Sie können Perk so einrichten, dass E-Mail-Zusammenfassungen an Mitarbeiter, Beauftragte und Genehmiger gesendet werden, um sie an offene Aufgaben zu erinnern: einzureichende Spesenabrechnungen, zu prüfende Rechnungen, abzugleichende Transaktionen und ausstehende Genehmigungen, die für das Unternehmen bearbeitet werden müssen.
Die E-Mail mit offenen Ausgabenaufgaben ist von den Benachrichtigungen zur Spesenabrechnungsgenehmigung getrennt. Benachrichtigungen zur Spesenabrechnungsgenehmigung sind eine separate, tägliche Benachrichtigung, die an die Genehmigenden gesendet wird, sobald neue Spesen zur Prüfung eingereicht werden – entweder per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams. Weitere Informationen finden Sie hier: Benachrichtigungen zur Spesenabrechnungsgenehmigung verwalten.
In diesem Artikel erfahren Sie, was die einzelnen Benachrichtigungstypen beinhalten und wie Sie die Sendehäufigkeit für Ihr Unternehmen festlegen.
Nur Admins können diese Aufgabe lösen.
Mitarbeiter-Benachrichtigungen
Perk erinnert Mitarbeiterbenachrichtigungen an ihre Aufgaben. Perk prüft täglich für jedes Unternehmen, ob Benachrichtigungen aktiviert sind, und sendet jedem Mitarbeiter mit offenen Aufgaben eine individuelle E-Mail.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Ausgaben im Entwurfsstadium hat oder eine Reise mit einem Datum in der Vergangenheit geplant ist, behandelt Perk diese als offene Aufgaben und nimmt sie in die Benachrichtigung auf.
Perk benachrichtigt Mitarbeiter über folgende Aufgaben:
- Ausgaben: Alle Ausgaben, die sich im Entwurfsstatus befinden, überarbeitet werden müssen oder abgelehnt wurden.
- Transaktionen: Alle nicht übereinstimmenden Transaktionen.
- Reisen: Alle Reisen mit dem Status Entwurf, Überarbeitungsbedarf oder Bereitschaft zur Einreichung.
- Rechnungen: Jede Rechnung mit dem Status „Neu“, „Entwurf“ oder „Überarbeitung erforderlich“.
Ausgaben-Delegaten-Benachrichtigungen
Mit Delegierungsbenachrichtigungen können Nutzer ihre Erinnerungen an offene Aufgaben an jemanden weiterleiten, der in ihrem Namen Spesenabrechnungen einreichen kann. Um diese Funktion zu aktivieren, wählen Sie das Kontrollkästchen „Delegierungsbeauftragte an offene Aufgaben erinnern“ aus.
Außerdem müssen die Nutzer in ihrem Profil (Profil > Einstellungen > Spesenbeauftragte) im Feld Reicht Spesen in Ihrem Namen ein einen Beauftragten auswählen und anschließend An Ihre Spesenbeauftragten gesendet aktivieren (Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen).
Delegierte erhalten lediglich Benachrichtigungen über Ausgaben oder Rechnungen im Entwurfsstatus oder über zur Überarbeitung zurückgesandte Rechnungen. Sie erhalten keine Benachrichtigungen über Genehmigungen – diese können nur von der jeweiligen Person oder deren Genehmigungsbeauftragten bearbeitet werden.
Da jeder Nutzer individuell entscheiden kann, ob er seine Benachrichtigungen an einen Spesenbeauftragten weiterleiten möchte, versendet Perk Benachrichtigungen an den Spesenbeauftragten separat von den Mitarbeiterbenachrichtigungen.
Perk benachrichtigt die Delegierten über diese Aufgaben:
- Ausgaben: Alle Ausgaben, die sich im Entwurfsstatus befinden, überarbeitet werden müssen oder abgelehnt wurden.
- Transaktionen: Alle nicht übereinstimmenden Transaktionen.
- Reisen: Alle Reisen mit dem Status Entwurf, Überarbeitungsbedarf oder Bereitschaft zur Einreichung.
Benachrichtigungen für Genehmiger und Genehmigungsbeauftragte
Perk kann den Genehmigenden eine Übersicht aller Ausgaben, Reisen und Rechnungen senden, die derzeit auf ihre Genehmigung warten.
Wenn eine Person ihre Genehmigungen an einen Stellvertreter delegiert hat – eingerichtet in ihrem Profil oder unter Ausgaben > Genehmigungen > Kostenobjektgenehmigungen – erhält der Stellvertreter die Zusammenfassung sowohl für seine eigenen ausstehenden Elemente als auch für die ihm delegierten Aufgaben.
Perk benachrichtigt Genehmiger und deren Beauftragte über diese Aufgaben:
- Ausgaben: Alle Ausgaben mit dem Status In Genehmigung.
- Reisen: alle Reisen mit dem Status In Genehmigung.
- Rechnungen: jede Rechnung mit dem Status In Genehmigung.
Einstellen der Benachrichtigungshäufigkeit
Die E-Mail-Benachrichtigung für offene Ausgabenaufgaben ist unternehmensweit aktiviert. Sie versendet ausschließlich E-Mail-Benachrichtigungen – Benachrichtigungen können nicht über Slack oder Microsoft Teams versendet werden. Sie können festlegen, wie häufig Perk diese E-Mails versendet:
- Monatlich: Wählen Sie einen beliebigen Tag des Monats, vom 1. bis zum 28.
- Wöchentlich: Wählen Sie einen beliebigen Wochentag, von Montag bis Sonntag.
- Täglich: Versand an Werktagen gegen 8:00 Uhr UTC, Montag bis Freitag.
Der Benachrichtigungsdienst ist standardmäßig deaktiviert. So aktivieren Sie den Versand von Benachrichtigungen:
- Gehen Sie zu Admin > Konto > Firmen und wählen Sie eine Firma aus.
- Klicken Sie auf Ausgabeeinstellungen (View spend settings) anzeigen.
- Scrollen Sie nach unten zu Benachrichtigungsdienst.
- Wählen Sie Mitarbeiter an offene Aufgaben erinnern oder Verantwortlichen für die Spesenabrechnung an offene Aufgaben erinnern.
- Wählen Sie eine Häufigkeit. Wenn Sie monatlich wählen, können Sie ein bestimmtes Datum zwischen dem 1. und dem 28. festlegen.
Um Ihre Konfiguration zu testen, klicken Sie auf Test-E-Mail senden. Speichern Sie das Formular vorher unbedingt – nicht gespeicherte Änderungen werden beim Test nicht berücksichtigt.