Dieser Artikel erklärt, was passiert, wenn für dieselbe Reise mehrere Genehmigungsregeln gelten könnten – zum Beispiel mehrere Regeln mit unterschiedlichen Bedingungen oder zweistufige Genehmigungsregeln, wenn Sie eine erweiterte Genehmigungskonfiguration eingerichtet haben.

Nutzen Sie es, um Ihre Genehmigungseinstellungen zu gestalten und um zu verstehen, warum eine bestimmte Person eine bestimmte Anfrage genehmigen kann oder nicht.

Perk ermittelt zunächst, welches Genehmigungsverfahren für einen Reisenden gilt:

• Kein Verfahren → keine Genehmigung;
• Ein Prozess → jener Prozess;
• Mehrere Prozesse → am restriktivsten.

Weitere Informationen finden Sie unter Reisegenehmigungsprozesse in Perk. Innerhalb dieses Prozesses wird, wenn mehrere Regeln auf dieselbe Reise zutreffen, eine Regel herangezogen, um den Genehmigungsweg zu bestimmen.

Eine Regel entscheidet über den Genehmigungsprozess

Ihr Unternehmen kann mehrere Genehmigungsprozesse und darin mehrere Regeln haben (z. B. unterschiedliche Regeln für Reisen außerhalb der Richtlinien, für bestimmte Kostenträger oder für verschiedene Reisegruppen).

Wenn eine Reise zur Genehmigung eingereicht wird, prüft Perk, welche Regeln zutreffen. Treffen mehrere Regeln auf die Reise zu, nur eine davon wird zur Bestimmung der genehmigenden Person herangezogen. Die anderen Regeln sind für diesen Antrag nicht anwendbar.

In der Praxis erhalten mehrere Personen eine Genehmigungsbenachrichtigung (ein „erster Genehmiger“ pro anwendbarer Regel). Sobald eine dieser Personen die Genehmigung erteilt hat, wird die entsprechende Regel gesperrt. Die Anfrage folgt dann ausschließlich dieser Regel – beispielsweise wird sie in einem sequenziellen Ablauf an den zweiten Genehmiger dieser Regel weitergeleitet oder wartet in einem parallelen Ablauf auf den dritten Genehmiger. Die anderen Regeln sind nicht mehr anwendbar. Personen, die in den anderen Fällen erste Genehmiger waren, können diese Anfrage nicht mehr genehmigen.

In einigen gemischten Konfigurationen können die Regeln für die einstufige Genehmigung weiterhin unabhängig angewendet werden.

Beispielsweise können Sie einen Genehmigungsprozess mit zwei Regeln einrichten:

• Regel 1 – Ein-Schritt-Genehmigung durch Ellie
• Regel 2 – Zweistufiges Verfahren (nur für Pro-Mitglieder): Genehmigung durch den/die Vorgesetzte/n und anschließend durch die Finanzabteilung

Wenn Ellie in diesem Fall zustimmt, kann die Reise gebucht werden. Die Zustimmung des Vorgesetzten und der Finanzabteilung ist nicht erforderlich, da Perk die erste Regel als maßgeblich für die Genehmigung anwendet. Wäre Ellie gleichzeitig die Vorgesetzte der betreffenden Person, hätte der zweistufige Genehmigungsprozess Vorrang, d. h. die Reise müsste zunächst von ihr und anschließend von der Finanzabteilung genehmigt werden.

Warum sich das komplex anfühlen kann

• Mehrere Benachrichtigungen. Wenn Sie Regel A (z. B. Marina dann Craig) und Regel B (z. B. Rocky und Lynn) haben und eine Reise auf beide Regeln zutrifft, erhalten Marina, Rocky und Lynn möglicherweise alle eine Benachrichtigung. Nur einer von ihnen sollte die Reise zuerst bestätigen; sobald dies geschehen ist, ist der Reiseweg festgelegt und die anderen können nicht mehr bestätigen.
• Unterschiedliche Ergebnisse. Wer zuerst zustimmt bestimmt, welche Regel Anwendung findet. Stimmt Marina zuerst zu, wird Craig zum zweiten Genehmiger. Stimmt Rocky zuerst zu, muss Lynn trotzdem zustimmen. So kann ein und dieselbe Reiseart je nachdem, wer zuerst handelt, unterschiedliche Genehmigungswege durchlaufen.
• Ablehnungen und Benachrichtigungen. Wenn jemand ablehnt, erhält der Anfragende immer eine Benachrichtigung. In sequenziellen Abläufen wird der erste Genehmiger benachrichtigt, wenn der zweite Genehmiger ablehnt. In parallelen Abläufen erhält der Genehmiger, der bereits genehmigt hat, eine Benachrichtigung, wenn der andere ablehnt. Bei mehreren Regeln ist es möglicherweise nicht für jeden offensichtlich, warum er handeln kann oder nicht – die Dokumentation der Regeln und Tests mit Beispielreisen helfen.

Empfehlungen

• Regeln nach Möglichkeit einfach halten. Priorisieren Sie einstufige Regeln. Wenn Ihre Geschäftsanforderungen eine komplexe Genehmigung erfordern, verwenden Sie klare zweistufige Regeln (z. B. „Nicht konform mit den Richtlinien: Linienvorgesetzter, dann Finanzabteilung“) anstelle vieler sich überschneidender Regeln.
• Dokumentieren Sie, wer zuerst handeln soll. Wenn mehrere Personen eine Anfrage erhalten, vereinbaren Sie intern, wer der vorgesehene erste Genehmiger ist (z. B. „Für dieses Kostenobjekt genehmigt zuerst der Linienvorgesetzte“).
• Testen Sie mit echten Reisenden- und Kostenobjektdaten. Erstellen Sie eine Testreise, die mehreren Regeln entspricht, und bestätigen Sie, wer die Anfrage erhält und was passiert, wenn die erste Person zustimmt oder ablehnt.
• Verwenden Sie Bedingungen, um Regeln einzugrenzen. Beschränken Sie Regeln auf bestimmte Kostenobjekte, Reisegruppen oder Richtlinienkonformität/Richtlinienverstoß, sodass weniger Regeln für dieselbe Reise gelten.