Perk benachrichtigt Genehmigende, sobald neue Ausgaben zur Prüfung anstehen. Sie können diese Benachrichtigungen per E-Mail und – sofern Ihr Administrator die Integration eingerichtet hat – auch per Slack oder Microsoft Teams erhalten.
E-Mail-Benachrichtigungen sind in allen Perk-Tarifen verfügbar. Slack- und Microsoft Teams-Benachrichtigungen sind nur für Premium- und Pro-Konten verfügbar.
Dieser Artikel erklärt Ihnen, was die einzelnen Benachrichtigungen beinhalten und wie Sie Ausgaben daraus genehmigen oder ablehnen können.
Hinweis: Diese Benachrichtigungen sind unabhängig von der E-Mail mit den offenen Ausgabenaufgaben, die alle Ihre offenen Aufgaben in einer Übersicht zusammenfasst. Sie erhalten möglicherweise beide Benachrichtigungen, wenn Ihr Administrator die E-Mail mit den offenen Ausgabenaufgaben aktiviert hat – sie werden unabhängig voneinander konfiguriert und beeinflussen sich nicht gegenseitig.
Was Spesenabrechnungen enthalten
Perk sendet Ihnen täglich eine E-Mail, sobald neue Ausgaben zur Genehmigung eingereicht wurden. Sie erhalten diese E-Mail nur an Tagen, an denen etwas aussteht – wenn keine Ausgaben vorliegen, wird keine E-Mail versendet.
Die E-Mail enthält eine Übersicht der Ausgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, einschließlich Ausgabenbeschreibung, Name des Einreichers, Zahlungsmethode und Betrag. Falls mehrere Ausgaben ausstehen, werden die ersten in der E-Mail in einer Vorschau angezeigt und die Anzahl der weiteren Ausgaben angegeben.
Slack (Premium- und Pro-Konten)
Wenn Ihr Administrator dies eingerichtet hat Perk ist in Slack integriert und prüft stündlich auf neue Ausgaben. Sobald Ausgaben vorliegen, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Slack. Die Nachricht enthält die Ausgabenbeschreibung, den Namen des Einreichers und den Betrag sowie einen Zur Genehmigung-Button, der Sie direkt zu Ihrer Genehmigungswarteschlange in Perk führt.
Microsoft Teams (Premium- und Pro-Konten)
Wenn Ihr Administrator dies eingerichtet hat Perk ist in Microsoft Teams integriert und prüft stündlich auf neue Ausgaben. Sobald Ausgaben anstehen, erhalten Sie eine Teams-Benachrichtigung. Die Benachrichtigung enthält die Ausgabendetails und eine Zu den Genehmigungen Schaltfläche, die Sie direkt zu Ihrer Genehmigungswarteschlange in Perk führt.
Prüfung und Genehmigung einer Ausgabe
Alle drei Benachrichtigungsarten – E-Mail, Slack und Teams – verlinken Sie zu Perk, wo Sie Ihre Ausgaben einsehen und bearbeiten können. Ausgaben können nicht direkt über die Benachrichtigung genehmigt oder abgelehnt werden.
- Öffnen Sie die Benachrichtigung und klicken Sie auf Zu den Genehmigungen.
- Überprüfen Sie in Perk die Ausgabendetails – einschließlich Beschreibung, Betrag, Datum, Kategorie und etwaiger beigefügter Belege.
- Klicken Sie auf Genehmigen, wenn die Ausgabe berechtigt ist.
Nach der Genehmigung wird der Kostenvoranschlag im Erstattungsprozess weiterbearbeitet. Die Person, die den Kostenvoranschlag eingereicht hat, wird über die Genehmigung benachrichtigt.
Rücksendung einer Ausgabe
- Öffnen Sie die Benachrichtigung und klicken Sie auf Zu den Genehmigungen.
- Überprüfen Sie in Perk die Ausgabendetails und ermitteln Sie den Ablehnungsgrund.
- Klicken Sie auf Ablehnen.
- Optional können Sie einen Kommentar hinzufügen, in dem Sie erläutern, warum Sie die Ausgaben zurücksenden.
- Bestätigen Sie Ihre Entscheidung.
Nach der Ablehnung wird der Kostenvoranschlag zusammen mit Ihrem Feedback an den Einreicher zurückgesandt, damit dieser ihn korrigieren und erneut einreichen kann., sofern Sie die Kosten nicht endgültig abgelehnt haben.
Überprüfung mehrerer Ausgaben
Jede Benachrichtigung fasst die seit der letzten Überprüfung neu eingereichten Ausgaben zusammen. Sie können direkt aus der Benachrichtigung heraus darauf zugreifen, um diese in Perk einzusehen.
Tipp: Um alle anstehenden Ausgaben an einem Ort einzusehen, gehen Sie zu Ausgaben > Meine Aufgaben > Genehmigungen oder Ausgaben > Genehmigungen > Genehmigungsliste in Perk. Die Die Genehmigungsliste bietet Ihnen eine spezielle Ansicht, in der Sie Ausgaben filtern, sortieren und in großen Mengen genehmigen können, ohne jede einzelne Benachrichtigung anklicken zu müssen.