In Abstimmung mit Ihrem Account-Administrator werden Sie demnächst die Rechnungsverarbeitung auf Perk umstellen. Perk unterscheidet sich kaum von Yokoy – Ihre Kernaufgaben bleiben gleich und alle gewohnten Funktionen sind weiterhin verfügbar. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen für den Einstieg.
Ihre Seiten zur Rechnungsverarbeitung finden
In Perk finden Sie Ihre Hauptseiten im Menüpunkt „Rechnungen“. Mithilfe der folgenden Tabelle können Sie herausfinden, wo sich alle Dateien von Yokoy jetzt befinden.
| In Yokoy | Jetzt in Perk |
|---|---|
| Rechnungsverarbeitung > Rechnungen | Rechnungen > Rechnungsbearbeiter > Rechnungen |
| Rechnungsverarbeitung > Lieferanten | Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Lieferanten |
| Rechnungsverarbeitung > Bestellungen | Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Bestellungen |
| Manager > Genehmigungen, Manager > Suche | Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste oder Suche |
| Finanzen > Analytik | Analysieren > Ausgabenanalyse |
| Einreicher > Rechnungen | Ausgaben > Ausgaben > Rechnungen |
| Finanzen > Überprüfen, Finanzen > Exportieren, Finanzen > Suchen | Finanzen > Prüfen > Ausgaben und Rechnungen, Finanzen > Prüfen > Exportieren, Finanzen > Prüfen > Suchen |
| Audit > Suche | Finanzen > Audit > Suche |
Sie haben außerdem Zugriff auf Meine Aufgaben, wodurch Sie einen schnellen Überblick über alles erhalten, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, und indem Sie neue Rechnungen hochladen können.
Hinweis: Auf den Seiten „Meine Aufgaben“, „Genehmigungsliste“, „Überprüfen“ und „Exportieren“ werden Ihnen möglicherweise Registerkarten für Ausgaben angezeigt, obwohl Ihr Unternehmen Perk nicht zur Spesenabrechnung verwendet. Aktionen, die über diese Registerkarten ausgeführt werden, sind wirkungslos.
Rechnungsverwaltung
Die Rechnungsverwaltung in Perk funktioniert genauso wie in Yokoy. Unter Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Rechnungen können Sie alle Rechnungen Ihres Unternehmens in jeder Phase des Genehmigungsprozesses einsehen.
Von dort aus können Sie:
- Laden Sie eine neue Rechnung direkt hoch.
- Rechnungsinhalt bearbeiten und codieren, anschließend zur Genehmigung einreichen.
- Rufen Sie eine bereits eingereichte Rechnung zurück.
- Eine Rechnung an einen anderen Einreicher weiterleiten.
- Ansehen und überwachen hochgeladene Rechnungen und Genehmigte Rechnungen.
Sie können auch Rechnungen per E-Mail versenden – dies funktioniert genauso wie in Yokoy. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu allen Rechnungsvorgängen finden Sie hier. Rechnungen bearbeiten und kodieren.
Tipp: Perk kann automatisch Spezifische Schlüsselwörter auf Rechnungen erkennen, um die Codierung zu erleichtern.
Lieferantenverwaltung und Bestellungen
Die Lieferanten- und Bestellverwaltung funktioniert genauso wie in Yokoy.
- Lieferanten: Gehen Sie zu Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Lieferanten, um diese zu verwalten. Lieferantendaten und -einstellungen.
-
Bestellungen: Gehen Sie zu „Rechnungen > Rechnungsverarbeitung > Bestellungen“, um importierte Bestellungen und die zugehörigen Wareneingänge anzuzeigen. Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn Bestellungen für Ihr Unternehmen aktiviert sind.
Weitere Informationen zum PO-Matching finden Sie unter Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen – 2-Wege-Abgleich, Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen – 3-Wege-Abgleich, und Abgleichende Status für Bestellungen und Wareneingänge.
Rechnungen genehmigen
Wenn Sie auch für die Genehmigung von Rechnungen zuständig sind, können Sie Eingereichte Rechnungen prüfen und genehmigen aus Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste.
Als Genehmiger können Sie auch Fügen Sie den Rechnungen vor der Genehmigung Belege hinzu.
Perk auf dem Handy nutzen
Anstelle der Yokoy-App verwenden Sie jetzt die Perk-App. Sie können diese im App Store oder Google Play Store herunterladen.
Warnung: Rechnungen können in der Perk-Mobil-App weder hochgeladen noch geprüft werden. Um Rechnungen zu prüfen oder einzureichen, verwenden Sie bitte die Perk-Web-App oder melden Sie sich über den Browser Ihres Mobilgeräts bei Perk an.
Wenn Sie ein Genehmiger sind, können Sie immer noch Rechnungen aus dem Genehmigungs-Posteingang in der mobilen App prüfen und bearbeiten.
Rechnungseinstellungen für Kontoadministratoren
Früher konnten Sie als Rechnungsbearbeiter möglicherweise die Rechnungseinstellungen verwalten, wenn Ihnen in Yokoy zusätzliche Berechtigungen erteilt wurden.
In Perk muss man ein Kontoadministrator, um diese Aufgabe auszuführen. Hier finden Sie die entsprechenden Konfigurationsseiten in Perk:
- Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Rechnungseinstellungen — Siehe Rechnungseinstellungen für Rechnungskategorien, Zahlungsbedingungen, Geschäftsregeln und mehr.
- Einstellungen > Lieferantenrechnungen > Geschäftsregeln — Siehe Rechnungsprüfungen und Ablehnungsmöglichkeiten konfigurieren.
Eine Liste weiterer wichtiger Änderungen beim Upgrade von Yokoy auf Perk finden Sie hier: Yokoy vs. Perk: Wichtige Änderungen.