Bei Perk sind wir verpflichtet, die höchsten Standards in Bezug auf Datenintegrität und Transparenz einzuhalten. Wir möchten sicherstellen, dass Sie genau wissen, wie wir mit Ihren Daten umgehen.

Datenverarbeitung und Hosting

Um Transparenz in Bezug auf die von uns verarbeiteten Informationen zu gewährleisten, stellen wir ein detailliertes Inventar der in unseren Services enthaltenen Datentypen zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Nutzung der Plattform erweitern – etwa durch die Hinzufügung von Reiseplanung oder Events-Lösungen – passt sich der Umfang der Datenverarbeitung entsprechend an, um diese spezifischen Services zu ermöglichen. 

Eine detaillierte und aktuelle Beschreibung aller verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten finden Sie in Abschnitt 3 unserer Vorlage für eine Datenverarbeitungsvereinbarung, die im Rechtsbereich der Perk-Website verfügbar ist.

Perk verarbeitet personenbezogene Daten basierend auf Ihrem Hauptstandort.

• Kunden mit Sitz im EWR: Daten werden in Irland, Deutschland, Spanien und der Schweiz verarbeitet.
• Kunden mit Sitz in den USA: Die Daten werden an Standorten im EWR und in den Vereinigten Staaten verarbeitet.
• Kunden mit Sitz im Vereinigten Königreich: Die Daten werden an Standorten im EWR und im Vereinigten Königreich verarbeitet.

Hinweis: Perk kann personenbezogene Daten innerhalb der Perk Gruppe weitergeben, sofern eine formelle interne Vereinbarung zur gemeinsamen Datennutzung besteht, um eine nahtlose Servicebereitstellung zu gewährleisten.

Wir führen eine transparente Liste aller Subunterauftragsverarbeiter von Drittparteien. Sie können die vollständige Liste auf der Perk Trust Center Sub-processors page einsehen.

Sicherheitszertifizierungen

Perk unterhält ein robustes Sicherheitsprogramm mit branchenüblichen Kontrollen, strengen Richtlinien und einer kontinuierlichen Überprüfung durch unabhängige Dritte. Die Perk Plattform – einschließlich Lösungen für Reiseplanung und Ausgaben-management – verfügt derzeit über mehrere wichtige Zertifizierungen, darunter ISO 27001:2022 und SOC 2 Type I.

Wir verpflichten uns, diese Schutzmaßnahmen weiterhin zu gewährleisten, indem wir alle bestehenden, zuvor von Yokoy gehaltenen Sicherheitszertifizierungen beibehalten und erneuern. Darüber hinaus weiten wir unsere Zertifizierungsabdeckung aktiv auf die gesamte Plattform aus, um eine durchgängig einheitliche Sicherheit auf Enterprise-Niveau für alle Nutzer sicherzustellen.  Weitere Informationen finden Sie im Perk Trust Center.

Datenaufbewahrung für das Ausgaben-management

Perk stellt sicher, dass Daten in Übereinstimmung mit lokalen gesetzlichen Anforderungen und globalen Sicherheitsstandards aufbewahrt werden. Unsere Aufbewahrungsrichtlinien für das Ausgaben-management (früher Yokoy) umfassen Folgendes:

• Rechtskonforme Archivierung: Alle Ausgabendaten und Quittungsbilder werden in einem sicheren Cloud-Archiv für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Dazu gehört zum Beispiel eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für die Schweiz und Liechtenstein, um ESTV-konform zu bleiben.
• Revisionssichere Aufbewahrung: Daten werden so gespeichert, dass sie während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können. So wird eine revisionssichere Archivierung gewährleistet.
• Offboarding und Datenexportieren: Beim Offboarding können Kundinnen und Kunden einen vollständigen Exportieren ihrer Daten anfordern, einschließlich Quittung (Beleg (document)) und Anhängen, im CSV- oder JSON-Format. Diese Exportiert werden sicher über SFTP oder zeitlich begrenzte Cloud-Speicher-Buckets bereitgestellt.
• Löschen personenbezogener Daten: Nach einem Daten-Exportieren können Kunden die Löschung personenbezogener Daten als Sonderwunsch anfragen. Wir bieten die Möglichkeit, Daten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren, alle Daten an den Kunden zurückzugeben oder auf Sonderwunsch eine vollständige Löschung durchzuführen.
• Endgültigkeit der Löschung: Alle Löschungen werden gemäß den geltenden lokalen gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzbestimmungen durchgeführt. Sobald Daten gelöscht wurden, können sie nicht wiederhergestellt werden.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zu unseren Aufbewahrungsfristen finden Sie im Perk Trust Center.