Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Kostenerstattung in Perk aktivieren und einrichten, damit Perk Ihren Mitarbeitern genehmigte Auslagen im Namen Ihres Unternehmens erstatten kann. Nutzen Sie diese Anleitung, sobald Sie die Funktion unternehmensweit aktivieren möchten.

Perk kann nun im Namen Ihres Unternehmens Erstattungen vornehmen.

In Belgien, Estland, Irland, den Niederlanden, Spanien und Großbritannien erfolgen Kostenerstattungen nach dem nachfinanzierten Modell: Perk zahlt zuerst an Ihre Mitarbeiter aus und stellt Ihrem Unternehmen anschließend die ausgezahlten Beträge über Ihre bestehende Abrechnungsbeziehung mit Perk in Rechnung.

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich vergewissern, welche Unternehmen die Kostenerstattung nutzen sollen, wie häufig die Auszahlungen erfolgen sollen, welche Währung verwendet werden soll und welches Überweisungskonto in Ihrem Buchhaltungssystem für den Abgleich genutzt wird. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Ihr Finanz- oder Buchhaltungsteam.

Auswahl der Unternehmen, die Kostenerstattung nutzen

Entscheiden Sie, ob die Erstattung für alle Unternehmen im Konto oder nur für bestimmte Unternehmen gilt.

Hinweis: Diese Aufgabe können Sie als Kontoadministrator oder Finanzprüfer ausführen. Der Zugriff auf diese Seite erfolgt jedoch von unterschiedlichen Standorten aus. Finanzprüfer können nur die Unternehmen auswählen, für deren Verwaltung sie Berechtigungen besitzen.

1. Gehen Sie in Perk zu Einstellungen > Ausgabenmanagement > Erstattungen (Kontoadministrator) oder Finanzen > Überprüfung > Erstattungen (Finanzprüfer).
2. Wählen Sie aus, ob Sie die Kostenerstattung für das Konto aktivieren möchten, d. h. für alle Unternehmen (wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten), oder wählen Sie bestimmte Unternehmen aus.

Wenn Sie die Funktion nur für einige Unternehmen aktivieren, sehen Mitarbeiter anderer Unternehmen nicht die Möglichkeit, sich Auslagen über Perk erstatten zu lassen; sie folgen Ihrem bestehenden Verfahren (z. B. Lohnabrechnung oder manuelle Banküberweisung).

Hinweis: Derzeit sind nach erfolgter Finanzierung Erstattungen nur in folgenden Ländern möglich: Belgien, Estland, Irland, Niederlande, Spanien und Großbritannien. Die Auszahlung erfolgt je nach Land ausschließlich in EUR oder GBP. Konten mit anderen Ländern oder Währungen sind von dieser Regelung ausgeschlossen.

Festlegung der Erstattungshäufigkeit und Währung

Legen Sie fest, wie häufig Perk die Erstattungen auszahlt und in welcher Währung die Mitarbeiter bezahlt werden.

2. Legen Sie die Erstattungshäufigkeit fest – beispielsweise wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Dadurch wird definiert, wie oft ein Stapel genehmigter Erstattungen zur Zahlung gesendet wird.

   • Wöchentlich: jeden Freitag
   • Alle zwei Wochen: am 14. und letzten Tag jedes Monats
   • Monatlich: der letzte Tag des Monats

   Die Auszahlung erfolgt um 11:00 Uhr UTC. Es gibt keinen Annahmeschluss vor der Auszahlung. Sollte eine Ausgabe nicht rechtzeitig erfasst werden, wird sie beim nächsten geplanten Lauf berücksichtigt. Die Auszahlungsdauer variiert je nach Region: bis zu einem Werktag (T+1) für Auszahlungen innerhalb Großbritanniens und bis zu zwei Werktage (T+2) für Auszahlungen innerhalb der EU. Feiertage und Wochenenden werden in diesen Zeiträumen nicht berücksichtigt.

Achtung: Die angegebene Frequenz gilt für alle ausgewählten Unternehmen. Sie können nicht für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Frequenzen festlegen.

Tipp: Wählen Sie eine Häufigkeit, die zu Ihrem Genehmigungsprozess und Monatsabschluss passt. Wöchentliche Auszahlungen ermöglichen schnellere Auszahlungen an die Mitarbeiter und erlauben Ihnen dennoch regelmäßige Exporte und Abstimmungen.

1. Wählen Sie die Währung für Auszahlungen aus. GBP und EUR werden unterstützt.
2. Wählen Sie für jede Währung das Zahlungsprofil aus. Die Währung muss mit dem Zahlungsprofil übereinstimmen.

Für Kostenerstattungen sind zwei Zahlungsmethoden möglich:

• Banküberweisung: Perk erstellt nach jeder Auszahlung eine Abrechnung und zieht den Betrag per Banküberweisung ein. Ein Banküberweisungsprofil ist verfügbar, wenn der Abrechnungszeitraum mindestens so häufig ist wie Ihr Auszahlungszyklus. Profile mit einem selteneren Abrechnungszeitraum werden in der Gruppe „Nicht verfügbar“ angezeigt.
• Lastschrift: Perk bucht den Betrag von Ihrem Firmenkonto ab, sobald eine Auszahlung erfolgt ist. Lastschriftverfahren sind mit jedem Auszahlungszyklus kompatibel.

Warnung: Zahlungsprofile mit Karte können nicht für Erstattungen verwendet werden. Wenn für eine Währung nur ein Kartenprofil verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Perk-Kundenbetreuer, um ein Banküberweisungs- oder Lastschriftprofil hinzuzufügen, bevor Sie fortfahren.

Die Währung des Zahlungsprofils und Ihre Auszahlungswährung müssen übereinstimmen: Sie können Mitarbeiter nicht in einer anderen Währung bezahlen als derjenigen, in der Sie Perk für die Auszahlung eingerichtet haben.

Wenn Sie ein Lastschriftverfahren wählen und dessen Abrechnungszeitraum kürzer ist als Ihr Auszahlungszyklus (z. B. monatliche Abrechnung bei wöchentlichen Auszahlungen), wird Ihnen ein Hinweis angezeigt. Das bedeutet, dass Perk den Betrag von Ihrem Konto einzieht, bevor die Abrechnung für diesen Zeitraum erstellt wird. Die Abbuchung erfolgt auf Ihrem Bankkonto, bevor die Abrechnung eintrifft; dies ist normal und hat keinen Einfluss auf die Auszahlungen an Ihre Mitarbeiter.

Hinweis: Ausgaben in anderen Währungen: Mitarbeiter können Ausgaben in jeder Währung einreichen – beispielsweise ein britischer Mitarbeiter, der auf einer USA-Reise eine USD-Quittung einreicht. Perk rechnet den Ausgabenbetrag automatisch zum aktuellen Wechselkurs in die Auszahlungswährung des Mitarbeiters (GBP oder EUR) um. Weder der Mitarbeiter noch der Finanzprüfer müssen etwas unternehmen.

Angabe des Überweisungskontos

Teilen Sie Perk mit, welches Überweisungskonto (Sachkonto) in Ihrem Buchhaltungssystem Sie für die Erfassung und Abstimmung dieser Auszahlungen verwenden werden. Ihr Finanzteam nutzt dieses Konto, um die Zahlungen von Perk abzugleichen.Erstattungsabrechnung auf das richtige Konto.

1. Unter Einstellungen > Ausgabenmanagement > Kostenerstattungen finden Sie die Überweisungskontonummer (oder ein gleichwertiges) Feld für das Unternehmen.
2. Geben Sie den Überweisungskontocode oder die Kennung ein oder wählen Sie diese aus, die Ihr Buchhaltungssystem für Erstattungsauszahlungen verwendet.

Tipp: Verwenden Sie ein separates Überweisungskonto (oder Unterkonto) für Erstattungen, damit diese Auszahlungen nicht mit anderen Zahlungsarten vermischt werden. Das sorgt für eine übersichtliche und revisionssichere Buchhaltung.

Speichern und Bestätigen

Prüfen Sie, ob in der Zusammenfassung die richtigen Unternehmen, die richtige Häufigkeit, die richtige Währung und das richtige Überweisungskonto angezeigt werden.

Sobald die Speicherung abgeschlossen ist, erfolgt die Kostenerstattung für die ausgewählten Unternehmen. Mitarbeiter dieser Unternehmen können Fügen Sie Bankdaten in ihrem Profil hinzu. (falls dies nicht bereits geschehen ist), und die Finanzprüfer können mit der Genehmigung beginnen und Kostenerstattung für Terminplanung aus Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattungen.