Mehrere Personen mithilfe einer CSV-Datei hinzufügen oder aktualisieren

Sie können Personen in der Personenverwaltung per CSV-Datei in großen Mengen hinzufügen oder aktualisieren. In Perk stehen Ihnen zwei CSV-Vorlagen zum Hinzufügen oder Aktualisieren von Personen zur Verfügung:

Account-Administratoren, Firmenadministratoren und Personalmanager können diese Aufgabe ausführen.

Personendaten

Mit der Personendatenvorlage können Sie Personen in großen Mengen zu Perk hinzufügen. Sie können grundlegende Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Rolle festlegen. Dieselbe Vorlage lässt sich verwenden, um mehrere Werte für bestehende Personen zu aktualisieren.

Diese Vorlage gilt für alle Kontoeinstellungen, unabhängig davon, ob Sie Perk zur Buchung von Reisen, zur Verwaltung von Veranstaltungen oder zur Abwicklung von Ausgaben und Rechnungen nutzen.

Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. Beschreibung
Vorname Vorname oder erster Name der Person.
Nachname Familienname oder Nachname der Person.
Benutzername Wird beim ersten Hochladen automatisch erstellt. Geben Sie diesen Wert nur an, wenn der Benutzer bereits existiert.
E-Mail E-Mail-Adresse der Person, die sich bei Perk angemeldet hat.
Unternehmen Verwenden Sie dieses Feld nur, wenn Ihre Perk-Konfiguration mehrere Unternehmen umfasst. Siehe Unternehmen hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Hiermit weisen Sie einem Benutzer in Ihrem Perk-Konto ein bestimmtes Unternehmen zu. Das Unternehmen muss bereits in Perk existieren und der angegebene Name muss exakt mit dem Namen des bestehenden Unternehmens übereinstimmen.
Eindeutige ID Eindeutige Benutzerkennung. Häufig handelt es sich dabei auch um das Kreditorenkonto des Mitarbeiters. Maximal zulässige Zeichen: 255 Zeichen
Sprache

Zeigt die bevorzugte Sprache des Benutzers an:

  • Englisch: en für britisches Englisch, en-US für amerikanisches Englisch
  • Deutsch: de
  • Französisch: fr
  • Italienisch: it
  • Niederländisch: nl

Hierdurch werden auch das Datumsformat und die Maßeinheit für das Profil der Person bestimmt.
Währung Währungscode der Person. Dreistelliger ISO-4217-Code (z. B. EUR, USD).
Linienmanager E-Mail-Adresse des/der Vorgesetzten. Der/Die Vorgesetzte muss bereits in Perk vorhanden sein; andernfalls schlägt der Importvorgang fehl.
Geschlecht

Gibt das Geschlecht der Person an, was für die Reise erforderlich sein kann:

  • Männlich: M
  • Weiblich: F
  • Nicht-binär: X oder x

Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Konto die Option „nicht-binär“ verwenden möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Kontomanager.
Geburtsdatum Geburtsdatum der Person im YYYY-MM-DD Format
Land des Wohnsitzes Ländercode des Wohnsitzlandes der Person. ISO 3166-1 Alpha-2-Code (z. B. ES für Spanien).
Rollen

Rolle der Person. Falls mehrere Rollen zutreffen, trennen Sie diese durch ein Semikolon (;).

  • admin (alle)
  • Finanzen d. h. Analyst (Reisen)
  • Auditor (Ausgaben)
  • financial_reviewer (spend)
  • travel_manager (Reisen)
  • travel_admin (Ausgaben)
  • Reisender (d. h. Mitarbeiter)
  • Gast (Reise)
  • no_access (Reisen)
  • hr d. h. Personalmanager (alle)
  • card_admin (Karten)
  • invoice_processor (Rechnungen)
  • company_admin (alle)
  • Entwickler (alle)
Zugewiesene Nutzer E-Mail-Adressen der Personen, für die die Person Aufgaben im Bereich Reisemanagement und -analyse übernehmen kann. Trennen Sie die einzelnen Personen, indem Sie die E-Mail-Adressen in Anführungszeichen setzen. Zum Beispiel: „john@example.com“„alex@example.com“„jo@example.com"
Zugewiesenes Unternehmen Name des Unternehmens oder der Unternehmen, bei denen die Person die Rolle eines Reisemanagers oder -analysten übernehmen kann. Der Wert muss exakt übereinstimmen. Trennen Sie die einzelnen Unternehmen durch Anführungszeichen. Zum Beispiel: "Perk SL""Perk Ltd""Perk SLU"
Ist aktiv Ja → hebt die Archivierung des Benutzers auf (nur wenn er aktuell archiviert ist)
Nein → archiviert den Benutzer (nur wenn er aktuell aktiv ist)
Wirkt nur auf Aktualisierungen (Zeilen mit einem BenutzernamenWird bei der Erstellung neuer Benutzer ignoriert.

Aktualisierung der Personendaten

Die Vorlage für Personendaten ermöglicht es Ihnen auch, bestehende Personen in Perk zu aktualisieren. Der Benutzername Die Spalte gibt Perk an, ob eine Person erstellt oder aktualisiert werden soll. Wenn eine Zeile einen Benutzernamen enthält, wird dieser verarbeitet.Perk aktualisiert die entsprechende Person. Wenn der Benutzername Wenn das Feld leer bleibt, erstellt Perk eine neue Person.

Beachten Sie diese Regeln beim Aktualisieren von Personen:

  • Geben Sie für jede Person, deren Daten Sie aktualisieren möchten, den Benutzernamen an. Wenn Sie eine Zeile für eine bestehende Person ohne Benutzernamen erneut hochladenDer Import schlägt aufgrund eines Fehlers mit doppelter E-Mail-Adresse fehl. Perk führt keine automatische Zuordnung anhand der E-Mail-Adresse durch.
  • Fügen Sie nur die Spalten hinzu, die Sie ändern möchten. Wenn Sie eine optionale Spalte leer lassen, behält Perk den vorhandenen Wert bei. Sie können optionale Spalten auch vollständig weglassen.
  • Rollen: Sind weder die Spalte „Rollen“ noch die Spalte „Admin“ in der Datei vorhanden, bleiben bestehende Rollen erhalten. Sind die Spalten zwar vorhanden, aber leer, wird keine Rolle zugewiesen.
  • Ist aktiv: Diese Spalte funktioniert nur bei Aktualisierungszeilen (Zeilen mit einem Benutzernamen).). Dies wird bei der Erstellung neuer Personen ignoriert.

Der Benutzername Die E-Mail-Adresse der Person wird beim Erstellen des Kontos automatisch als Referenz festgelegt. Sie finden diese im Bereich „Personen“ in Perk. So aktualisieren Sie bestehende Kontakte in großen Mengen:

  1. Gehe zu Personen.
  2. Exportieren Sie die aktuelle Personenliste, um den Benutzernamen jeder Person zu erhalten.Die
  3. Öffnen oder erstellen Sie eine CSV-Datei mit Personendaten und fügen Sie den Benutzernamen hinzu. für jede Person, deren Daten Sie aktualisieren möchten.
  4. Füllen Sie nur die Spalten aus, die Sie ändern möchten. Lassen Sie die anderen Spalten leer, um die vorhandenen Werte beizubehalten.
  5. Wählen Sie Daten verwalten > Daten importierenDie
  6. Wählen Sie Personendaten ausDie
  7. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und wählen Sie Daten importieren.Die

Spend data

Mithilfe der Ausgabendatenvorlage können Sie bestehenden Perk-Mitarbeitern zusätzliche Informationen hinzufügen, die für die Spesen- und Rechnungsbearbeitung verwendet werden. Beispielsweise können Sie festlegen, wer Spesen im Namen der jeweiligen Person einreichen oder genehmigen darf.

Die Person muss bereits in Perk angelegt sein, um diese Vorlage verwenden zu können. Wenn Sie versuchen, Personen nur mithilfe der Ausgabendatenvorlage hinzuzufügen, zeigt Perk eine Fehlermeldung an.

Alle für Ihre Organisation konfigurierten benutzerdefinierten Felder. Mehrere benutzerdefinierte Felder werden durch ein Semikolon (;) getrennt. Beschreibung
E-Mail E-Mail-Adresse der Person in Perk. Falls die Person in Perk nicht existiert, schlägt der Importvorgang fehl.
Kostenbevollmächtigter: einreichen (Assistent) E-Mail-Adresse der Person, die kann Ausgaben im Namen der Person einreichen.
Kostenbeauftragter: genehmigen E-Mail-Adresse der Person, die kann Ausgaben im Namen der Person genehmigen.
Limit für die automatische Genehmigung von Ausgaben Betrag, unterhalb dessen Ausgaben von der Person automatisch genehmigt werden.
Grenze für die automatische Weiterleitung von Reisekosten Betrag, ab dem Ausgaben und Rechnungen zusätzlich die Genehmigung durch den/die Vorgesetzte/n erfordern. Gilt nur, wenn Perk so konfiguriert ist, dass die Genehmigung durch den/die Vorgesetzte/n verwendet wird.
Mitarbeiterrichtlinie ID der Mitarbeiterrichtlinie, die mit der Person verbunden ist.

Tipp:Verwenden Sie die Massenaktion auf der Seite „Personen“, um die Daten zu aktualisieren. Standardkostenobjekt, Reiserichtlinie oder Reisegenehmigungsprozess für eine Person.

Formatieren der CSV-Datei

Bei Verwendung der CSV-Vorlagen muss die Kopfzeile beibehalten werden. Andernfalls schlägt der Importvorgang fehl.

Beachten Sie beim Bearbeiten der CSV-Datei folgende Kriterien:

  • Die Attribute werden durch ein Komma getrennt.
  • Die einzelnen Zeilen (also die Personen) werden durch ein Semikolon getrennt.
  • Alle Werte müssen als Textzeichenfolgen angegeben werden. Die Werte dürfen keine Sonderzeichen enthalten.
  • Namensfelder (Vorname und Nachname) dürfen Umlaute und diakritische Zeichen enthalten. Andere Felder dürfen diese Zeichen nicht enthalten.
  • Die Rollen müssen einen der angegebenen Werte annehmen; andernfalls werden sie ignoriert.

Wenn Sie mehrere Personen zu Perk hinzufügen möchten, empfiehlt es sich, Ihre CSV-Dateien nach Möglichkeit in kleinere Dateien aufzuteilen. Die maximale Zeilenanzahl beträgt 400. Kleinere CSV-Dateien mit weniger als 50 Zeilen werden sofort verarbeitet. Größere Dateien mit bis zu 400 Zeilen werden im Hintergrund verarbeitet. Perk sendet Ihnen eine E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist.

Das CSV-Format wird während des Importvorgangs geprüft, und etwaige Fehler in der Kopfzeile werden im Upload-Fenster angezeigt. Enthält die Datei ungültige Werte für ein bestimmtes Attribut, erstellt Perk einen Fehlerbericht, den Sie herunterladen können und der Anweisungen zur Fehlerbehebung enthält.

Tipp:Bei manchen Integrationsmethoden (CSV, ERP, HRIS) lassen sich möglicherweise nicht alle erforderlichen Informationen für die Spesen- und Rechnungsverarbeitung hinzufügen. In diesen Fällen können Sie die CSV-Datei verwenden, um die Benutzer mit fehlenden Informationen zu aktualisieren.

Hinzufügen von Personen per CSV

Um Personen per CSV zu Perk hinzuzufügen, müssen Sie diese in Perk mithilfe der Personendatenvorlage anlegen.

Wenn Sie Perk für die Spesen- und Rechnungsverarbeitung nutzen möchten, können Sie das bestehende Profil mithilfe der Ausgabendatenvorlage aktualisieren. Verwenden Sie dazu dieselbe E-Mail-Adresse, die Sie beim Hinzufügen der Person mithilfe der Personendatenvorlage angegeben haben.

Um mehrere Personen gleichzeitig hinzuzufügen:

  1. Geh zu People.
  2. Klicken Sie auf Daten verwalten und wählen Sie dann Daten importieren.
  3. Wählen Sie Personendaten aus.
  4. Laden Sie eine Datei hoch Personendaten CSV-Datei und klicken Sie auf Daten importieren.

Um bestehenden Mitarbeitern Ausgabeninformationen hinzuzufügen:

  1. Sobald die Personen zu Perk hinzugefügt wurden, klicken Sie auf Daten verwalten und wählen Sie dann Daten importieren.
  2. Wählen Sie Ausgabendaten aus.
  3. Laden Sie eine Datei hoch Geben Sie die Daten in der CSV-Datei aus und klicken Sie auf Daten importieren.

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