Rückerstattungen in Perk

Die Kostenerstattung bei Perk bedeutet, dass Perk Ihren Mitarbeitern genehmigte Auslagen (z. B. für Mahlzeiten, Taxis und Nebenkosten) im Namen Ihres Unternehmens erstattet. Der Mitarbeiter erhält das Geld von Perk, und Ihrem Unternehmen wird eine separate Rechnung für diese Zahlungen gestellt.

Genehmigung, Zahlung, Abrechnung und der Prüfpfad bleiben alle in Perk, sodass keine PAIN-Dateien oder manuelle Zahlungsläufe in Ihrem Online-Banking-Portal erforderlich sind. Kostenerstattungen sind verfügbar, sobald die Funktion für Ihr Konto aktiviert ist. Sie können jedoch selbst entscheiden, ob Sie sie für ein bestimmtes Unternehmen nutzen möchten.

Achtung: Die Erstattung gilt derzeit für:

  • Auszahlungswährung: GBP, EUR und USD, je nach Ihren Unternehmenseinstellungen. Ausgaben können in jeder Währung eingereicht werden; Perk rechnet automatisch um.
  • Ausgabenarten: Auslagen (Mahlzeiten, Taxis, Nebenkosten und sonstige alltägliche Ausgaben), Kilometergeld und Tagessätze.

    Wenn Ihr Unternehmen Kostenerstattungen nutzt, können von Perk nur Auslagen erstattet werden, die die oben genannten Kriterien erfüllen. Andere Ausgabenarten werden gemäß Ihrem bestehenden Erstattungs- oder Gehaltsabrechnungsprozess abgerechnet.


Hinweis: Derzeit können Kostenerstattungen mit diesen Integrationen genutzt werden:

Warum sollte man Erstattungen in Perk nutzen?

  • Genehmigung, Zahlung, Abrechnung und ein einziger Prüfpfad befinden sich an einem Ort in Perk.
  • Sie erstellen oder laden keine Zahlungsdateien bei Ihrer Bank hoch; Perk kümmert sich um die Auszahlungen.
  • Es werden keine Stunden für das Erstellen und Hochladen von Zahlungsstapeln aufgewendet.
  • Die Auszahlungen und die Erstattungsabrechnung von Perk stimmen für eine einfache Zuordnung überein.
  • Von der Kostenerfassung über die Genehmigung und Auszahlung bis hin zur Buchhaltung – Sie bleiben in einem einheitlichen Prozess, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.
  • Die Mitarbeiter können sehen, wann ihre Kostenerstattung geplant, in Bearbeitung oder ausgezahlt ist.
  • Sobald ein Finanzprüfer die Erstattung genehmigt und terminiert hat, erfolgen die Auszahlungen im Rhythmus von Perk (z. B. wöchentlich) und nicht erst nach Abwarten Ihres internen Zahlungsprozesses.

Hinweis: Perk führt Zahlungsstapel nach einem festen Zeitplan durch, basierend auf der für Ihr Unternehmen konfigurierten Frequenz: wöchentlich jeden Freitag, alle zwei Wochen am 14. und letzten Tag des Monats und monatlich am letzten Tag des Monats. Alle Stapelläufe erfolgen um 11:00 Uhr UTC. Die Auszahlungsdauer variiert je nach Region: bis zu 1 Werktag (T+1) für Auszahlungen in Großbritannien, bis zu 2 Werktage (T+2) für Auszahlungen in der EU und 1–2 Werktage für US-ACH-Auszahlungen. Bankfeiertage und Wochenenden werden in diesen Zeiträumen nicht berücksichtigt.

Steuerliche Behandlung: Sachleistung als Zahler

Perk zahlt Mitarbeiter im Namen des Unternehmens und fungiert dabei als Zahlungsdienstleister. Da es sich um die Erstattung tatsächlicher Geschäftsausgaben handelt, gelten diese in den Ländern, in denen Perk tätig ist (USA, Großbritannien, Spanien, Niederlande, Irland, Belgien), nicht als steuerpflichtiges Einkommen. Die Zahlung von Perk auf dem Kontoauszug des Mitarbeiters ändert daran nichts.

Die Dokumentations- und Meldepflichten für die Lohnabrechnung variieren je nach Land. Unternehmen mit Mitarbeitern in mehreren Ländern sollten die jeweiligen lokalen Verpflichtungen mit einem Steuerberater abklären.

Tipp: Weitere Informationen finden Sie unter Einrichtung von nachfinanzierten Erstattungen für Belgien, Estland, Irland, die Niederlande, Spanien und GroßbritannienDie

Wie Kostenerstattungen von Anfang bis Ende funktionieren

Nach der Einrichtung läuft der Ablauf wie folgt ab:

  1. Der Mitarbeiter erstellt in Perk eine Auslagenforderung (z. B. Mittagessen mit einem Kunden, Taxi) und sendet sie zur Genehmigung.
  2. Die Ausgaben durchlaufen Ihren üblichen Genehmigungsprozess (z. B. Genehmiger des Kostenobjekts, dann Finanzprüfer).
  3. Sobald ein Finanzprüfer die Erstattung genehmigt und terminiert hat, überweist Perk den Betrag im Namen Ihres Unternehmens auf das Bankkonto des Mitarbeiters.
  4. Perk stellt eine Erstattungsabrechnung (Rechnungsdokument) aus, in der die geleisteten Zahlungen aufgeführt sind. Ihrem Unternehmen werden diese Beträge in Rechnung gestellt.
  5. Ihr Finanzteam erfasst und bezahlt die Erstattungsabrechnung von Perk in Ihrem Buchhaltungssystem.

Der Mitarbeiter erhält sein Gehalt von Perk; das Unternehmen erhält eine Rechnung von Perk und begleicht diese anschließend. Das Unternehmen überweist die Erstattung niemals direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters.

Ausgabenstatus vs. Erstattungsstatus

Perk erfasst zwei separate Dinge: den Ausgaben-Status (für Buchhaltung und Export) und den Erstattungs-Status (für die Zahlung).

Sobald ein Finanzprüfer die Erstattung genehmigt und einplant, wechselt die Ausgabe in den Status Bereit zum Export und die Erstattung erhält einen eigenen Status, der den Lebenszyklus der Zahlung widerspiegelt.

Ausgabenstatus Erstattungsstatus Was es bedeutet
Exportbereit / Exportiert Planmäßig Genehmigt; die Erstattung ist für den nächsten Zahlungslauf geplant.
Exportbereit / Exportiert Wird bearbeitet Die Zahlungsabwicklung läuft; das Geld ist unterwegs.
Exportbereit / Exportiert Bezahlt Die Zahlung wurde auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen.
Exportbereit / Exportiert Handlungsbedarf Es ist ein Fehler aufgetreten (z. B. ungültige Bankdaten); ein Mitarbeiter oder die Finanzabteilung muss das Problem beheben.

Finanzprüfer und Administratoren sehen den Erstattungsstatus unter Finanzen > Prüfung > Erstattung. Mitarbeiter sehen den Erstattungsstatus (oft als „In Bearbeitung“ oder „Erstattet“ bezeichnet) unter „Meine Aufgaben“.

Hinweis: Weitere Informationen darüber, was Mitarbeiter sehen und wie sie ihren Status überprüfen können, finden Sie unter Sie erhalten eine Erstattung Ihrer Auslagen (außerhalb der USA). oder, für in den USA ansässige Mitarbeiter, Verknüpfen Sie Ihr Bankkonto für Erstattungsauszahlungen (USA)Die

Wie der Buchhaltungsprozess für Finanzprüfer funktioniert

Finanzprüfer gehen typischerweise wie folgt vor, um die Kostenerstattung zu prüfen:

  1. Überprüfen Sie die Auslagen (Police, Quittung, Betrag, Kostenobjekt usw.) unter Finanzen > Überprüfung > Erstattung.
  2. Genehmigen Sie die Ausgabe und planen Sie sie für den nächsten Abrechnungslauf ein. Die Ausgabe ändert ihren Status auf „Exportbereit“ und die Abrechnung wird terminiert.
  3. Perk wickelt die Zahlungsabwicklung ab und überweist den Betrag auf das Bankkonto des Mitarbeiters. Sie müssen dafür nichts bei Ihrer Bank anstoßen; das erledigt Perk.
  4. Perk sendet dem Unternehmen eine Erstattungsabrechnung darin sind die in diesem Zeitraum getätigten Auszahlungen aufgeführt.
  5. Unter Finanzen > Überprüfung > Erstattung können Sie den Auszahlungsstatus einsehen (z. B. bezahlt, fehlgeschlagen). Nutzen Sie diese Information und die Erstattungsabrechnung, um zu bestätigen, was tatsächlich gezahlt wurde.
  6. Exportieren Sie die Ausgaben und die Abrechnung der Perk in Ihr Buchhaltungssystem. Gleichen Sie die Zahlung mit dem entsprechenden Überweisungskonto ab, das Sie für die Erstattung verwenden, damit Ihre Buchhaltung mit der Abrechnung übereinstimmt.

Der Abgleich erfolgt durch Zuordnung der Auszahlungen auf der Erstattungsabrechnung (und in den Erstattungsansichten von Perk) zu den exportierten Ausgaben und dem Übertragungskonto in Ihrem Hauptbuch. Die Erstattungsabrechnung stellt die Verbindung zwischen den von Perk geleisteten Zahlungen und den von Ihrem Unternehmen an Perk geschuldeten Beträgen her.

Tipp: Eine schrittweise Anleitung zur Datenabstimmung finden Sie hier: Kostenerstattungen verwalten und abstimmenInformationen zum Senden von Auszahlungen finden Sie unter Senden Sie eine Kostenerstattung an einen MitarbeiterDie

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