Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihr Perk-Profil einrichten, um genehmigte Auslagen (z. B. Mahlzeiten, Taxis, Nebenkosten) erstattet zu bekommen, wenn Ihr Unternehmen Kostenerstattungen nutzt. Außerdem erfahren Sie, wie Sie den Status prüfen und häufige Zahlungsprobleme beheben können. Nutzen Sie diese Funktion, um Erstattungen auf Ihr Bankkonto zu erhalten und die Informationen in Perk zu verstehen.

Hinweis: Dieser Artikel richtet sich an Mitarbeiter außerhalb der USA. Wenn Sie in den USA beschäftigt sind, lesen Sie bitte stattdessen den Artikel „Bankkonto für Erstattungszahlungen verknüpfen (USA)“.

Wenn Ihr Unternehmen die Kostenerstattung über Perk nutzt, kann Perk Ihnen genehmigte Auslagen direkt auf Ihr Bankkonto auszahlen, anstatt sie über die Lohnbuchhaltung oder einen anderen manuellen Prozess abzuwickeln. Ihr Unternehmen aktiviert die Funktion und genehmigt Ihre Ausgabe; Perk kümmert sich um die Auszahlung.

Bevor Sie beginnen

Um eine Kostenerstattung zu erhalten, benötigen Sie ein Bankkonto auf Ihren Namen in einer Währung, die von den Erstattungsrichtlinien Ihres Unternehmens unterstützt wird (z. B. GBP für ein Unternehmen in Großbritannien oder EUR für ein Unternehmen in der Eurozone). Das Konto muss auf Ihren Namen lauten und mit dem Namen in Ihrem Perk-Profil übereinstimmen.

Sie benötigen außerdem Ihr Geburtsdatum in Ihrem Perk-Profil – Perk verwendet dieses zur Einhaltung der Vorschriften und um den Kontoinhaber abzugleichen.

Aktuell werden Reisekosten, die über Perk gebucht wurden (Hotels, Flüge, Bahntickets, Mietwagen), nicht erstattet – nur tatsächlich anfallende Kosten (Mahlzeiten, Taxis, Nebenkosten usw.) sind erstattungsfähig. Sollten Ihre Reisekosten den Erstattungsrahmen Ihres Unternehmens übersteigen, erstattet Ihnen Ihr Unternehmen diese über einen anderen Weg – wenden Sie sich bitte an Ihre Finanzabteilung.

Hinzufügen Ihrer Bankdaten

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Bankdaten hinzuzufügen:

1. Gehen Sie zu Profil > Persönlich > Bankinformationen. Wenn Ihr Unternehmen die Kostenerstattung aktiviert hat, können Sie diesen Abschnitt ausfüllen.
2. Geben Sie die von Perk angeforderten Daten ein. Die Felder hängen von den Einstellungen Ihres Unternehmens und dem Land ab – beispielsweise eine Bankleitzahl und eine Kontonummer für ein Konto in Großbritannien oder eine IBAN für ein Konto in der Eurozone.
3. Speichern Sie Ihre Daten.

Das Konto muss auf Ihren Namen lauten und mit dem Namen in Ihrem Perk-Profil übereinstimmen. Perk überprüft dies, damit nur Sie Erstattungen auf Ihr eigenes Konto erhalten können.

Hinweis: Falls der Abschnitt „Bankinformationen“ nicht angezeigt wird, sind Erstattungen in Ihrem Unternehmen möglicherweise noch nicht aktiviert oder Ihr Profil ist nicht in einem unterstützten Land oder einer unterstützten Währung hinterlegt. Wenden Sie sich bitte an Ihre Verwaltung oder Ihr Finanzteam.

Aktualisierung Ihres Geburtsdatums

Falls Ihr Geburtsdatum in Ihrem Perk-Profil fehlt oder falsch ist:

1. Öffne dein Profil in Perk.
2. Suchen Sie das Feld Geburtsdatum und geben Sie es ein oder korrigieren Sie es.
3. Speichern Sie Ihr Profil.

Ohne ein genaues Geburtsdatum kann die Kostenerstattung blockiert oder verzögert werden.

Verfolgen Sie Ihren Erstattungsstatus

Der Status Ihrer Kostenerstattung zeigt Ihnen den aktuellen Stand Ihrer Zahlung an, unabhängig vom Genehmigungsstatus Ihrer Ausgabe. Eine Ausgabe durchläuft auf dem Weg zur Buchhaltung verschiedene Phasen – eingereicht, genehmigt, geprüft und exportiert –, aber das Erreichen dieser Phasen bedeutet nicht, dass Sie bereits bezahlt wurden.

Sobald eine Ausgabe zur Auszahlung genehmigt wurde, durchläuft Ihre Erstattung drei Phasen:

• Geplant: Ihre Zahlung ist für den nächsten Zahlungslauf vorgemerkt.
• In Bearbeitung: Perk hat Ihre Zahlung gesendet, und sie ist auf dem Weg zu Ihrer Bank.
• Erstattet: Das Geld ist auf Ihrem Bankkonto eingegangen.

Falls Perk vor der Auszahlung eine Aktion Ihrerseits benötigt – in der Regel, weil Ihre Bankdaten fehlen, ungültig sind oder in einer nicht unterstützten Währung vorliegen –, wird Ihr Erstattungsstatus als „Aktion erforderlich“ angezeigt. Korrigieren Sie Ihre Bankdaten, damit die Erstattung erfolgen kann.

Sie (oder ein Finanzprüfer) können eine Kostenerstattung stornieren, solange sie geplant ist oder sich in der Bedarfsphase befindet. Sobald sie in die Bearbeitung wechselt, ist die Zahlung bereits im Gange und kann nicht mehr storniert werden.

Den Status Ihrer Kostenerstattung können Sie sowohl bei der jeweiligen Ausgabe als auch in Ihrer Ausgabenliste einsehen.

Hinweis: Prüfen Sie immer Ihren Erstattungsstatus, nicht Ihren Ausgabenstatus, um festzustellen, ob Sie tatsächlich bezahlt wurden. Eine Ausgabe kann als für die Buchhaltung exportiert angezeigt werden, bevor die Erstattung auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist.

Aktualisierung oder Löschung Ihrer Bankdaten

Sie können Ihre Bankdaten jederzeit unter Profil > Persönlich > Bankinformationen aktualisieren oder löschen. Wenn Alex Macdonald beispielsweise die Bank wechselt, aktualisiert er seine Bankdaten für das neue Konto.

• Um ein anderes Konto zu verwenden, aktualisieren Sie Ihre Bankdaten mit den neuen Kontoinformationen.
• Wenn Sie Ihre Bankdaten entfernen, kann Perk keine neuen Erstattungen auszahlen, bis Sie ein neues Konto hinzufügen und speichern.

Achtung: Die Aktualisierung Ihrer Bankdaten wirkt sich nur auf zukünftige Erstattungen aus. Wenn eine Erstattung bereits geplant oder in Bearbeitung ist, überweist Perk sie weiterhin auf das Konto, das zum Zeitpunkt der Planung hinterlegt war – eine bereits laufende Zahlung wird nicht umgeleitet.

Behebung von Zahlungsproblemen

Die Bankdaten fehlen oder sind falsch.

Was Sie sehen: Sie werden aufgefordert, Bankdaten hinzuzufügen, oder Ihre Rückerstattung kann nicht bearbeitet werden, da kein gültiges Bankkonto hinterlegt ist.

So gehen Sie vor: Ergänzen oder korrigieren Sie Ihre Bankverbindung in Ihrem Profil (siehe „Bankverbindung hinzufügen“ oben). Das Konto muss auf Ihren Namen lauten. Nach dem Speichern kann Ihre Erstattung im nächsten Zahlungslauf berücksichtigt werden (oder Ihr Finanzteam muss die Zahlung gegebenenfalls neu terminieren).

Die von Ihrem Unternehmen festgelegte Bankkontowährung wird nicht erstattet.

Was Sie sehen: Eine Meldung, dass die Währung Ihres Bankkontos nicht unterstützt wird oder dass Sie ein Konto in einer bestimmten Währung verwenden müssen (z. B. GBP für Großbritannien).

So gehen Sie vor: Die Kostenerstattung Ihres Unternehmens ist auf bestimmte Währungen (z. B. GBP oder EUR) ausgelegt. Fügen Sie ein Bankkonto in dieser Währung hinzu oder wechseln Sie zu einem bestehenden. Falls Sie nur ein Konto in einer anderen Währung besitzen, fragen Sie Ihre Finanzabteilung, ob diese unterstützt wird. Andernfalls müssen Sie für diese Ausgabe möglicherweise ein anderes Erstattungsverfahren (z. B. Gehaltsabrechnung) verwenden.

Die Ausgaben überschreiten die Erstattungsgrenze Ihres Unternehmens.

Was Sie sehen: Eine Meldung, dass die Ausgaben den Erstattungsgrenzwert überschreiten (z. B. über 10.000 in der Währung Ihres Unternehmens).

Was ist zu tun? Ausgaben, die den Höchstbetrag überschreiten, können nicht über die Perk-Erstattung abgerechnet werden. Ihr Unternehmen erstattet Ihnen den Betrag auf anderem Wege (z. B. per Banküberweisung oder über die Gehaltsabrechnung). Bitte wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung.

Buchungen, die über Perk bezahlt wurden, können nicht über Perk erstattet werden.

Was Sie sehen: Eine Meldung, dass die an Perk gezahlten Kosten nicht erstattet werden können.

Was ist zu tun? Ihr Unternehmen wird Ihnen die Erstattung auf anderem Wege zukommen lassen (z. B. per manueller Banküberweisung oder über die Gehaltsabrechnung). Bitte wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung.

Das Kreditlimit des Unternehmens wurde überschritten – weitere Auszahlungen können nicht mehr verarbeitet werden.

Was Sie sehen: Eine Meldung, dass Auszahlungen derzeit nicht verarbeitet werden können, da das Kreditlimit des Unternehmens (oder ein ähnliches Limit) erreicht wurde.

Was ist zu tun? Dies ist ein unternehmensweites Limit, das Sie nicht in Ihrem Profil ändern können. Ihr Finanz- oder Verwaltungsteam muss dies mit Perk klären (z. B. das Limit anpassen oder den Saldo ausgleichen). Ihre Erstattung wird bearbeitet, sobald das Firmenkonto wieder im Plus ist. Fragen Sie Ihr Finanzteam nach dem aktuellen Stand.

Um mehr darüber zu erfahren, wie die Kostenerstattung für Ihr Unternehmen funktioniert, siehe Erstattungen im Rahmen der PerkDie