Dieser Artikel erklärt, wie Sie in Perk Ausgaben genehmigen und Erstattungen planen, damit Perk Mitarbeitern ihre Auslagen erstattet. Nutzen Sie diese Anleitung, wenn Sie bereit sind, Erstattungen aus der Prüfwarteschlange zu bearbeiten.

Sie prüfen Ausgaben wie gewohnt (Richtlinie, Beleg, Betrag, Kostenstelle). Sobald Sie eine Auslage genehmigen und das Unternehmen die Kostenerstattung aktiviert hat, planen Sie diese für den nächsten Zahlungslauf ein. Perk überweist den Betrag dann im Namen des Unternehmens auf das Bankkonto des Mitarbeiters und stellt dem Unternehmen anschließend eine Kostenerstattungsabrechnung in Rechnung.

Bevor Sie beginnen

• Die Erstattungsfunktion muss für das Unternehmen eingerichtet werden (durch einen Kontoadministrator unter Einstellungen > Ausgabenmanagement > Erstattungen).
• Der Mitarbeiter muss über eine aktive Perk-Rolle verfügen. Benutzer ohne Zugriffsrechte können keine Spesen einreichen oder erstattet bekommen.
• Der Mitarbeiter muss in seinem Perk-Profil gültige Bankdaten hinterlegt haben (und, für Mitarbeiter außerhalb der USA, ein Geburtsdatum); andernfalls kann die Auszahlung nicht erfolgen oder fehlschlagen.
• Sie benötigen die Rolle des Finanzprüfers, um Finanzen > Überprüfung > Erstattung anzuzeigen und Erstattungen zu planen.

Rezensionswarteschlange öffnen

1. In Perk gehen Sie zu Finanzen > Überprüfung > Ausgaben und RechnungenDie
2. Sie sehen hier Ausgaben, die geprüft werden und erstattungsfähig sind. In der Regel handelt es sich um Auslagen, die bereits genehmigt wurden und nun auf die finanzielle Prüfung warten.

Verwenden Sie bei Bedarf Filter (Firma, Datum, Einreicher, Status), um die Ausgaben zu finden, die Sie bearbeiten möchten.

Überprüfung der Ausgaben

1. Öffnen Sie einen Ausgabenposten und prüfen Sie, ob er den Richtlinien entspricht: korrekte Kategorie, Beleg, Betrag, Kostenobjekt (z. B. Abteilung oder Projekt) und alle anderen Regeln, die Ihr Unternehmen anwendet.
2. Prüfen Sie, ob es sich um eine Auslagenart handelt, die erstattungsfähig ist (z. B. Mahlzeiten, Taxis, Nebenkosten). Reisekosten, Kilometergeld und Tagegelder werden in der aktuellen Version nicht erstattet.
3. Sollte etwas nicht stimmen, senden Sie die Spesenabrechnung mit einem Kommentar zurück, damit der Mitarbeiter oder Genehmiger den Fehler beheben kann. Planen Sie die Erstattung erst ein, wenn die Spesenabrechnung korrekt ist.

Hinweis: Falls die Bankdaten des Mitarbeiters fehlen oder ungültig sind, kann die Ausgabe zwar genehmigt und eingeplant werden, die Auszahlung schlägt jedoch fehl und der Mitarbeiter muss sein Profil aktualisieren. Sobald die Ausgabe den Status „Exportbereit“ erreicht hat, kann sie weiterhin für die Buchhaltung exportiert werden.

Genehmigung und Terminierung der Kostenerstattung

1. Wenn die Ausgabe korrekt ist, genehmigen Sie sie (z. B. durch „Genehmigen“ oder „Als genehmigt markieren“ im Überprüfungsbildschirm).
2. Sobald die Ausgabe zur Erstattung genehmigt wurde, ändert sich der Status zu „Bereit zum Export“ und die Erstattung wird geplant. für die nächste Zahlungsrunde. Sie wählen kein bestimmtes Zahlungsdatum – Perk führt Auszahlungen gemäß der in Einstellungen > Ausgabenverwaltung > Kostenerstattungen festgelegten Häufigkeit durch. (z. B. wöchentlich).

Wenn Perk jeden Zahlungszyklus durchführt:

Wöchentlich: Jeden Freitag um 11:00 Uhr UTC
Alle zwei Wochen: am 14. und letzten Tag jedes Monats um 11:00 Uhr UTC
Monatlich: am letzten Tag des Monats um 11:00 Uhr UTC

Es gibt keine Frist; Ausgaben, die vor Beginn eines Abrechnungslaufs genehmigt wurden, werden berücksichtigt. Nach Auslösung des Abrechnungslaufs dauert die Auszahlung bis zu einem Werktag (GB & USA) bzw. zwei Werktagen (EU) – Feiertage und Wochenenden werden dabei nicht mitgerechnet. Ad-hoc-Zahlungsläufe sind nicht möglich; falls eine Ausgabe in einem Abrechnungslauf fehlt, wird sie im nächsten planmäßigen Lauf berücksichtigt.

Nach Ihrer Genehmigung sieht der Mitarbeiter, dass seine Kostenerstattung geplant ist. Perk fügt diese Erstattung der nächsten Zahlungsrunde hinzu, überweist den Betrag auf das Bankkonto des Mitarbeiters und führt ihn später in der an das Unternehmen gesendeten Kostenerstattungsabrechnung auf.

Behebung von Erstattungsproblemen

Unter Finanzen > Überprüfung > Erstattung (oder in der Erstattungs- oder Ausgabenliste) können Sie den Erstattungsstatus einsehen – beispielsweise geplant, in Bearbeitung oder erstattet.

Die Bankdaten fehlen oder sind falsch.

Was Sie sehen: Die Rückerstattung kann nicht bearbeitet werden, da kein gültiges Bankkonto für den Mitarbeiter hinterlegt ist.

Was ist zu tun? Bringen Sie den Mitarbeiter dazu, Fügen Sie Ihre Bankdaten in deren Profil hinzu oder korrigieren Sie diese.Das Konto muss auf ihren Namen lauten. Sobald dies erledigt ist, wird die Rückerstattung automatisch in den nächsten geplanten Zahlungslauf aufgenommen.

Die Ausgaben überschreiten den Erstattungsbetrag.

Was Sie sehen: Eine Meldung, dass die Ausgaben den Erstattungsgrenzwert überschreiten (z. B. über 10.000 in der Währung Ihres Unternehmens).

Vorgehensweise: Ausgaben, die den Höchstbetrag überschreiten, können nicht über die Erstattungsfunktion von Perk beglichen werden. Sie müssen diese Ausgaben über Ihre üblichen Buchhaltungsprozesse erstatten (z. B. manuelle Banküberweisung oder Lohnabrechnung).

Buchungen, die über Perk bezahlt wurden, können nicht über Perk erstattet werden.

Was Sie sehen: Eine Meldung, dass die an Perk gezahlten Kosten nicht erstattet werden können.

Vorgehensweise: Sie müssen dem Mitarbeiter die Kosten auf anderem Wege erstatten, z. B. per manueller Banküberweisung oder über die Gehaltsabrechnung. In Ihrer Überprüfungswarteschlange wird ein Hinweis angezeigt, dass die Ausgabe nicht über Perk erstattet wird, zusammen mit dem Grund.

Das Kreditlimit des Unternehmens wurde überschritten – weitere Auszahlungen können nicht mehr verarbeitet werden.

Was Sie sehen: Eine Meldung, dass Auszahlungen derzeit nicht verarbeitet werden können, da Ihr Kreditlimit (oder ein ähnliches) erreicht ist.

Was ist zu tun? Sie müssen sich mit Perk in Verbindung setzen, um das Limit anzupassen oder den Saldo auszugleichen, bevor Sie weitere Rückerstattungen vornehmen können.

Sie können die Ausgaben weiterhin für Ihre Buchhaltung exportieren; die Firma wird von Perk erst belastet, wenn die Auszahlung abgeschlossen ist.