Dieser Artikel liefert konkrete Beispiele für die Funktionsweise von zweistufigen Genehmigungsverfahren mit verschiedenen Genehmigertypen (Linienvorgesetzter, Kostenstellenverantwortlicher, bestimmte Personen) und in Situationen wie mehreren Reisenden, Abwesenheit und gemischten Regeln. Nutzen Sie ihn, um Ihre eigenen Prozesse abzubilden und Genehmiger zu schulen.
Zuerst der Linienvorgesetzte, dann ein weiterer Genehmiger (sequenziell).
Vorgehensweise: Genehmigung vom Vorgesetzten einholen, anschließend von Craig (z. B. Finanzleiter) bearbeiten lassen.
Beispiel: Sarahs direkte Vorgesetzte ist Jo; Craig ist für die Finanzgenehmigung zuständig. Wenn Sarah eine Reise beantragt, die dieser Regel entspricht, erhält Jo zuerst den Genehmigungsantrag. Jo genehmigt ihn. Anschließend erhält Craig den Antrag und genehmigt ihn ebenfalls. Die Reise wird gebucht. Lehnt Jo den Antrag ab, wird er zurückgewiesen und Sarah benachrichtigt; Craig erhält die Benachrichtigung nicht. Lehnt Craig den Antrag ab, nachdem Jo ihn genehmigt hat, wird er ebenfalls zurückgewiesen, Sarah und Jo werden benachrichtigt.
Anwendungsfall: Zunächst sollte der Manager den geschäftlichen Bedarf bestätigen, anschließend die Finanzabteilung (oder eine andere zuständige Stelle) das Budget oder die Richtlinien. Üblicherweise bei Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen oder besonders hohe Kosten verursachen.
Genehmiger des Kostenobjekts und Linienvorgesetzter (parallel)
Setup: Genehmigung vom Genehmiger des Kostenobjekts und auch Vorgesetzten einholen.
Beispiel: Die Reise wird über das Kostenobjekt „Marketing“ abgerechnet; Alex ist der Genehmiger für dieses Kostenobjekt. Sarahs Vorgesetzte ist Jo. Wenn Sarah die Reise einreicht, erhalten sowohl Alex als auch Jo die Genehmigungsanfrage. Jeder von beiden kann zuerst genehmigen; die Reise wird jedoch erst genehmigt, nachdem beide zugestimmt haben. Lehnt einer der Genehmiger die Anfrage ab, wird sie zurückgewiesen und Sarah und Jo werden benachrichtigt (Jo kann nach einer Ablehnung nicht mehr genehmigen).
Anwendungsfall: Sowohl der Budgetverantwortliche (Kostenträger) als auch der Personalverantwortliche (Linienvorgesetzter) müssen die Freigabe erteilen. Die Reihenfolge ist dabei unerheblich. Dies ist hilfreich, wenn der Kostenträger im Checkout ausgewählt wird und Sie beide Perspektiven benötigen.
Linienvorgesetzter, dann Genehmiger des Kostenobjekts (sequenziell).
Setup: Genehmigung vom Linienvorgesetzten einholen, gefolgt von dem Genehmiger des Kostenobjekts.
Beispiel: Sarahs Vorgesetzte ist Jo; die Reise wird über das Kostenobjekt „Marketing“ abgerechnet und Alex ist der Genehmiger. Jo erhält den Antrag zuerst und genehmigt ihn. Anschließend erhält Alex den Antrag und genehmigt ihn ebenfalls. Die Reise wird gebucht. Hätte die Reise ein anderes Kostenobjekt verwendet, wäre der zweite Genehmiger derjenige, der diesem Kostenobjekt unter „Einstellungen > Kostenmanagement > Kostenobjekte“ zugeordnet ist.
Anwendungshinweise: Der Linienvorgesetzte sollte zunächst die Notwendigkeit prüfen, anschließend die für das Budget verantwortliche Person die Ausgaben freigeben. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Kostenstellen vorhanden sind und jede einen eigenen Genehmiger hat.
Mehrere Reisende mit unterschiedlichen Linienvorgesetzten (sequenziell)
Vorgehensweise: Genehmigung des/der Vorgesetzten einholen, gefolgt von Craig. Die Reise umfasst zwei Reisende mit unterschiedlichen Vorgesetzten (z. B. Lynn und Marina).
Verhalten: Nur eine der beiden Linienmanagerinnen kann die Genehmigung erteilen. Sobald eine von ihnen (z. B. Lynn) die Genehmigung erteilt, wird der Antrag an Craig weitergeleitet, und die andere Linienmanagerin (Marina) kann diesen Antrag nicht mehr bearbeiten. Nach Craigs Genehmigung wird die Reise gebucht. Lehnt Lynn ab, wird der Antrag zurückgewiesen und die Antragstellerin benachrichtigt. Lehnt Marina ab, wird der Antrag ebenfalls zurückgewiesen und sowohl die Antragstellerin als auch Lynn werden benachrichtigt.
Hinweis: Das genaue Verhalten, wenn mehrere Personen als „Erstgenehmiger“ fungieren können (z. B. mehrere Linienvorgesetzte), hängt von Ihrer Genehmigungskonfiguration ab. Testen Sie dies mit einer Reise mit mehreren Reisenden, um zu bestätigen, wer die Anfrage erhält und wer handeln kann.
Abwesenheits- und Reisebeauftragter
Wenn für den ersten oder zweiten Genehmiger ein Reisevertreter hinterlegt ist (z. B. in den Einstellungen oder im Profil) und er als abwesend markiert ist, kann der Vertreter die Genehmigungsanfrage an seiner Stelle entgegennehmen und bearbeiten. Bei sequenziellen Abläufen fungiert der Vertreter in der gleichen Reihenfolge als erster oder zweiter Genehmiger. Bei parallelen Abläufen können der Vertreter und der andere Genehmiger die Genehmigung in beliebiger Reihenfolge erteilen. Richten Sie Vertreter so ein, dass immer jemand handeln kann, wenn der primäre Genehmiger abwesend ist.
Gemischte Regeln: sequentiell und einstufig
Setup: Regel A – Genehmigung von Marina einholen, gefolgt von Craig. Regel B – Genehmigung von Ellie einholen (einzelner Schritt).
Verhalten: Marina und Ellie erhalten beide die Genehmigungsanfrage. Genehmigt Marina zuerst, geht die Anfrage an Craig; sobald Craig genehmigt, wird die Reise gebucht. Ellie kann weiterhin unabhängig genehmigen (einstufiges Verfahren): Genehmigt Ellie zu einem beliebigen Zeitpunkt, wird die Reise gebucht und es sind keine weiteren Genehmigungen erforderlich. Beide Wege können also zur Genehmigung führen. Ist eine genehmigende Person sowohl Teil eines einstufigen als auch eines zweistufigen Verfahrens, hat das zweistufige Verfahren für diese Person Vorrang – sie muss ihren Schritt gemäß der zweistufigen Regel abschließen und zählt nicht als alleinige genehmigende Person.