Reiseberichte erkunden

Die Seite „Reisebericht“ in Perk ist die zentrale Anlaufstelle, um die Reiseaktivitäten, Ausgaben, Nachhaltigkeit und Richtlinienkonformität Ihres Unternehmens zu verstehen. In diesem Artikel erfahren Sie, was die einzelnen Abschnitte der Seite beinhalten, wie die Daten berechnet werden und wer darauf zugreifen kann.

Für den Reise-Insights-Bericht ist die Reise-Insights-Planfunktion erforderlich. Der Reisekostenbericht ist in allen Tarifen verfügbar, die eine Berichtsfunktion beinhalten.

Wer hat Zugriff darauf?

Je nach Rolle werden unterschiedliche Informationen auf der Berichtsseite angezeigt:

  • Kontoadministratoren und Analysten können die vollständige Berichtsseite einsehen.
  • Genehmiger haben eine separate, einfachere Ansicht. Siehe Zugriffsberichte für Genehmiger.
Einige Reiseberichtsfunktionen stehen Ihnen möglicherweise nicht zur Verfügung:
  • Reisemanagement, Nachhaltigkeit undReisekostenberichte: verfügbar in allen Tarifen.
  • Reisebericht:Nur Premium- und Pro-Tarife.

Was die Berichtsseite anzeigt

Der Bereich „Reiseberichte“ bietet Administratoren und Analysten eine umfassende, zentrale Übersicht über die Reisedaten des Unternehmens. Sie können dieses Dashboard jederzeit über folgende Adresse aufrufen: Analysieren > Reiseberichterstattung.

Ganz oben zeigen vier Übersichtskarten die wichtigsten Kennzahlen und deren Veränderungen im Vergleich zum vorherigen Zeitraum. Darunter finden sich Abschnitte zu Reiseeinblicken, Richtlinien, Nachhaltigkeit, Ausgaben und Stornierungen. Ein Datumsfilter und der Zeitstempel der letzten Datenaktualisierung oben zeigen den Zeitraum und die Aktualität der Daten an.

Genehmiger, die in einer aktiven Genehmigungsrichtlinie direkt als Prüfer zugewiesen sind, sehen eine vereinfachte Version der Startseite mit verschiedenen Hervorhebungskarten, die sich auf genehmigte und abgelehnte Reisen konzentrieren.

Markierkarten verwenden

Die Highlight-Karten werden als Reihe am oberen Rand angezeigt und bieten Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre wichtigsten Reisekennzahlen. Jede Karte enthält eine Trendprozentzahl, die den aktuellen Zeitraum mit dem vorherigen, gleich langen Zeitraum vergleicht.

Für Administratoren und Analysten:

Karte Was es zeigt
Gesamte Reiseausgaben Gesamtausgaben für alle gebuchten Reisen im ausgewählten Zeitraum.
Reisen insgesamt Anzahl der gebuchten Reisen im ausgewählten Zeitraum.
Gesamtzahl der Reisenden Anzahl der einzelnen Reisenden mit Reisen im ausgewählten Zeitraum.
Gesamte CO2-Emissionen Gesamte Kohlendioxidemissionen aller Reisedienstleistungen.

Für Genehmiger:

Karte Was es zeigt
Gesamte Reiseausgaben Gesamtausgaben für die vom Genehmigenden geprüften Reisen.
Gesamtzahl der Reisenden Anzahl der einzelnen Reisenden, deren Reisen der Genehmigende überprüft hat.
Gesamtzahl der genehmigten Reisen Anzahl der vom Genehmigenden im ausgewählten Zeitraum genehmigten Reisen.
Gesamtzahl der abgelehnten Reisen Anzahl der Reisen, die der Genehmiger im ausgewählten Zeitraum abgelehnt hat.

Details im Abschnitt „Übersicht“

Reise-Einblicke

Der Abschnitt „Reise-Einblicke – Übersicht“ fasst das Buchungsverhalten und die Reisezieltrends für den ausgewählten Zeitraum zusammen.

Metrisch Was es zeigt
Gesamtbuchungen Gesamtzahl der Ticketbuchungen.
Durchschnittspreis pro Reise Durchschnittspreis aller gebuchten Reisen.
Durchschnittliches Buchungsfenster Durchschnittliche Anzahl der Tage zwischen Buchungsdatum und Reisebeginn.
Top-Reiseziel Das am häufigsten gebuchte Reiseziel.

Tipp: Ein kurzes durchschnittliches Buchungsfenster kann darauf hindeuten, dass Reisen oft kurzfristig gebucht werden. Nutzen Sie diese Kennzahl zusammen mit Ihren Versicherungsdaten, um Einsparmöglichkeiten zu finden.

Reisemanagement

Der Abschnitt „Reisemanagement-Übersicht“ auf der Berichtsseite verfolgt, wie gut die Reiseplanung mit den Richtlinien und Genehmigungsprozessen Ihres Unternehmens übereinstimmt.

Metrisch Was es zeigt
% der Reisen innerhalb der Richtlinie Prozentsatz der Reisen, die vollständig im Rahmen Ihrer Reiserichtlinien lagen.
Primärer Grund für den Verstoß Der häufigste Grund, warum Reisen nicht den Richtlinien entsprachen.
Durchschnittliche Zeit bis zur Genehmigung Durchschnittliche Zeitspanne zwischen einer Reiseanfrage und deren Genehmigung.
Ausverkaufte Komponenten Anzahl der Genehmigungsanträge, bei denen die ursprüngliche Option ausverkauft war, bevor der Genehmiger geantwortet hat.

Hinweis: Eine hohe Anzahl ausgebuchter Reisen kann darauf hindeuten, dass Ihr Genehmigungsprozess für den Markt zu langsam ist. Erwägen Sie, Ihre Genehmigungsfristen zu verkürzen oder bestimmte Reisearten vorab zu genehmigen.

Nachhaltigkeit

Der Abschnitt „Nachhaltigkeitsübersicht“ auf der Landingpage für die Berichterstattung schlüsselt die Kohlendioxidemissionen Ihres Unternehmens nach Reisedienstleistung für den ausgewählten Zeitraum auf.

Dieser Abschnitt zeigt die CO2-Emissionen für jede Dienstleistungsart:

  • Flüge
  • Hotels
  • Züge
  • Mietwagen

Reisekosten

Dieser Abschnitt zeigt, wie Ihr Reisebudget auf die verschiedenen Leistungen verteilt ist und hebt die durchschnittlichen Kosten hervor. Siehe Nutzen Sie den Reisekostenbericht.

Metrisch Was es zeigt
Ausgaben nach Service Gesamtausgaben aufgeschlüsselt nach Flügen, Hotels, Zügen und Mietwagen.
Durchschnittliche Ausgaben im Hotel Durchschnittliche Kosten pro Hotelbuchung.
Durchschnittliche Ausgaben pro Auto Durchschnittliche Kosten pro Autobuchung.

Stornierungen, Rückerstattungen, Reiseguthaben und Gutscheine

Die Übersicht zu Stornierungen, Rückerstattungen, Reisegutschriften und Gutscheinen erfasst die finanziellen Auswirkungen von Reiseänderungen und Stornierungen.

Metrisch Was es zeigt
Stornosumme Gesamtzahl der stornierten Buchungen im betrachteten Zeitraum, gefiltert nach dem Ausgabedatum.
Stornoquote Anteil der stornierten Buchungen.
Erstattungssumme Gesamtzahl der bearbeiteten Rückerstattungen, gefiltert nach Ausgabendatum.
Rückerstattungsquote Gesamtzahl der Reisen mit Rückerstattung geteilt durch die Gesamtzahl der stornierten Reisen.
Perk-Guthaben Guthaben in Ihrem Perk-Zahlungsprofil, aufgeschlüsselt nach Anwendungsfall.
Reisegutschriften und Gutscheine insgesamt Gesamtsaldo der verfügbaren Reiseguthaben und -gutscheine.

Achtung: Die Stornierungs- und Rückerstattungssummen auf dieser Seite sind nach dem Ausgabedatum gefiltert, während der detaillierte Stornierungsbericht das Stornierungsdatum verwendet. Daher können diese Zahlen beim Vergleich voneinander abweichen.

Hinweis: Der FlexiPerk-Saldo kann negativ erscheinen, wenn die Abzüge die Gutschriften innerhalb des ausgewählten Zeitraums übersteigen.

Verstehen Sie Ihre Daten

Daten filtern

Sie können Filter verwenden, um die Daten auf das einzugrenzen, was Sie benötigen.

  • Datumsbereichsfilter: Der Datumsbereichsfilter ist standardmäßig auf die letzten 30 Tage eingestellt. Sie können jedoch einen benutzerdefinierten oder vordefinierten Zeitraum auswählen, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Bei Konten mit Zahlungsaufschub erstreckt sich der Filter in die Zukunft, um zukünftige Ausgaben anzuzeigen. Wenn Sie die Ansicht „Aktuelles Gesamtjahr“ auswählen, werden alle Aktivitäten vom 1. Januar bis zum 31. Dezember erfasst, einschließlich aller zukünftigen Kosten.
  • Zahlungsempfängerfilter: Dieser Filter wird nur für Konten angezeigt, bei denen die Durchleitungsabrechnung aktiviert ist. Verwenden Sie ihn, um Berichtsdaten für einen bestimmten Zahlungsempfänger anzuzeigen.

Hinweis: Sollten Sie die Meldung „Keine Daten verfügbar“ oder „Problem beim Laden der Daten“ erhalten, handelt es sich nicht um einen Systemfehler. Es bedeutet lediglich, dass keine Informationen Ihren aktuellen Filtern entsprechen. Versuchen Sie, den Datumsbereich anzupassen oder Ihre vorhandenen Filter zu entfernen.

Wie Trendprozentsätze berechnet werden

Die Trendprozentsätze auf der Berichtsseite in Perk vergleichen den Wert für den ausgewählten Zeitraum mit dem Wert des unmittelbar vorhergehenden Zeitraums gleicher Länge. Die beiden Zeiträume überschneiden sich nicht.

Die Formel lautet: Trend % = (Wert für den ausgewählten Zeitraum − Wert für den vorherigen Zeitraum) / Wert für den vorherigen Zeitraum

Nehmen wir beispielsweise an, Sie rufen die Berichte am 31. Mai auf und filtern nach den letzten 30 Tagen. Die Gesamtausgaben für Mai werden mit den Gesamtausgaben für April (den 30 Tagen unmittelbar vor dem ausgewählten Zeitraum) verglichen. Beträgt der Wert im Mai beispielsweise 12.000 $ und im April 10.000 $, ergibt sich eine prozentuale Trendsteigerung von (12.000 $ − 10.000 $) / 10.000 $ = +20 %.

Dasselbe Prinzip gilt auch für längere Zeiträume. Filtert man nach den letzten 90 Tagen, vergleicht Perk die letzten drei Monate mit den drei Monaten davor. Beispielsweise würden Mai, April und März mit Februar, Januar und Dezember verglichen.

Laden Sie einen benutzerdefinierten Bericht herunter

Sie können Ihre Reisedaten als CSV- oder Excel-Datei mit anpassbaren Feldern herunterladen. Den Download-Link für den benutzerdefinierten Bericht finden Sie auf der Berichtsseite.

Dies ist besonders nützlich für Analysten, die die Kosten für jeden einzelnen Reisenden einsehen müssen, da die Hauptseite für diese Analysten nur Daten auf Reiseebene anzeigt.

Hinweis: Analysten mit Benutzerzugriffsrechten sehen einen Banner mit folgendem Text: „Sie sehen nur Reisedaten für bestimmte Reisende. Ihr Kontoadministrator hat Ihre Berechtigungen geändert.“ Der Banner verlinkt zum Download des benutzerdefinierten Berichts, wo sie die Kostendetails pro Reisendem einsehen können.

Datenaktualisierung und Währungsumrechnung

Die Berichtsdaten in Perk werden täglich, aber nicht in Echtzeit, aktualisiert. Das System verarbeitet die Informationen des Vortages ab 5:40 Uhr UTC und aktualisiert die Daten bis 6:00 Uhr UTC. Auf der Seite wird ein Zeitstempel für die letzte Datenaktualisierung angezeigt (in der Regel 5:30 Uhr UTC), sodass Sie überprüfen können, wann die Daten zuletzt aktualisiert wurden.

Die Daten des Vortages sind in der Regel etwa zwei Stunden nach Verarbeitungsbeginn verfügbar. Wenn Sie automatisierte Berichte planen, stellen Sie diese so ein, dass sie frühestens um 9:00 Uhr UTC ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Daten des Vortages berücksichtigt werden.

Hinweis: Die in den Berichten verwendeten Wechselkurse basieren auf dem Tagesdurchschnittskurs vom Vortag des Ausgabendatums. Dieser kann von den an anderer Stelle in Perk, z. B. auf der Buchungsseite, verwendeten Stundensätzen abweichen.

Archivierte Daten – wie ehemalige Kostenstellen und deaktivierte Benutzer – werden weiterhin in den Berichten angezeigt. Gelöschte Benutzer hingegen erscheinen in keinen Berichten.

Zugriffsrechte für Berichte nach Rolle

Der Zugriff auf die Berichtsseite in Perk hängt von der Rolle und den Berechtigungen des Benutzers ab. Die folgende Tabelle fasst zusammen, was die einzelnen Rollen sehen können.

Rolle Was es zeigt
Admin Vollständiger Zugriff auf alle Berichtsbereiche auf der Startseite.
Analyst (Finanzfunktion) Voller Zugriff auf alle Berichtsabschnitte. Analysten mit Benutzerberechtigungen sehen nur Daten auf Reiseebene, nicht die Daten einzelner Reisender. Ein Banner weist sie darauf hin und verlinkt zum Download des benutzerdefinierten Berichts mit den Kosten pro Reisendem.
Finanzprüfer Nur Ausgabenberichte. Kein Zugriff auf die Travel Insights-Dashboards.
Genehmiger Vereinfachte Startseite mit Kennzahlen zu genehmigten und abgelehnten Reisen. Nur Benutzer, die in einer aktiven Genehmigungsrichtlinie direkt als Prüfer zugewiesen sind, erhalten diesen Zugriff – Linienmanager allein nicht.
Reisemanager Standardmäßig besteht kein Zugriff auf Berichte, es sei denn, die betreffende Person ist in einer Genehmigungsrichtlinie explizit als Genehmiger benannt.

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