihnen zu erlauben, Admin-Aufgaben wie die Verwaltung von Steuersätzen, das Einrichten von Kategorien oder das manuelle Hinzufügen von Karten durchzuführen. In Perk ist das nicht mehr der Fall; nur noch Konto-Admins können diese Aufgaben ausführen.

Um unerwünschten Zugriff zu verhindern, erhalten alle Nutzer mit Admin-Berechtigungen, die zusätzlich eine Schlüsselrolle wie Finanz-Nutzer, Rechnungsbearbeiter:in oder HR-Nutzer innehaben, ausschließlich diese Hauptrolle.

Wenn der Nutzer zum Beispiel zuvor die Rolle Finanz-Nutzer und die Admin-Rolle hatte, um Steuersätze, Kostenobjekte sowie Kilometerstand- und Tagespauschalen zu verwalten, wird ihm nach dem Upgrade nur noch die Rolle Financial Reviewer zugewiesen. Damit kann er keine Kostenverteilung oder Ausgabeneinstellungen mehr anpassen. Als Konto-Admin können Sie seine Rolle nach dem Upgrade bei Bedarf anpassen.

Neue Personen in Perk hinzufügen

Ähnlich wie bei Yokoy gibt es mehrere Möglichkeiten, neue Personen zu Ihrem Perk-Konto hinzuzufügen:

• Personen auf der Seite „Personen" hinzufügen (entweder manuell oder per CSV)
• Bereitstellung über SCIM
• Bereitstellung über ein HR-System eines Drittanbieters
• Bereitstellung durch einen Drittanbieter für Finanzierung & ABuchhaltungssystem

Um Reisen und Ausgaben-management einfach zu halten, sind für das Anlegen eines neuen Nutzers in Perk nur Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erforderlich.

Abhängig von Ihrer bestehenden Konfiguration in Yokoy müssen Sie möglicherweise ändern, wie Sie neue Mitarbeiter:innen / Mitarbeitende in Perk hinzufügen:

Nutzerbereitstellung über SCIM

Wenn Sie Benutzer bereitgestellt haben mithilfe von Yokoys SCIM und Sie haben keine Gläubigerkonten, Mitarbeiterrichtlinien oder Genehmigungsschwellenwerte berücksichtigt.Dann empfehlen wir Ihnen dringend, Ihre Einstellungen für den Identitätsanbieter anzupassen. Perks SCIM-Bereitstellung Sie können Yokoys SCIM-Konfiguration vorerst noch verwenden, sollten aber bedenken, dass diese zukünftig nicht mehr unterstützt wird. Wenn Sie der Umstellung jetzt zustimmen, informieren wir Sie rechtzeitig über den erforderlichen Zeitpunkt, um Serviceunterbrechungen zu vermeiden.

Nutzerbereitstellung über HR-System

Wenn Sie Ihr HR-System als maßgebliche Datenquelle für das Anlegen von Nutzern in Yokoy verwendet haben, können Sie das in Perk weiterhin tun. Wenn Sie eine Workaround-Lösung genutzt haben, das heißt Yokoy nicht direkt mit Ihrem HR-System verbunden, sondern eine Zwischenlösung verwendet haben – zum Beispiel das Erstellen einer CSV-Datei mit Nutzern, die Sie über die App oder per SFTP hochgeladen haben –, beachten Sie, dass Perk ebenfalls eine direkte Integration mit verschiedenen HRIS-Systemen anbietet, darunter HiBob, Personio, Workday, Lucca und BambooHR. Sie sollten in Betracht ziehen, auf eine dieser Integrationen umzusteigen, um den Wartungsaufwand zu verringern.

Nutzerbereitstellung über das Finanz- und Buchhaltungssystem

Wenn Sie Ihr Finanz- und Buchhaltungssystem (oder ERP) als maßgebliche Quelle für die Erstellung von Nutzern in Yokoy verwendet haben, um wichtige Finanzinformationen wie Kreditorenkonten, Berichte der direkten Manager und Gehaltsabrechnungsinformationen automatisch zu hinterlegen, dann ändert sich mit Perk nichts. Ihre Finanzsystem-Integration ist weiterhin dafür verantwortlich, diese Informationen in Perk bereitzustellen.

Nutzerbereitstellung über SFTP-Server

Wenn Sie bisher Nutzer zu Yokoy hinzugefügt haben, indem Sie eine Standard- oder benutzerdefinierte CSV-Datei auf den SFTP-Server von Yokoy hochgeladen haben, ändert sich an Ihrem Setup nichts. Bedenken Sie jedoch, dass Sie in der App keine Nutzer mehr ad hoc hochladen können, da das CSV-Dateiformat für den Nutzerimport in Perk von dem in Yokoy abweicht. Ebenso können Sie Ihre bestehende Importdatei nicht erweitern, um weitere Nutzerattribute aufzunehmen. Daher empfehlen wir, auf die Nutzerbereitstellung über SCIM, eine HRIS-Integration oder eine ERP-System-Integration umzusteigen, um Ihr Setup zukunftssicher zu machen und von neuen Entwicklungen zu profitieren.

Personen in Perk entfernen

Das Offboarding von Mitarbeiter:innen in Perk unterscheidet sich ein wenig davon, wie Sie es in Yokoy gemacht haben. In Perk können Benutzerkonten einen von vier Status haben:

• Einladen: Die Person wurde eingeladen, sich bei Perk anzumelden, hat dies aber noch nicht getan oder ihr Profil enthält nicht alle Pflichtangaben.
• Aktiv: Die Person kann zu einer Reise hinzugefügt werden oder Ausgaben in Perk verwalten.
• Archivieren: Das Konto der Person existiert in Perk, aber sie kann sich nicht mehr anmelden. Sie kann keine neuen Reisen erstellen oder Ausgaben hochladen.
• Löschen: Das Konto der Person existiert nicht mehr in Perk. In diesem Fall bereinigen wir alle ihre personenbezogenen Daten (PII) zum Schutz der Daten, behalten aber einen Nachweis über ihre Aktionen (z. B. Buchungen, Ausgaben, Rechnungen usw.) zur Nachverfolgbarkeit.

Sie können Personen auf dieselbe Weise entfernen, wie Sie es in Yokoy getan haben – je nachdem, wie Sie sie ursprünglich hinzugefügt haben. Das bedeutet: Sie können sie über Nutzerbereitstellung via SCIM, HR-System oder ERP-System entfernen oder sie manuell archivieren oder löschen.

Benutzerdefinierte Felder in Nutzerprofilen

Wir haben die Art und Weise geändert, wie wir benutzerdefinierte Informationen in den Profilen von Personen handhaben. Benutzerdefinierte Felder im Nutzer-Profil in Perk können nur vom Konto-Admin oder vom People Manager (also mit HR-Rolle) bearbeitet werden. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder eingerichtet hatten, in denen Mitarbeitende ihre eigenen Informationen wie IBAN-Nummern hinzufügen, werden wir Sie kontaktieren, um Ihnen eine Alternative anzubieten.

Zuweisung von Kosten verwalten

Behalten Sie Ihr Budget jederzeit im Griff – mit flexiblen Kostenobjekten und Finanzdimensionen, die exakt zu Ihrer Ausgabenstruktur passen.

In Perk legen Sie fest, wie Kosten verbucht werden, indem Sie bei der Einreichung von Ausgaben und Rechnungen Kostenobjekte (und benutzerdefinierte Felder) auswählen. Gäste (also Auftragnehmer/innen oder externe Personen) sehen diese Informationen nicht, wenn sie Ausgaben oder Rechnungen hinzufügen, aber Genehmiger/innen müssen die Kostenverteilung hinzufügen, bevor sie die Ausgabe oder Rechnung freigeben.

Während des Upgrade-Prozesses stellen wir sicher, dass alle Ihre bestehenden Kostenobjekte und anderen finanziellen Dimensionen in Perk zur Verfügung stehen.

Kostenobjekte in Perk

Wie Sie in Perk vielleicht schon gesehen haben, haben wir im Zuge der Vorbereitung auf das Upgrade von Yokoy ein kombiniertes Kostenverrechnungskonzept eingeführt: Kostenobjekte.

Einrichtung und Konfiguration sind ähnlich wie in Yokoy. Sie können festlegen, ob das Kostenobjekt von einer bestimmten Firma oder von allen Firmen verwendet wird, ob Mitarbeitende es bei der Buchung einer Reise auswählen sollen oder ob Sie es ausschließlich für Ausgaben oder Rechnungen nutzen möchten. Sie können das Kostenobjekt als Standard-Kostenobjekt für Mitarbeitende festlegen und einen Genehmiger auswählen, wenn Sie eine Kostenobjekt-basierte Freigabe nutzen möchten. Wenn Sie hierarchische Kostenobjekte verwenden, um die Eskalation von Freigaben zu steuern, können Sie bis zu 5 Ebenen konfigurieren. Siehe Kostenobjekte in Perk.

Für bestimmte Personen sichtbare Kostenobjekte

Wenn Sie früher bestimmte Kostenobjekte nur für Finanz-Nutzer eingeschränkt haben, können Sie den Zugriff jetzt einschränken, indem Sie bestimmte Personen angeben oder Nutzer-Gruppen verwenden. Wenn Sie also weiterhin bestimmte Kostenobjekte nur Ihrem Finanzteam anzeigen möchten, müssen Sie eine Nutzer-Gruppe „Finance“ mit Ihrem Finanzteam einrichten und dieser Nutzer-Gruppe „Finance“ den Zugriff gewähren.

Kostenobjekte bereitstellen

Sie können Kostenobjekte automatisch über eine HRIS- oder ERP-Integration bereitstellen oder mehrere Kostenobjekte auf einmal mithilfe einer CSV-Datei in der App hinzufügen.

Die HRIS-Integrationen von Perk enthalten möglicherweise nicht alle Informationen, die Sie für die korrekte Verwaltung von Spesen und Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem benötigen (z. B. eindeutige IDs zur Identifizierung darin, Genehmiger/innen). Bitte prüfen Sie daher, ob alle erforderlichen Informationen importiert wurden. Falls nicht, müssen Sie diese Informationen manuell aktualisieren.

Wenn Ihre ERP-Integration für das Anlegen von Kostenobjekten in Yokoy verantwortlich ist, ändert sich nichts. Sie wird weiterhin alle neuen Kostenobjekte mit allen Informationen hinzufügen, die für die korrekte Verbuchung verarbeiteter Ausgaben und Rechnungen benötigt werden. Wichtig ist jedoch, sicherzustellen, dass eine eventuell verwendete HRIS-Integration zur Bereitstellung von Nutzern keine Kostenobjektinformationen bereitstellt.

Weitere finanzielle Dimensionen einbeziehen

Je nach den Anforderungen Ihrer Firma haben Sie in Yokoy möglicherweise Tags verwendet, um zusätzliche finanzielle Dimensionen auf Kostenebene nachzuverfolgen. Diese Tags sind jetzt benutzerdefinierte Felder in Perk, erfüllen aber dieselbe Funktion. Sie können weiterhin neue benutzerdefinierte Felder einrichten, um Dimensionen wie Projekte, Abteilungen oder Events zu verfolgen. Jetzt haben Sie jedoch die Flexibilität zu entscheiden, ob Sie sie für die Kostenzuordnung verwenden oder lediglich Informationen zur Nutzung in Perk erfassen möchten. Diese benutzerdefinierten Felder für die Kostenzuordnung können wie zuvor verwendet werden, um den Freigabeprozess Ihrer Firma zu bestimmen.

Alle Tags und Tag-basierten Workflows, die Sie in Yokoy eingerichtet haben, bleiben nach dem Upgrade erhalten, aber Sie verwalten sie nun als benutzerdefinierte Felder. Gehen Sie einfach zu Settings > Cost management > Custom fields, wenn Sie Genehmiger/innen anpassen oder zusätzliche Werte hinzufügen möchten.

Verwaltung Ihrer Ausgabeneinstellungen

Passen Sie Ihre Limits und Regeln in Echtzeit an. Ihre Ausgaben bleiben unter Kontrolle, während Ihr Team flexibel bleibt. Mit Perk haben wir vereinfacht, wie Sie Ihre Firmen für Spesen- und Rechnungsverarbeitung einrichten und verwalten.

Während Sie in Yokoy über das Admin-Menü auf diese Einstellungen zugegriffen haben, haben wir die gesamte Kontoeinrichtung und -konfiguration unter Einstellungen zusammengefasst.

Im Gegensatz zu Yokoy, wo Sie Admin-Berechtigungen für eine bestimmte Firma vergeben konnten, können in Perk nur Konto-Admins die Einrichtung vornehmen. Sie können jedoch weiterhin bestimmte Einstellungen für eine bestimmte Firma konfigurieren und andere Einstellungen für eine andere festlegen – diese Funktionalität hat sich nicht geändert.

Um auf die spezifischen Einstellungen für eine Firma zuzugreifen, gehen Sie zu Settings > Account > Companies und wählen Sie die betreffende Firma aus, die Sie Ändern möchten. Klicken Sie auf View spend settings.

Hier finden Sie alle wichtigen Einstellungen, mit denen Sie festlegen, wie Perk Ausgaben und Rechnungen verarbeitet. Eventuell stellen Sie fest, dass einige Einstellungen entfernt wurden; keine Sorge, die Funktionen sind weiterhin vorhanden – wir haben nur bestimmte Einstellungen für alle Konten als Standard übernommen.

Zum Beispiel sind diese Optionen immer aktiviert:

• Einstellungen für die Finanz-Compliance: Finanz-Gutachter:innen können nun bei Bedarf jederzeit Ausgaben, Reisen und Tagespauschalen anpassen und haben so mehr Kontrolle über die Abrechnung von Ausgaben.
• Unternehmensübergreifende Freigaben: Wenn Sie Freigabeprozesse für Ausgaben in Kostenobjekten oder benutzerdefinierten Feldern festlegen, können Sie beliebige Personen auswählen – unabhängig davon, zu welcher Firma sie gehören –, selbst wenn Sie die Nutzung des Kostenobjekts oder benutzerdefinierten Felds auf eine bestimmte Firma beschränken. So geben wir Ihnen mehr Flexibilität in Ihren Freigabeabläufen. Wenn Sie Ihre Freigabe jedoch auf Personen aus einer bestimmten Firma beschränkt haben, ändert sich an Ihrem Setup nichts. Sie können weiterhin die entsprechende Person zuweisen, die zu der Firma gehört, in der das Kostenobjekt eingerichtet ist.

Einige andere Funktionen sind derzeit noch nicht verfügbar, aber das bedeutet nicht, dass wir sie nicht zu einem späteren Zeitpunkt anbieten werden:

• Session-Timeouts: Es ist nicht mehr möglich, das Session-Timeout aufgrund von Inaktivität zu konfigurieren.
• Analytics für Submitter und Manager: Wir arbeiten daran, Ihnen umfassendere Analytics und Berichte zu Ihren Ausgaben bereitzustellen. Daher haben wir die Möglichkeit für Submitter und Manager entfernt, Ausgaben-Analytics einzusehen – aber bleiben Sie dran, bald kommen neue Analytics-Funktionen hinzu.

Beim Upgrade-Prozess behalten wir Ihre bestehende Konfiguration bei – Sie müssen sie nur ändern, wenn Sie das möchten!

Die Perk Mobile-App verwenden

Keine Kontrollen, keine Wartezeiten. Die Perk Mobile App hält alles in Bewegung – egal, wo Sie sind. Mitarbeitende können Ausgaben unterwegs hochladen und alle Aspekte der Reise verwalten, zum Beispiel Buchungen bearbeiten, Boarding-Details einsehen und vieles mehr.

Wenn Sie Mobile Device Management (MDM) für Ihre Firmenhandys verwenden, müssen Sie die Perk Mobile-App zu Ihren autorisierten Apps hinzufügen. Andernfalls können Mitarbeitende die App selbst herunterladen, sobald wir das Upgrade abgeschlossen haben. Die Perk App ist im Apple App Store und im Google Play Store verfügbar.

Die mobile App ermöglicht Mitarbeiter:innen, alle wichtigen Aufgaben auf Geschäftsreisen zu erledigen, zum Beispiel Spesen zu erstellen, Reisespesen zu verwalten, Ausgaben und Rechnungen freizugeben sowie Details zur Firmenkarte oder Transaktionen einzusehen. Mit diesem Fokus auf das Erlebnis der Mitarbeitenden haben wir die Möglichkeit entfernt, Spesen im Namen einer anderen Person zu erfassen oder Rechnungen hochzuladen, da diese Aufgaben in der Regel über die Web-App ausgeführt werden.

Ausgabenberichterstattung und -analyse

Perk beinhaltet ein Ausgaben-Reporting-Dashboard, das Kontoverwaltern und Finanzprüfern einen visuellen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens bietet – manuelle Exporte sind nicht erforderlich.

In Yokoy konnten Sie lediglich Rohdaten zu Ausgaben, Rechnungen und Transaktionen exportieren. Die Ausgabenübersicht bietet Ihrem Finanzteam direkten Einblick in Ausgabentrends und wichtige Kennzahlen.

Die Übersicht umfasst wichtige Kennzahlen wie Gesamtausgaben und Ausgabenentwicklung, durchschnittliche Ausgaben pro Mitarbeiter, Ausgaben pro Kostenart und -kategorie. Kontoadministratoren und Finanzprüfer (für die ihnen zugeordneten Unternehmen) können auf die Ausgabenübersicht zugreifen. Wie bisher können Sie Rohdaten exportieren oder den Bericht regelmäßig per E-Mail erhalten.

Weitere Informationen finden Sie unter Entdecken Sie das Ausgabenreporting in Perk.

Wichtige Highlights des Upgrades

Zum Schluss noch einmal die wichtigsten Änderungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten: