Dieser Artikel beschreibt, wie Sie einen Reisegenehmigungsprozess erstellen, bei dem zwei Personen eine Reise genehmigen müssen – die Reihenfolge ist dabei egal. Nutzen Sie diese Methode, wenn zwei Unterschriften erforderlich sind (z. B. von der Führungskraft und dem Kostenstellenverantwortlichen) und es keine Rolle spielt, wer die Reise zuerst genehmigt.

Bevor Sie beginnen

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto Zugriff auf die Zwei-Faktor-Authentifizierung hat (z. B. Pro-Tarif und entsprechende Funktionsverfügbarkeit). Falls die Option zum Hinzufügen eines zweiten Genehmigers nicht angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder den Support.
• Legen Sie fest, wer die beiden Genehmiger sein sollen. Sie können bestimmte Personen benennen, z. B. den/die Vorgesetzte/n des Reisenden oder den/die Genehmiger/in des Kostenobjekts. Beide erhalten die Genehmigungsanfrage gleichzeitig.
• Legen Sie fest, wann diese Regel gelten soll (z. B. für alle Fahrten, nur für Fahrten außerhalb der Richtlinien oder nur bei Auswahl eines bestimmten Kostenträgers). Ihre Reiserichtlinien definieren, was als richtlinienkonform bzw. richtlinienwidrig gilt.

Einrichtung des Genehmigungsprozesses

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Reiseverwaltung > Reisegenehmigungen.
2. Klicken Sie auf Neuer Genehmigungsprozess.
3. Geben Sie dem Genehmigungsprozess einen Namen und wählen Sie aus, für wen der Prozess gilt (z. B. für welche Reisenden oder Unternehmen).
4. Wählen Sie unter Ist bei der Buchung eine Genehmigung erforderlich? die Option Ja aus.
5. Unter Wer sollte ihre Reisen genehmigen? klicken Sie auf Genehmiger auswählen und wählen Sie den ersten Genehmiger (z. B. den Linienvorgesetzten oder eine bestimmte Person).
6. Klicken Sie auf Einstellungen auswählen und legen Sie fest, welche Buchungsarten genehmigungspflichtig sind (z. B. nur Buchungen außerhalb der Richtlinien oder alle Reisen). Die Optionen hängen von Ihren Reiserichtlinien ab.
7. Um die Regel auf bestimmte Kostenobjekte zu beschränken, bewegen Sie den Mauszeiger über Einstellung auswählen, klicken Sie auf + wenn und wählen Sie das Kostenobjekt aus.

Hinzufügung des zweiten Genehmigers

1. Klicken Sie neben der ersten Genehmigungsregel auf + und auch (oder auf die Option, die einen zweiten Genehmiger mit "und auch" / parallelem Verhalten hinzufügt).
2. Wählen Sie den zweiten Genehmiger aus (z. B. einen bestimmten Benutzer oder Kostenstellengenehmiger). Die Regel sollte wie folgt lauten: „Genehmigung von [erster Genehmiger] und auch [zweiter Genehmiger] anfordern.“
3. Unter Genehmigungen für Änderungen an gebuchten Reisen können Sie auswählen, ob und wie Änderungen an der Reise nach der Buchung genehmigt werden müssen. Sie können Nutzen Sie die Optionen oder erstellen Sie Ihre eigenen Regeln.
4. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess erstellen .

Nach dem Speichern wird für jede Reise, die der Regel entspricht, die Genehmigungsanfrage gleichzeitig an beide Genehmiger gesendet. Die Reihenfolge der Genehmigung ist dabei beliebig. Die Reise wird erst gebucht, nachdem beide Genehmiger zugestimmt haben. Lehnt einer der Genehmiger ab, wird die Anfrage zurückgewiesen und der Anfragende erhält eine Benachrichtigung.

Tipp: Die parallele Genehmigung ist sinnvoll, wenn sowohl der Linienvorgesetzte als auch der Budgetverantwortliche zustimmen müssen, die Reihenfolge aber nicht festgelegt werden soll. Beispielsweise wird die Anfrage an beide gesendet, wenn Sie den Linienvorgesetzten und gleichzeitig den Kostenstellengenehmiger um Genehmigung bitten. Unabhängig davon, wer zuerst zustimmt, muss die andere Person die Reise dennoch genehmigen, bevor sie gebucht wird.
Weitere Szenarien für ein zweistufiges Genehmigungsverfahren finden Sie unter Beispiele für zweistufige Genehmigungsregeln.