Benutzerdefinierte Berichte sind der Perk-Berichtsexport, der einen festen Katalog von statische Spalten mit dem dynamische Spalten Jedes Konto verfügt über eigene Einstellungen, wie z. B. benutzerdefinierte Reisefelder und Benutzergruppen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was benutzerdefinierte Berichte beinhalten, wann Sie diese verwenden sollten, wie Perk sie per E-Mail zustellt, wie Vorlagen funktionieren, wie die einzelnen Spalten definiert werden und wie benutzerdefinierte Spalten in der Datei beschriftet werden.

Was sind benutzerdefinierte Berichte?

Benutzerdefinierte Berichte in Perk sind konfigurierbare Exporte von Reise- und Buchungsdaten aus dem Reiseberichtswesen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ergebnisse zu filtern, die einzuschließenden Spalten auszuwählen und das Ergebnis als CSV- oder Excel-Datei zu erhalten. Sie finden diese Funktion unter „Analysieren“ > „Reiseberichtswesen“ > „Berichte und Zeitpläne“ auf der Registerkarte „Bericht generieren“.

Benutzerdefinierte Berichte dienen der Berichterstellung und -analyse und nicht der Echtzeit-Abfrage von Betriebsdaten. Die Berichtsverarbeitung läuft über Nacht und endet gegen 1 Uhr nachts. Daten, die nach diesem Zeitpunkt in Perk hinzugefügt werden, erscheinen daher nicht im Export des jeweiligen Tages. In der Praxis hinken benutzerdefinierte Berichte – wie alle Perk-Berichte – den Echtzeitdaten etwa 24 Stunden hinterher. Erwarten Sie daher keine tagesaktuellen Zahlen.

Der Export kombiniert zwei Spaltentypen. Statische Spalten sind die Standardfelder, die Perk für jedes Konto veröffentlicht, wie z. B. Name des Reisenden, Reisestatus und Ausgaben. Dynamische Spalten sind die benutzerdefinierten Felder und Benutzergruppen, die Ihr Unternehmen eingerichtet hat. Daher unterscheidet sich der genaue Satz dynamischer Spalten von Konto zu Konto.

Wann sollte man benutzerdefinierte Berichte verwenden?

Benutzerdefinierte Berichte sind das richtige Werkzeug, wenn Sie einen übersichtlichen Datensatz mit einer Zeile pro Buchung benötigen, den Sie in einer Tabellenkalkulation öffnen, Ihrem Finanzteam übergeben oder in ein nachgelagertes System importieren können. Benutzerdefinierte Berichte umfassen Reise- und Ausgabenberichte, Genehmigungsanalysen, Nachhaltigkeitsberichte und den Abgleich mit Ihren ERP- oder Buchhaltungssystemen.

Nutzen Sie benutzerdefinierte Berichte, um Reisedaten individuell auszuwerten – beispielsweise alle Hotelbuchungen eines bestimmten Kostenobjekts des letzten Quartals abzurufen, die Flugemissionen Ihrer Geschäftsbereiche zu exportieren oder eine Finanzabstimmungsdatei zu erstellen, die Buchungen mit Rechnungen abgleicht. Da Sie Filter und Spaltenauswahl selbst bestimmen, können Sie jeden Export auf eine spezifische Fragestellung zuschneiden, anstatt mit einem vordefinierten Bericht zu arbeiten.

Generieren und Herunterladen eines benutzerdefinierten Berichts

Benutzerdefinierte Berichte in Perk werden Ihnen jetzt per E-Mail zugesendet, anstatt direkt in Ihren Browser heruntergeladen zu werden. Bisher haben Sie den Export generiert und die Datei wurde nach Fertigstellung heruntergeladen. Jetzt wählen Sie Bericht abrufen, ein Format (CSV oder Excel), fügen die Empfänger hinzu und wählen anschließend Abrufen. Als Empfänger können alle aktiven Benutzer Ihres Kontos angegeben werden.

Perk erstellt den Bericht im Hintergrund. Jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit einem temporären Download-Link (kein Anhang). Der Link öffnet eine Perk-Seite mit dem Titel „Bericht herunterladen“, auf der der Download automatisch startet. Empfänger müssen mit dem richtigen Perk-Konto angemeldet sein, um den Link öffnen zu können; sie benötigen jedoch keine Berichtsberechtigung.

Benutzerdefinierte Berichtslinks und -dateien sind 7 Tage gültig. Ein abgelaufener Link zeigt eine Meldung an, dass der Bericht abgelaufen ist oder nicht existiert. Perk kann die abgelaufene Datei nicht über den Link wiederherstellen. Stattdessen wählt der Nutzer „Neuen Bericht erstellen“, um den Bericht erneut auszuführen und eine aktuelle Kopie per E-Mail zu erhalten.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter „Benutzerdefinierten Bericht per E-Mail erhalten“.

Wiederverwendung von Berichtsvorlagen

Mit den Vorlagen in Perk können Sie eine Auswahl an Feldern und Filtern aus einem benutzerdefinierten Bericht speichern. So müssen Sie nicht jedes Mal von vorne beginnen, wenn Sie einen häufig verwendeten Bericht erstellen. Beispielsweise können Sie eine Vorlage mit dem Namen „Hotelausgaben im 3. Quartal nach Kostenart“ speichern und bei Bedarf eine aktuelle Kopie dieses Berichts abrufen.

Vorlagen funktionieren anders als persönliche Einstellungen. Perk teilt Vorlagen kontoweit, sodass jeder Administrator oder Analyst jede Vorlage einsehen, bearbeiten und löschen kann. Nur Administratoren und Analysten haben Zugriff auf diese Funktion. Wenn Sie eine Vorlage ändern oder löschen, ist die Änderung für alle Kontobenutzer sichtbar. Daher ist es ratsam, sich mit Ihrem Team auf die Benennung und die Zuständigkeit zu einigen. Vorlagen unterstützen keinen benutzerdefinierten Datumsbereich.

Vorlagen finden Sie auf der Registerkarte „Vorlagen“ der Seite „Berichte und Zeitpläne“. Informationen zum Erstellen, Bearbeiten, Verwenden oder Löschen einer Vorlage finden Sie unter „Benutzerdefinierte Berichtsvorlagen speichern und wiederverwenden“. Informationen zum regelmäßigen Versenden einer Vorlage per E-Mail finden Sie unter „Benutzerdefinierte Berichte per E-Mail planen“.

Feldreferenz – Erläuterung jeder Spalte

Der benutzerdefinierte Bericht zeigt alle Spalten an, die Perk für den Admin-Export veröffentlicht, hier nach Kategorien gruppiert. Nutzen Sie die unten stehende Feldreferenz, um die Bedeutung der einzelnen Spalten nachzuschlagen und sie Kollegen oder Ihrem Team zu erläutern.

Reise- und Reiseinformationen

Kosten-, Währungs- und Steuerdetails

Dynamische Spalten: Benutzerdefinierte Felder und Gruppen

Benutzerdefinierte Berichte enthalten eine dynamische Spalte für jedes benutzerdefinierte Reisefeld und jede im Konto eingerichtete Benutzergruppenkategorie. Im benutzerdefinierten Bericht wird jeder definierte Name als eigene Spalte veröffentlicht. Die Spaltenüberschrift enthält ein Typpräfix, das den Typ der dynamischen Spalte angibt: `Benutzerdefiniertes Feld` für benutzerdefinierte Felder und `Gruppe` für Benutzergruppen. Obwohl das Typpräfix am Ende der sichtbaren Überschrift angezeigt wird, wird es weiterhin als Präfix des dynamischen Spaltennamens behandelt.

Ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Projekt wird beispielsweise im Export als Spalte mit der Überschrift Projekt – Benutzerdefiniertes Feld angezeigt. Eine Benutzergruppenkategorie mit dem Namen Region wird als Spalte mit der Überschrift Region – Gruppe angezeigt.

Das Typpräfix wird jedes Mal auf jede dynamische Spalte angewendet. Dadurch bleiben die Spaltenüberschriften für nachfolgende Nutzer vorhersehbar, Exporte lassen sich leichter debuggen und Datenkonflikte werden vermieden, wenn ein benutzerdefiniertes Feld oder eine Benutzergruppe, die Sie eingerichtet haben, denselben Namen wie eine statische Spalte hat.

Archivierte benutzerdefinierte Felder und Gruppen

Benutzerdefinierte Berichte zeigen auch nach der Archivierung noch benutzerdefinierte Felder und Benutzergruppen an, sodass historische Buchungen die zuvor festgelegten Werte behalten. Im benutzerdefinierten Bericht werden archivierte dynamische Spalten mit dem Suffix „(archiviert)“ gekennzeichnet, das dem Typpräfix angehängt wird.

Beispielsweise erscheint ein archiviertes benutzerdefiniertes Feld, das ursprünglich Altes Projekt hieß, im Export als Altes Projekt - Benutzerdefiniertes Feld (archiviert).

CSV- und Excel-Exporte

Benutzerdefinierte Berichte sind in zwei Formaten verfügbar: CSV und Excel. In beiden Formaten verhalten sich benutzerdefinierte Berichte identisch – es stehen dieselben Spalten zur Verfügung, dieselben Filter werden angewendet und dieselben Benennungsregeln gelten für die Überschriften.

Dies schließt das Typpräfix für dynamische Spalten ein. Unabhängig davon, ob Sie Projekt – Benutzerdefiniertes Feld als CSV-Datei oder als Excel-Datei exportieren, bleibt die Spaltenüberschrift gleich, und archivierte Spalten tragen in beiden Formaten das Suffix (archiviert). Wählen Sie das Format, das am besten zu Ihren nachgelagerten Tools passt; die Daten und die Überschriften sind in jedem Fall konsistent.

Beträge pro Reisender und Exportgenauigkeit

Die Felder, die den Anteil pro Reisendem an einer Buchung anzeigen – Ausgaben pro Reisendem (Originalwährung) und Steuern pro Reisendem (Originalwährung) – werden berechnet, indem der Gesamtbuchungsbetrag durch die Anzahl der Reisenden geteilt wird. Diese Werte werden sowohl im CSV- als auch im Excel-Format mit voller Dezimalgenauigkeit exportiert. Das bedeutet, dass die Summe dieser Spalte in Ihrer Tabelle dem Buchungsgesamtbetrag entspricht, unabhängig davon, ob Sie die formatierte oder unformatierte Downloadoption wählen.

Hinweis: Bisher wurden diese Felder bei Auswahl der formatierten Download-Option vor dem Export auf zwei Dezimalstellen gerundet, was zu geringfügigen Abweichungen bei der Zeilensummierung führen konnte (z. B. wurde 2 × 3,575 € als 7,16 € statt 7,15 € angezeigt). Dieses Problem wurde behoben – beide Download-Optionen exportieren nun den Wert mit voller Genauigkeit.

Hinweise zur Abstimmung: Verwenden Sie für die Abstimmung mit Ihrem ERP-System, Buchhaltungssystem oder Ihren Kontoauszügen stets die Felder in Originalwährung – Ausgaben pro Reisender (Originalwährung) und Steuern pro Reisender (Originalwährung). Diese Felder geben die tatsächlich in der Transaktionswährung berechneten Beträge wieder und sind die verlässliche Datenquelle für den Abgleich der Perk-Daten mit externen Datensätzen. Die Beträge in der Benutzerwährung verwenden einen Umrechnungskurs zum Zeitpunkt der Berichterstattung, der vom Kurs Ihrer Bank oder Ihres Zahlungsanbieters abweichen kann. Daher sind sie für die finanzielle Abstimmung ungeeignet.