Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Auszahlungen von Perks mit Ihrer Buchhaltung abgleichen und Erstattungen in Ihrem Buchhaltungssystem verbuchen. Nutzen Sie diese Anleitung, wenn Sie einen Abrechnungszeitraum abschließen und die Erstattungsaktivitäten mit Ihrem Überweisungskonto abgleichen müssen.

Sie benötigen Zugriff auf Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattungen und auf die Kostenerstattungsabrechnung, die Perk sendet.

Nachdem Perk die Mitarbeiter im Namen Ihres Unternehmens bezahlt hat, stellt Perk eine Erstattungsabrechnung aus, in der diese Zahlungen aufgeführt sind. Ihre Aufgabe ist es, den Auszahlungsstatus in Perk zu prüfen, die Ausgaben zu exportieren, sie mit der Erstattungsabrechnung abzugleichen und alles mit dem für die Erstattung eingerichteten Überweisungskonto abzustimmen.

So funktionieren Erstattungsbuchungen

Wenn man versteht, was das Überweisungskonto darstellt, wird der Rest dieses Artikels unkompliziert.

Wenn Perk einem Mitarbeiter in Ihrem Namen eine Erstattung leistet, erlischt die Verpflichtung Ihres Unternehmens nicht. Sie verlagert sich. Sie schulden nun nicht mehr dem Mitarbeiter, sondern Perk.

Perk veröffentlicht einen Tagebucheintrag pro Ausgabe:

• Soll: das Aufwandskonto für die Kosten
• Gutschrift: auf Ihr Überweisungskonto, für den geschuldeten Betrag

Auf Ihrem Überweisungskonto sammelt sich daher im Laufe des Zeitraums für jede erstattete Ausgabe ein Guthaben an.

Das Überweisungskonto ist ein Verbindlichkeitskonto, kein Nachweis über eine abgeschlossene Zahlung. Ein Saldo darauf bedeutet, dass der Betrag Perk noch geschuldet wird.

Dieser Saldo wird nicht automatisch ausgeglichen. Sie gleichen ihn selbst aus, indem Sie die Gebühr von Perk dem Überweisungskonto belasten, sobald das Geld auf Ihrem Bankkonto eingeht. Dies wird in [Link/Dokument einfügen] beschrieben. Buchung und Abstimmung in Ihrem Buchhaltungssystem unten.

Dies hat zwei nützliche Konsequenzen:

• Der aktuelle Saldo auf dem Transferkonto entspricht Ihrer ausstehenden Erstattungsverpflichtung, vorausgesetzt, Sie buchen die Gebühren von Perk umgehend darauf. Eine separate Berechnung oder die Buchung einer zusätzlichen Rückstellung ist nicht erforderlich.
• Zum Periodenende, einschließlich des Jahresendes, entspricht dieser Saldo bereits Ihrer Verbindlichkeit. Im Dezember exportierte und von Perk im Januar belastete Ausgaben werden zum 31. Dezember korrekt auf dem Transferkonto ausgewiesen. Eine manuelle Abgrenzung oder Stornierung im Januar ist nicht erforderlich.

Bevor Sie beginnen

• Für das Unternehmen müssen Erstattungen eingerichtet werden, einschließlich des Überweisungskontos, das für den Abgleich verwendet wird.
• Sie richten das Überweisungskonto pro juristischer Person ein. Wenn Ihr Unternehmen mehrere juristische Personen hat, die Kostenerstattungen nutzen, benötigt jede ein eigenes Überweisungskonto, und jedes Konto muss im Kontenplan dieser juristischen Person vorhanden sein.
• Die Erstattungen müssen geplant und bearbeitet worden sein. Einige wurden möglicherweise bereits ausgezahlt, andere sind fehlgeschlagen oder erfordern weitere Maßnahmen.
• Sie benötigen Zugriff auf Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattungen und auf die Kostenerstattungsabrechnung, die Perk Ihnen per E-Mail oder im Abrechnungsbereich zusendet, je nach Ihren Einstellungen.

Überprüfung des Auszahlungsstatus in Perk

1. Gehen Sie in Perk zu Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattungen.
2. Überprüfen Sie den Auszahlungsstatus für den Zeitraum, den Sie abgleichen: Erstattet, In Bearbeitung, Geplant oder Maßnahmen erforderlich.

„Erstattet“ bedeutet, dass das Geld auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen wurde. „Aktion erforderlich“ bedeutet in der Regel, dass der Mitarbeiter noch etwas korrigieren muss, z. B. seine Bankdaten, bevor die Auszahlung erfolgen kann. Perk berechnet Ihrem Unternehmen die Gebühren erst, wenn eine Auszahlung tatsächlich abgeschlossen ist.

Ausgaben im Bereich „Handlungsbedarf“

Achtung: Bevor Sie exportieren, beachten Sie bitte die Folgen eines fehlgeschlagenen Auszahlungsvorgangs. Beim Export wird der Betrag Ihrem Transferkonto gutgeschrieben. Wird die Auszahlung später storniert oder nicht abgeschlossen, berechnet Perk Ihrem Unternehmen keine Gebühren und storniert die Buchung nicht automatisch. Der Betrag verbleibt auf Ihrem Transferkonto, ohne dass Perk Ihnen entsprechende Gebühren berechnet.

Wenn Sie Ausgaben exportieren, deren Auszahlungen noch den Status „Aktion erforderlich“ haben, verfolgen Sie diese und stornieren Sie die Buchung in Ihrem Buchhaltungssystem, falls die Auszahlung nicht erfolgt. Um dies zu vermeiden, klären Sie die Vorgänge mit dem Status „Aktion erforderlich“ vor dem Export.

Nutzen Sie diese Ansicht, um zu überprüfen, welche Erstattungen im Berichtszeitraum geleistet wurden und um fehlgeschlagene oder noch ausstehende Erstattungen zu erkennen.

Stornierung einer Rückerstattung

Finanzadministratoren können eine Rückerstattung stornieren, bevor Geld ausgezahlt wird, anstatt sie stecken zu lassen oder ein Support-Ticket zu eröffnen.

1. Öffnen Sie die Kostenerstattung unter Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattungen.
2. Wählen Sie Rückerstattung stornieren. Diese Option steht Ihnen zur Verfügung, wenn die Rückerstattung geplant ist (Auszahlung ausstehend) oder Aktion erforderlich (Zahlung fehlgeschlagen) ist.
3. Wählen Sie einen Stornierungsgrund aus und bestätigen Sie.

Vorsicht: Eine Stornierung ist nicht mehr möglich, sobald die Auszahlung den Status „In Bearbeitung“ oder „Erstattet“ erreicht hat. Der Exportstatus hat darauf keinen Einfluss: Eine exportierte Ausgabe kann weiterhin storniert werden, solange ihre Erstattung noch aussteht. Geplant oder HandlungsbedarfSobald die Auszahlung erfolgt oder abgeschlossen ist, kann die Rückerstattung in Perk nicht mehr storniert werden.

Erhalt der Erstattungsabrechnung von Perk

Perk stellt für den jeweiligen Zeitraum eine Erstattungsabrechnung aus. Diese listet die geleisteten Auszahlungen (und gegebenenfalls zugehörige Details wie Ausgaben-IDs, Beträge und Zahlungsempfänger) auf, sodass Sie diese mit Ihren Aufzeichnungen abgleichen können.

1. Fordern Sie die Erstattungsabrechnung für den Abrechnungszeitraum an. Diese finden Sie möglicherweise im Abrechnungsbereich von Perk oder sie wird Ihnen per E-Mail an Ihre Abrechnungs- oder Finanzabteilung zugesandt – folgen Sie den Vorgaben Ihres Unternehmens.
2. Öffnen Sie den Kontoauszug und vergewissern Sie sich, dass die Liste der Auszahlungen und Summen mit dem übereinstimmt, was Sie aufgrund des Auszahlungsstatus in Perk erwarten.

Wenn etwas fehlt oder nicht übereinstimmt, klären Sie dies (z. B. prüfen Sie, ob es verspätete Auszahlungen oder fehlgeschlagene Zahlungen gibt, die in einem späteren Kontoauszug erscheinen), bevor Sie in Ihrem Hauptbuch buchen.

Ausgaben exportieren und mit der Abrechnung abgleichen

Die Erstattungsabrechnung ist die maßgebliche Quelle für die Angaben darüber, was Perk ausgezahlt hat und was Perk Ihrem Unternehmen in Rechnung stellt.

Gleichen Sie die Daten zeilenweise oder, falls Ihr Prozess stapelbasiert ist, stapelweise ab, damit jede Auszahlung auf dem Kontoauszug sowohl im Export als auch in Ihrer Buchhaltung berücksichtigt wird.

1. Exportieren Sie die Ausgaben aus Perk für denselben Zeitraum. Verwenden Sie den Export, der Ausgaben-IDs, Beträge, Daten und alle Felder enthält, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen, wie z. B. Kostenobjekt oder Projekt.
2. Ordnen Sie die exportierten Ausgaben der Erstattungsabrechnung zu. Jede Auszahlung auf der Abrechnung sollte einer oder mehreren Ausgaben entsprechen, die in diesem Zeitraum geplant und bezahlt wurden.

Ein Hinweis zum Timing

Ausgaben werden exportiert, sobald sie als exportbereit markiert sind. Dies ist unabhängig vom Auszahlungszyklus. Eine Ausgabe kann exportiert werden, bevor sie ausgezahlt wurde.

Dies ist zu erwarten und deutet nicht auf einen Fehler hin. Es erklärt, warum das Überweisungskonto einen Saldo zwischen dem Exportbetrag und der Belastung Ihres Bankkontos durch Perk aufweist.

Buchung und Abstimmung in Ihrem Buchhaltungssystem

Wie die Ausgabenseite verbucht wird, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen Daten aus Perk exportiert.

• Wenn Sie eine Buchhaltungsintegration (API-Konnektor) verwenden, bucht Perk die Ausgabenseite automatisch in Ihr Buchhaltungssystem, sobald die Ausgabe exportiert wird. Sie müssen diese Ausgaben nicht erneut erfassen.
• Wenn Sie einen dateibasierten Export verwenden, importieren Sie die Exportdatei wie gewohnt in Ihr Buchhaltungssystem. Die Datei enthält dieselben Buchungen, die oben unter „So funktionieren Erstattungsbuchungen“ beschrieben wurden.

In beiden Fällen ist ein Eintrag immer von Ihnen zu verbuchen: die Zahlung an Perk.

1. Wenn die Belastung durch Perk auf Ihrem Bankkonto eingeht, buchen Sie sie auf das Überweisungskonto, das für die Erstattung unter Einstellungen > Ausgabenverwaltung > Erstattungen festgelegt wurde:

   • Belastung: das Überweisungskonto
   • Gutschrift: Ihr Bankkonto

   Die Gebühr für Zusatzleistungen wird einmal pro Auszahlungslauf erhoben und deckt alle Erstattungsanträge dieses Laufs ab. Sie buchen einen Eintrag pro Gebühr und gleichen die angesammelten Gutschriften in einer einzigen Zeile aus. In der Erstattungsabrechnung sehen Sie, welche Erstattungsanträge und Ausgaben von der Gebühr abgedeckt werden.

2. Gleichen Sie das Überweisungskonto ab. Die Bewegungen des Zeitraums sollten mit der Gesamtsumme der Erstattungsabrechnung und den in diesem Zeitraum verbuchten exportierten Ausgaben übereinstimmen. Der verbleibende Saldo entspricht dem Betrag, den Perk in Ihrem Namen ausgezahlt, Ihnen aber noch nicht in Rechnung gestellt hat.

Wenn Sie ein separates Überweisungskonto für die Kostenerstattung verwenden, sollten alle Auszahlungsaktivitäten für diese Funktion über dieses Konto abgewickelt werden, damit die Abstimmung transparent und nachvollziehbar bleibt.

Tipp: Halten Sie die Erstattungsabrechnung und den Export im selben Zeitraum, beispielsweise nach Abrechnungsdatum oder Auszahlungsdatum, damit Ihr Buchhaltungszeitraum und der Abrechnungszeitraum von Perk übereinstimmen und die Abstimmung unkompliziert ist.

Was Perk veröffentlicht und was nicht

Um die Grenze klar zu benennen:

• Perk-Gutschriften: die Ausgabenkosten und die Gutschrift auf Ihrem Überweisungskonto, die den Perk geschuldeten Betrag darstellt.
• Perk bucht die Zahlung von Ihrem Bankkonto an Perk nicht: Perk hat keinen Einblick in Ihr Bankkonto, daher müssen Sie diese Buchung immer selbst vornehmen und anhand der Erstattungsabrechnung nachvollziehen, wofür die einzelnen Gebühren anfallen.

Sie müssen keine separate Verbindlichkeit für die anstehende Gebühr für Zusatzleistungen buchen. Die Gutschrift auf Ihrem Transferkonto stellt diese Verbindlichkeit bereits dar.

Um mehr zu erfahren, siehe Erstattungen im Rahmen der Zusatzleistungen, Kostenerstattung für Mitarbeiter einrichten, Und Senden Sie eine Kostenerstattung an einen MitarbeiterDie

Für Mitarbeiter siehe Lassen Sie sich Ihre privat bezahlten Ausgaben erstatten.Die