Die Ausgabenberichterstattung in Perk bietet Kontoadministratoren und Finanzprüfern einen visuellen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens. Dieser Artikel erklärt Ihnen, was die Ausgabenberichterstattung umfasst, welche Rollen darauf zugreifen können und wo Sie sie in Perk finden.

Was die Ausgabenberichterstattung zeigt

Der Die Ausgabenübersicht in Perk ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens. Sie führt Daten aus exportierten Ausgaben zusammen und stellt sie in interaktiven Visualisierungen dar. So erkennen Sie Trends, vergleichen Kosten und verstehen, wohin das Geld Ihres Unternehmens fließt – ganz ohne vorherige Tabellenerstellung.

Die Übersicht umfasst vier Kacheln am oberen Seitenrand. Jede Kachel zeigt eine zentrale Kennzahl:

• Gesamtausgaben: der Gesamtwert der exportierten Ausgaben im ausgewählten Zeitraum.
• Top-Ausgeber: der Mitarbeiter mit den höchsten Ausgaben im betreffenden Zeitraum.
• Top-Kostenträger: der Kostenträger mit den höchsten Ausgaben im Berichtszeitraum.
• Top-Kategorie: die Ausgabenkategorie mit den höchsten Ausgaben im betreffenden Zeitraum.

Unterhalb der Überschriften bieten Ihnen vier Diagramme eine detailliertere Aufschlüsselung Ihrer Ausgaben:

• Gesamtausgabenentwicklung: Wie sich Ihre Gesamtausgaben im ausgewählten Zeitraum verändert haben.
• Ausgaben pro Kostenobjekt: wie sich die Ausgaben der Kostenobjekte im ausgewählten Zeitraum verändert haben.
• Ausgaben pro Kategorie: Wie sich die Ausgaben nach Ausgabenkategorien im ausgewählten Zeitraum verändert haben.
• Ausgaben pro Mitarbeiter: Wie sich die Ausgaben pro Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum verändert haben.

Sie können auch direkt aus der Übersicht über die Schaltfläche „Benutzerdefinierter Download“ einen individuell angepassten Excel- oder CSV-Export erstellen oder über die Option „Bericht planen“ eine geplante E-Mail-Zustellung einrichten.

Wie Ausgabendaten berechnet werden

Die Ausgabenabrechnung basiert auf den in Perk erfassten exportierten Ausgaben. Die Beträge werden in Ihrer bevorzugten Währung angezeigt. Wenn eine Ausgabe in einer anderen Währung erfasst wurde, rechnet Perk sie mit dem EUR-Basiskurs um.

Die Übersicht umfasst folgende Ausgabenarten: Ausgaben mit Beleg, Ausgaben ohne Beleg, Tagespauschalen und Kilometergeld. Bitte beachten Sie, dass im Dashboard nur exportierte Ausgaben angezeigt werden.

Wie die Ausgaben auf Mitarbeiter, Kostenträger und Kategorien aufgeteilt sind

Wenn eine Ausgabe auf mehrere Mitarbeiter, Kostenstellen oder Kategorien aufgeteilt wird, teilt Perk die Ausgaben wie folgt auf:

• Mitarbeiterausgaben: Der Ausgabenbetrag wird gleichmäßig unter allen internen Beteiligten aufgeteilt. Externe Beteiligte werden nicht berücksichtigt. Die Beträge werden auf zwei Dezimalstellen gerundet, ein etwaiger Restbetrag wird einem einzelnen Beteiligten zugewiesen.
• Kostenobjektaufwendungen: Der Ausgabenbetrag wird anhand der für jedes Kostenobjekt festgelegten prozentualen Gewichtung auf die einzelnen Kostenobjekte verteilt. Jedes Kostenobjekt erhält seinen zugewiesenen Prozentsatz des Gesamtbetrags. Kostenobjekte, die in den Daten Ihrer Organisation nicht zugeordnet werden können, werden von der Aufteilung ausgeschlossen. Die Beträge werden auf zwei Dezimalstellen gerundet, wobei ein etwaiger Restbetrag einem Kostenobjekt zugewiesen wird.
• Kategorieaufwendungen: Der Ausgabenbetrag wird auf die für die Ausgabe konfigurierten Kategorien aufgeteilt. Reicht die Aufteilung nicht aus, um den Gesamtausgabenbetrag vollständig zu decken, wird der Restbetrag der Hauptkategorie der Ausgabe zugeordnet. Kategorienamen werden pro juristischer Person aufgelöst, daher kann dieselbe Kategorie-ID in verschiedenen juristischen Personen unterschiedlich angezeigt werden.

Hinweis: Das Ausgaben-Dashboard zeigt Ausgabendaten an, die über die Datenpipeline von Perk verarbeitet wurden. Es kann zu einer kurzen Verzögerung kommen, bis die neuesten Transaktionen angezeigt werden, daher stimmen die Zahlen möglicherweise nicht mit den Echtzeitdaten überein.

Wer hat Zugriff auf die Ausgabenberichte?

Nur Kontoadministratoren und Finanzprüfer können die Ausgabenübersicht einsehen.

• Kontoadministratoren sehen die vollständige Übersicht über alle juristischen Personen und Mitarbeiter ihrer Organisation.
• Die Finanzprüfer prüfen die Ausgabenberichte der ihnen unterstehenden Einheiten.

Hinweis: Andere Rollen – darunter Reisemanager, Mitarbeiter und Prüfer – haben keinen Zugriff auf die Ausgabenberichte.

Wo finde ich Ausgabenberichte?

Sie können die Ausgabenberichte über die Seitenleiste in Perk aufrufen.

1. Gehe zu Analysieren > Ausgabenberichte, um die Übersicht zu öffnen.
2. Wählen Sie einen Datumsbereich aus oder verwenden Sie die Benutzerdefinierter Download-Button zum Exportieren eines detaillierten Berichts.