Bevor Sie mit der Einrichtung von Erstattungen beginnenStellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Unternehmen die Kostenerstattung nutzen sollen, wie oft Sie Auszahlungen durchführen möchten, welche Währung Sie verwenden möchten und welche Überweisungskonto in Ihrem Buchhaltungssystem, das Sie für den Abgleich verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihr Finanz- oder Buchhaltungsteam.

Erstattungen können derzeit nicht mit Oracle Netsuite oder Microsoft Dynamics 365 Finance (ehemals Finance & Operations) verwendet werden.

Auswahl der Unternehmen, die Kostenerstattung nutzen

Entscheiden Sie, ob die Erstattung für alle Unternehmen im Konto oder nur für bestimmte Unternehmen gilt.
Diese Aufgabe können Sie ausführen, wenn Sie entweder die Rolle eines Kontoadministrators oder eines Finanzprüfers haben. Der Zugriff auf den Bildschirm erfolgt jedoch von verschiedenen Standorten aus.

1. In Perk gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenmanagement > Kostenerstattungen (Kontoverwaltung) oder Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattungen (Finanzprüfer).
2. Wählen Sie aus, ob Sie die Kostenerstattung für das Konto aktivieren möchten, d. h. für alle Unternehmen (wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten), oder wählen Sie bestimmte Unternehmen aus.
   
   

Finanzprüfer kann nur die Unternehmen auswählen, für deren Verwaltung er die Berechtigung hat.

Wenn Sie die Funktion nur für einige Unternehmen aktivieren, müssen Mitarbeiter in Unternehmen ohne diese Funktion weiterhin auf Ihr bisheriges Verfahren zurückgreifen, wie z. B. die Lohnabrechnung oder manuelle Banküberweisungen.

Warnung: Aktuell sind Erstattungen verfügbar für berechtigte Mitarbeiter aus Großbritannien und Spanien Auszahlungen erfolgen ausschließlich in EUR und GBP. Konten mit anderen Ländern oder Währungen sind von dieser Regelung ausgeschlossen.

Festlegung der Erstattungshäufigkeit und Währung

Die gewählte Frequenz gilt für alle ausgewählten Unternehmen. Sie können nicht für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Frequenzen festlegen. So stellen Sie die Frequenz ein:

1. Unter Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > KostenerstattungenÖffnen Sie die Erstattungseinstellungen für das Unternehmen (oder das Konto).

2. Legen Sie die Erstattungshäufigkeit fest.– zum Beispiel wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Dies legt fest, wie oft ein Stapel genehmigter Kostenerstattungen zur Zahlung weitergeleitet wird.
   Tipp: Wählen Sie eine Häufigkeit, die zu Ihrem Genehmigungsprozess und Monatsabschluss passt. Wöchentliche Auszahlungen ermöglichen schnellere Auszahlungen an die Mitarbeiter und erlauben Ihnen dennoch, regelmäßig Daten zu exportieren und abzugleichen.

   

3. Wählen Sie die Währung aus für Auszahlungen. In der aktuellen Version werden GBP und EUR unterstützt.
4. Wählen Sie für jede ausgewählte Währung das Zahlungsprofil aus. Diese Währung dient zur Abrechnung aller in Ihrem Namen geleisteten Erstattungen. Die gewählte Währung muss mit dem Zahlungsprofil und dem/den Land/Ländern, an die Sie Zahlungen leisten, übereinstimmen (z. B. werden Mitarbeiter in Großbritannien in GBP bezahlt).

Das Zahlungsprofil, das Sie für Einzahlungen verwenden (wie Ihr Unternehmen Perk bezahlt), bestimmt die verfügbaren Auszahlungswährungen. In der aktuellen Version stimmen Auszahlungswährung und die Währung des Zahlungsprofils Ihres Unternehmens überein – Sie können Mitarbeiter nicht in einer anderen Währung bezahlen als der, in der Sie Perk bezahlen.

Anforderung an die Zahlungsmethode: Karten können nicht als Zahlungsmittel für Erstattungen verwendet werden. Wenn für die ausgewählte Währung nur eine Karte als Zahlungsprofil verfügbar ist, können Sie für dieses Unternehmen keine Erstattung einrichten. Wenden Sie sich an Ihren Perk-Kundenbetreuer, um ein anderes Zahlungsprofil hinzuzufügen, bevor Sie fortfahren.

Ausgaben in anderen Währungen: Mitarbeiter können Ausgaben in jeder Währung einreichen – beispielsweise ein britischer Mitarbeiter, der auf einer USA-Reise eine USD-Quittung einreicht. Perk rechnet den Ausgabenbetrag automatisch zum aktuellen Wechselkurs in die Auszahlungswährung des Mitarbeiters (GBP oder EUR) um. Weder der Mitarbeiter noch der Finanzprüfer müssen etwas unternehmen.

Angabe des Überweisungskontos

Sag Perk, welche Überweisungskonto (Hauptbuchkonto) in Ihrem Buchhaltungssystem, das Sie zur Erfassung und Abstimmung dieser Auszahlungen verwenden. Ihr Finanzteam nutzt dieses Konto, um die Perk-Zahlungen abzugleichen. Erstattungsabrechnung dem richtigen Konto.

1. Unter Einstellungen > Ausgabenmanagement > KostenerstattungenFinden Sie die Überweisungskontonummer (oder ein gleichwertiges) Feld für das Unternehmen.
2. Geben Sie den Überweisungskontocode oder die Kennung ein oder wählen Sie diese aus, die Ihr Buchhaltungssystem für Erstattungsauszahlungen verwendet.

Ihre Finanzprüfer verwenden dieses Konto, wenn sie Ausgaben und die Abrechnung der Vergünstigungen exportieren und Zahlungen diesem Konto zuordnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Konto Sie verwenden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Controller oder Ihr Buchhaltungsteam.

Tipp: Verwenden Sie ein separates Überweisungskonto (oder Unterkonto) für Erstattungen, damit diese Auszahlungen nicht mit anderen Zahlungsarten vermischt werden. Das sorgt für eine übersichtliche und revisionssichere Buchhaltung.

Speichern und Bestätigen

Nachdem Sie Unternehmen, Häufigkeit, Währung und Überweisungskonto festgelegt haben, speichern Sie die Erstattungseinstellungen.

Prüfen Sie, ob in der Zusammenfassung die richtigen Unternehmen, die richtige Häufigkeit, die richtige Währung und das richtige Überweisungskonto angezeigt werden.

Sobald die Speicherung abgeschlossen ist, erfolgt die Kostenerstattung für die ausgewählten Unternehmen. Mitarbeiter dieser Unternehmen können Fügen Sie Bankdaten in ihrem Profil hinzu. (falls dies nicht bereits geschehen ist), und die Finanzprüfer können mit der Genehmigung beginnen und Terminerstattungen aus Finanzen > Überprüfung > KostenerstattungenDie