Verwenden Sie die Bericht über die Rechnungseinziehung Um Ihre Perk-Abrechnungen mit den von Lieferanten erhaltenen Mehrwertsteuerrechnungen abzugleichen, dient dieser Bericht Finanzprüfern und Kontoadministratoren zur Nachverfolgung eingegangener Rechnungen, zum Herunterladen von PDFs und zum Auffinden von Abrechnungsdifferenzen.

Was der Rechnungsinkassobericht leistet

Dieser Bericht vereint drei Arten von Daten an einem Ort:

• Lieferantenrechnungsdaten: Mehrwertsteueraufschlüsselung aus den Rechnungspositionen des Lieferanten, einschließlich Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Mehrwertsteuersatz und Ausgabenkategorie (z. B. Übernachtungen, Mahlzeiten oder Kurtaxe).
• Daten aus der Abrechnung der Vergünstigungen: die Beträge, die Perk Ihrem Konto belastet hat, wie auf Ihrer Abrechnung ausgewiesen.
• Buchungs- und Reisedetails: Reise-IDs, Kostenobjekte, Serviceland, Lieferantennamen und Abreisedaten, damit Sie Rechnungspositionen den Reisen zuordnen können, die sie generiert haben.

Der Bericht soll Ihnen dabei helfen zu überprüfen, ob die Beträge auf Ihrer Abrechnung mit den Originalrechnungen der Lieferanten übereinstimmen.

Ein Finanzcontroller kann beispielsweise den Bericht nach Abreisedatum filtern, um schnell zu erkennen, für welche Hotelaufenthalte eine Rechnung vorliegt, welche Rechnungen noch ausstehen und wo Diskrepanzen zwischen dem Rechnungsbetrag und dem Rechnungsbetrag des Lieferanten bestehen.

Wo finde ich den Bericht?

Sie finden diesen Bericht im Abschnitt „Analyse“:

1. Gehen Sie zu Analysieren > Reiseberichterstattung
2. Suchen Sie den Rechnungseinzugsbericht Abschnitt

Bevor Sie den vollständigen Bericht öffnen, sehen Sie eine zusammenfassende Übersicht für den ausgewählten Zeitraum.

Im Abschnitt „Zusammenfassung“ werden vier Kennzahlen für den ausgewählten Zeitraum angezeigt:

• % Buchungen mit eingegangener RechnungDer Prozentsatz der berechtigten Hotelbuchungen, bei denen Perk eine Mehrwertsteuerrechnung des Lieferanten erhalten und verarbeitet hat.
• Geschätzte SteuerersparnisDies ist eine Schätzung des Mehrwertsteuerbetrags, den Sie möglicherweise zurückfordern können, basierend auf den bisher gesammelten Rechnungen. Es handelt sich dabei nicht um einen bestätigten Rückerstattungsbetrag.
• Buchungen mit ausstehender RechnungDie Anzahl der Buchungen im betreffenden Zeitraum, für die noch keine gültige Lieferantenrechnung eingegangen oder validiert wurde.
• Rechnungen mit UnstimmigkeitenDie Anzahl der Buchungen, bei denen der Bruttobetrag auf der Lieferantenrechnung nicht mit dem Bruttobetrag auf der Perk-Abrechnung übereinstimmt.

Um die detaillierte Berichtsansicht zu öffnen, klicken Sie hier. Vollständigen Bericht ansehenDie

Öffnen des vollständigen Berichts

Wenn Sie klicken Vollständigen Bericht ansehen Um die detaillierte Berichtsansicht zu öffnen, können Sie Folgendes tun:

• Versöhnen Rechnungsbeträge im Vergleich zu den eingegangenen Lieferantenrechnungen.
• Filter nach Rechnungszeitraum, Unternehmen, Kostenobjekt, Leistungsland, Reise-ID, Lieferantenname und Rechnungsinkassostatus.
• Lieferantenrechnungen als PDF herunterladen aus der Lieferantenrechnungstabelle.
• Export die Tabellen in CSV oder Excel konvertieren.
• Lieferung planen den Bericht automatisch per E-Mail erhalten.

Wie die Daten strukturiert sind

Der Bericht enthält zwei Tabellen: Abrechnungsübersicht und Lieferantenrechnung.

• Tabelle der Abrechnung: Jede Zeile stellt eine Abrechnung dar, die mit einer oder mehreren Lieferantenrechnungen verknüpft ist. Sie zeigt Abrechnungskennungen, zugehörige Reisen, Lieferanten- und Kostenobjektdetails, Rechnungsstatus und etwaige Abweichungen an.
• Lieferantenrechnungstabelle (MwSt.-Positionen): Jede Zeile repräsentiert die Positionen der Lieferantenrechnung, gruppiert nach Mehrwertsteuersatz. Sie enthält Reise- und Buchungsreferenzen, Verknüpfungen mit der Abrechnung, Mehrwertsteueraufschlüsselungen, Summen, Währung, Kategorie und Abweichungshinweise.

Bitte beachten Sie: Eine einzelne Lieferantenrechnung kann mehrere Mehrwertsteuersätze enthalten (z. B. für Zimmer und Frühstück). In diesem Fall wird die Rechnung in mehreren Zeilen angezeigt. In dieser Tabelle werden nur eingegangene Rechnungen aufgeführt.

Hinweis: Der Bericht wird einmal täglich aktualisiert. Alle seit der letzten Aktualisierung erfassten oder validierten Rechnungen werden am folgenden Tag angezeigt.

Filtern des Berichts

Nutzen Sie die Filter oben auf der Seite. Die Filter aktualisieren die Zusammenfassung und beide Tabellen.

• Datum der Rechnung für VergünstigungenFiltern nach einem bestimmten Abrechnungszeitraum.
• AbreisedatumFiltern Sie nach dem Datumsbereich, in dem der Reisende ausgecheckt hat.
• UnternehmenFalls Ihr Konto mehrere Unternehmen umfasst, filtern Sie nach einem oder mehreren Unternehmen.
• Kostenobjekt: Fokus auf bestimmte Abteilungen oder Budgets.
• Reise-ID: Suche nach einer bestimmten Perk-Reise.
• DienstlandFiltern Sie nach dem Land, in dem der Aufenthalt oder die Dienstleistung stattfand.
• Name des Lieferanten: Nach einem bestimmten Hotel oder Dienstleister filtern.
• Rechnung erhalten: Nur eingegangene Rechnungen, nur ausstehende Rechnungen oder alle anzeigen.

Lesen der Tabelle der Perk-Abrechnungen

Diese Tabelle zeigt pro Buchung eine Zeile, wie sie auf Ihrer Perk-Abrechnung (INV-03) erscheint. Vergleichen Sie damit den von Perk in Rechnung gestellten Betrag mit dem Rechnungsbetrag des Lieferanten.

Lesen der Lieferantenrechnungstabelle

Diese Tabelle zeigt für jede Ausgabenposition mit demselben Mehrwertsteuersatz in einer Lieferantenrechnung eine Zeile an.

Interpretation von Diskrepanzen

Wenn die Differenz ist nicht 0, der Betrag auf der Perk-Abrechnung stimmt nicht mit dem Rechnungsbetrag des Lieferanten überein.

Gewisse Abweichungen sind zu erwarten. Zum Beispiel:

• Extras oder ZusatzleistungenZusätzliche Leistungen, die nach der ursprünglichen Buchung hinzugefügt wurden (z. B. später Check-out).
• WährungsumrechnungDie Lieferantenrechnung ist in Landeswährung ausgestellt, die Abrechnung wird jedoch umgerechnet.
• TeilrückerstattungenEs wurde eine Gutschrift ausgestellt.

Allerdings müssen einige Unstimmigkeiten möglicherweise untersucht werden, wie zum Beispiel:

• Rechnung noch nicht eingezogenEs liegt noch keine Lieferantenrechnung zum Vergleich vor.
• Unerwartete LadungsunterschiedeDie Kommentare enthalten eine Anmerkung des Perk-Operations-Teams.

Weitere Informationen zur Interpretation der Abweichungen im Bericht finden Sie unter Unstimmigkeiten bei der Rechnungseinziehung verstehenDie

Tipp: Verwenden Sie die Reise-ID Filter oder der Link in Vollständige Rechnungsnummer um die PDF-Datei zu öffnen und die Beträge direkt zu überprüfen.