Nutzen Sie die Ausgabenberichtsübersicht

Die Ausgabenübersicht in Perk bietet Ihnen eine visuelle Zusammenfassung der Ausgaben Ihres Unternehmens. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auf die Übersicht zugreifen, Filter anwenden, die angezeigten Zahlen verstehen und einen benutzerdefinierten Bericht herunterladen können.

Alternativ können Sie sich auch dafür entscheiden Richten Sie einen regelmäßigen Bericht ein, der per E-Mail zugestellt werden soll.

Diese Aufgabe können von Finanzprüfern und Kontoadministratoren ausgeführt werden.

Zugriff auf die Ausgabenberichtsübersicht

Die Ausgabenberichterstattung in Perk finden Sie in der Hauptseitenleiste unter Analysieren > Ausgabenberichterstattung.

So öffnen Sie die Übersicht:

  1. Melden Sie sich in Ihrem Perk-Konto an.
  2. Wählen Sie in der linken Seitenleiste Analysieren > Ausgabenberichte.
  3. Es öffnet sich die Ausgabenübersicht, die die Ausgaben Ihres Unternehmens für den aktuellen Zeitraum anzeigt.

Ausgabendaten filtern

Die Ausgabenübersicht ermöglicht es Ihnen, die angezeigten Daten mithilfe der Filter am Seitenanfang einzugrenzen. Die Übersicht wird automatisch aktualisiert, sobald Sie einen Filter ändern.

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

  • Datumsbereich: Wählen Sie einen voreingestellten Zeitraum (z. B. diesen Monat oder letzten Monat) oder geben Sie ein benutzerdefiniertes Start- und Enddatum ein.
  • Rechtliche Einheit: Filtern Sie die Ausgaben nach einer oder mehreren rechtlichen Einheiten Ihrer Organisation. Dieser Filter ist für Konten mit mehreren Einheiten verfügbar.
  • Mitarbeiter: Ausgaben nach einem oder mehreren bestimmten Mitarbeitern filtern.
  • Kostenobjekt: Ausgaben nach Kostenobjekt filtern.
  • Kategorie: Ausgaben nach Ausgabenkategorie filtern.

Überblick über die Ausgaben

Die Ausgabenberichtsübersicht zeigt oben auf der Seite 4 KPI-Kacheln, gefolgt von 4 Diagrammen darunter.

Jede KPI-Kachel zeigt eine Kennzahl für den ausgewählten Zeitraum an.

KPI-Kachel Was es zeigt
Gesamtausgaben Der Gesamtwert der exportierten Ausgaben im ausgewählten Zeitraum.
Durchschnittliche Ausgaben pro Mitarbeiter Der durchschnittliche Ausgabenbetrag aller Mitarbeiter, die im Berichtszeitraum mindestens eine Spesenabrechnung eingereicht haben.
Hauptkostenobjekt Der Kostenträger mit den höchsten Ausgaben im Berichtszeitraum.
Top-Kategorie Die Ausgabenkategorie mit den höchsten Ausgaben im Berichtszeitraum.

Die Diagramme unterhalb der KPI-Kacheln bieten Ihnen eine detailliertere Aufschlüsselung:

  • Gesamtausgabenentwicklung: Wie sich Ihre Gesamtausgaben im ausgewählten Zeitraum verändert haben.
  • Ausgaben pro Kostenobjekt: Wie sich Ihre Ausgaben pro Kostenobjekt im ausgewählten Zeitraum verändert haben.
  • Ausgaben pro Kategorie: wie sich die Ausgaben aufgeschlüsselt nach Ausgabenkategorien im ausgewählten Zeitraum verändert haben.
  • Ausgaben pro Mitarbeiter: Wie sich die Ausgaben pro Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum verändert haben.

Hinweis: Das Ausgaben-Dashboard zeigt Ausgabendaten an, die über die Datenpipeline von Perk verarbeitet wurden. Es kann zu einer kurzen Verzögerung kommen, bis die neuesten Transaktionen angezeigt werden, daher entsprechen die Zahlen möglicherweise nicht den Echtzeitdaten.

Herunterladen eines benutzerdefinierten Berichts

Um eine individuell angepasste Excel- oder CSV-Datei mit Ihren Ausgabendaten zu exportieren, wählen Sie oben rechts in der Ausgabenübersicht Benutzerdefinierter Download aus. Dadurch wird die Datei geöffnet. Mit dem Berichtsgenerator können Sie genau festlegen, welche Daten vor der Dateierstellung enthalten sein sollen.

Im Berichtsgenerator richten Sie Folgendes ein:

  1. Unter Typ auswählen wählen Sie den Datentyp aus, der exportiert werden soll – zum Beispiel Ausgaben.
  2. Wählen Sie unter Unternehmen die juristische Person aus, über die Sie berichten möchten.
  3. Optional können Sie unter Auswahl der Vorlage eine gespeicherte Vorlage auswählen, um Ihre Einstellungen vorab auszufüllen, oder Ihre aktuelle Konfiguration als neue Vorlage für die zukünftige Verwendung speichern.
  4. Unter Auswahl des Datumsbereichs wählen Sie ein Datumsfeld (z. B. Ausgaben-/Zahlungsdatum) und legen Sie ein Start- und Enddatum fest.
  5. Optional können Sie unter Anwendung von Filterkriterien die Daten nach Mitarbeiter, Kostenobjekt, Status, aktuellem Genehmiger oder zuvor Genehmigtem eingrenzen.
  6. Unter Berichtsstruktur definieren wählen Sie Diagrammtyp, Berichtswährung und Berichtssprache aus. Wählen Sie anschließend die einzuschließenden Datenfelder – wie z. B. Mitarbeitername, Firma, Status und Ausgabendatum – aus und ziehen Sie diese in die Bereiche Zeilen, Spalten und Werte, um das Berichtslayout festzulegen.
  7. Wählen Sie Bericht generieren, um eine Vorschau der Ergebnisse anzuzeigen, und laden Sie die Datei anschließend im gewünschten Format herunter.

Tipp: Sie können auswählen Als neue Vorlage speichern, um Ihre Konfiguration beim nächsten Mal wiederzuverwenden, oder Vorlage aktualisieren, um eine bestehende Vorlage zu überschreiben.

War dieser Beitrag hilfreich?