Die Team-Insights-Seite in Perk bietet Führungskräften, Kostenstellenverantwortlichen und Genehmigern direkten Einblick in die Reisekosten ihres Teams. Anstatt Berichte von einem Account-Administrator anzufordern, können Führungskräfte die Daten – beschränkt auf ihr eigenes Team – direkt abrufen.
Hinweis: Diese Funktion steht derzeit nur einer begrenzten Anzahl von Konten zur Verfügung. Um Zugriff zu beantragen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.
Zugriff auf Team-Einblicke
Team-Einblicke werden berechtigten Nutzern in der linken Navigationsleiste angezeigt. Der Zugriff basiert auf Ihrer Rolle bei Perk. Sie sind berechtigt, wenn Sie:
- Ein Linienmanager sind — das bedeutet, dass Sie mindestens einem aktiven Benutzer in Perk als direkten Vorgesetzten zugewiesen sind.
- Ein Kostenobjektinhaber sind — das heißt, Sie sind für mindestens ein Kostenobjekt als Genehmiger festgelegt.
- Ein Genehmiger: Sie sind in einem Freigabeprozess (einstufig oder mehrstufig) explizit benannt und haben mindestens eine genehmigte Reise gemäß dieser Richtlinie vorzuweisen. Vertretungs- und Stellvertretergenehmiger, die lediglich Reisen während der Abwesenheit einer Person übernommen haben, erfüllen diese Voraussetzungen nicht.
Wenn Sie die Voraussetzungen für mehr als eine Bedingung erfüllen, sehen Sie die kombinierten Daten für alle Bedingungen.
Hinweis: Team Insights ist nur für Konten mit Reisemanagement verfügbar. Es wird nicht angezeigt, wenn Sie nur das Ausgabenmanagement verwenden.
Falls Sie in der Navigation keine Team-Einblicke sehen, überprüfen Sie, ob Ihre Organisation einen Premium-Plan oder einen höheren Tarif nutzt und ob Ihre Rolle in Perk korrekt eingerichtet ist.
Hinweis: Wenn Sie sowohl Kontoadministrator als auch Linienvorgesetzter, Kostenstellenverantwortlicher oder Genehmiger sind, haben Sie in Perk Zugriff auf Team-Einblicke und den Berichtsbereich. Der Berichtsbereich bietet Kontoadministratoren unternehmensweite Transparenz über die gesamte Organisation; Team-Einblicke zeigen hingegen nur Daten Ihres eigenen Teams an.
Den Umfang Ihrer Daten verstehen
Unter Team-Einblicke werden Reisedaten angezeigt, die speziell auf Ihr Team zugeschnitten sind und auf Ihrer Rolle bei Perk basieren. Dabei ist es egal, ob Sie Linienmanager, Kostenstellenverantwortlicher, Genehmiger oder eine Kombination davon sind.
- Linienmanager Sehen Daten für ihre Mitarbeiter.
- Kostenobjektinhaber Sehen Daten für Personen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums Buchungen für ihre Kostenobjekte vorgenommen haben.
- Genehmiger Sehen Daten zu Personen, deren Reisen sie genehmigt haben oder die ein Vertreter in ihrem Namen während ihrer Abwesenheit genehmigt hat. Stellvertretende Genehmiger, die lediglich Freigabevertretung gemacht haben, sehen keine Team-Einblicke.
Wenn Sie die Voraussetzungen für mehrere Bedingungen erfüllen, werden Ihnen die kombinierten Daten aller Bedingungen angezeigt. Es gibt keine Duplikate – wenn dieselbe Person in mehrere Kategorien fällt, wird sie nur einmal angezeigt.
Hinweis: Dieser Bericht behandelt ausschließlich Reisekosten. Spesenabrechnungsdaten sind hier nicht enthalten.
Team Insights wurde mit Blick auf den Datenschutz entwickelt. Sie sehen nur Daten von Mitarbeitern, die Ihnen zugewiesen sind, Reisen über ein von Ihnen verwaltetes Kostenobjekt gebucht haben oder deren Reisen Sie genehmigt haben. Es besteht kein Einblick in andere Teams, Abteilungen oder Personen außerhalb Ihres direkten Verantwortungsbereichs. Angezeigt werden ausschließlich Daten Ihrer direkten Mitarbeiter. Wenn Sie eine Person führen, die wiederum ein Team leitet, werden die Daten dieses Teams nicht in Ihrer Ansicht angezeigt.
Hinweis: Die Team-Insights zeigen die angefallenen Ausgaben ohne Stornierungen, nicht die Nettoausgaben nach Stornierungen und Rückerstattungen. Dies unterscheidet sich bewusst von einigen anderen Berichtsansichten in Perk, um eine übersichtlichere Kostendarstellung zu ermöglichen.
Den Reiter Übersicht verwenden
Der Reiter Übersicht bietet Ihnen eine Übersicht über die Reiseaktivitäten Ihres Teams für den ausgewählten Zeitraum.
Ganz oben befindet sich die Karte Aktion erforderlich. Diese Karte zeigt alle Genehmigungen und Reiseaktionen an, die derzeit auf Ihre Prüfung warten. Ausstehende Genehmigungen und Reiseaktionen werden separat gezählt. Um eine Aktion auszuführen, wählen Sie Alle anzeigen aus. Wenn keine ausstehenden Aufgaben vorhanden sind, wird dies auf der Karte angezeigt.
Die Karte Aktion erforderlich wird weder durch den Datums- noch durch den Kostenobjektfilter beeinflusst. Sie zeigt immer alle ausstehenden Genehmigungen und Reiseaktionen an, unabhängig vom ausgewählten Datumsbereich oder Kostenobjekt.
Darunter befinden sich drei Übersichtskarten, die den ausgewählten Zeitraum abdecken:
- Gesamtausgaben des Teams — die gesamten Reisekosten aller Personen in Ihrem Geltungsbereich, ausgenommen stornierte Buchungen.
- Top-Ausgeber — die Person mit den höchsten Reiseausgaben.
- Außerhalb der Richtlinie % — Der Prozentsatz der Reisen, die nicht den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Jede Buchung, die nicht den Richtlinien entspricht, führt dazu, dass die gesamte Reise als richtlinienwidrig gewertet wird. Unterhalb des Prozentsatzes wird der häufigste Grund für den Richtlinienverstoß angegeben.
Wenn das durchschnittliche Buchungsfenster Ihres Teams – die Anzahl der Tage vor Reiseantritt, in denen Buchungen vorgenommen werden – kürzer ist als der Unternehmensdurchschnitt, ergeben sich Einsparungen durch ein kürzeres Buchungsfenster und eine Karte hierzu wird angezeigt. Sie vergleicht den Durchschnitt Ihres Teams mit dem unternehmensweiten Durchschnitt und zeigt an, wie viel früher Ihr Team buchen könnte. Diese Karte erscheint nur, wenn das Buchungsfenster Ihres Teams unter dem Unternehmensdurchschnitt liegt, und kann nicht geschlossen werden.
Diese Karten werden aktualisiert, wenn Sie den Datums- oder Kostenobjektfilter ändern.
Unterhalb der Übersichtskarten zeigt das Diagramm zur Ausgabenentwicklung, wie sich die gesamten Reisekosten Ihres Teams im ausgewählten Zeitraum verändert haben. Es werden zwei Linien angezeigt: die aktuelle und die vorherige Periode, sodass Sie die Ausgaben direkt vergleichen können. Die vorherige Periode entspricht dem gleichen Zeitraum, jedoch um genau ein Kalenderjahr zurückversetzt – für eine Jahresansicht bedeutet dies den Zeitraum vom 1. Januar bis heute des Vorjahres, begrenzt auf das heutige Datum. Sie können das Diagramm als PNG-Datei exportieren.
Den Reiter Personen verwenden
Der Reiter Personen im Bereich Team-Einblicke, zeigt eine Tabelle mit allen Personen in Ihrem Berichtsbereich an. Sowie eine Zusammenfassung der Ausgabendaten für jede Person.
Wer in der Tabelle erscheint, hängt von Ihrer Rolle ab:
- Linienmanager Sehen alle Ihre direkten Mitarbeiter, unabhängig davon, ob diese im ausgewählten Zeitraum Reisekosten hatten.
- Kostenobjektinhaber sehen Personen angezeigt, die im ausgewählten Zeitraum Reisen zu ihrem Kostenobjekt gebucht haben. Personen ohne Buchungen in diesem Zeitraum werden nicht angezeigt.
- Genehmiger sehen Personen, deren Reisen sie genehmigt haben oder die eine Vertretung in ihrem Namen während ihrer Abwesenheit genehmigt hat. Genehmigende Personen, die lediglich als Vertretung fungieren, können diese Personen, nicht einsehen.
Wenn Sie die Voraussetzungen für mehr als eine Bedingung erfüllen, sehen Sie die Gesamtheit der Personen aus allen Bereichen.
Jede Zeile der Tabelle enthält ein Auswahl-Menü. Wenn Sie auf Reisen ansehen klicken, werden Sie zur Reiseseite weitergeleitet, die nach dieser Person gefiltert ist. Klicken Sie auf Profil öffnen wird das Profil dieser Person geöffnet. Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Berechtigung haben, Benutzerprofile in Perk anzuzeigen.
Ihre Daten Filtern
Die Filter in den Team-Einblicken gelten für die gesamte Seite, einschließlich der Reiter „Übersicht“ und „Personen“. Der Datumsfilter verwendet das Ausgabendatum – das Datum, an dem die Zahlung für eine Buchung erfolgte.
Verwenden Sie den Filter Datum. Wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie überprüfen möchten. Alle Daten auf der Seite werden entsprechend dem ausgewählten Zeitraum aktualisiert.
Wenn Sie mehrere Kostenobjekte besitzen, verwenden Sie den FilterKostenobjekte, um alle Daten auf einen bestimmten Bereich zu beschränken. Dies wirkt sich auch darauf aus, wer im Bereich Personen angezeigt wird – es werden nur Personen angezeigt, die im ausgewählten Zeitraum Buchungen auf dieses Kostenobjekt vorgenommen haben.
Verwenden Sie den Filter Personen um die Seite auf einen oder mehrere bestimmte Nutzer zu beschränken. Es funktioniert genauso wie der Filter für Kostenobjekte und gilt für beide Reiter.
Ihre Daten werden heruntergeladen
Mit Team-Einblicke können Sie Ihre Daten als CSV-Datei über den benutzerdefinierten Berichts-Download herunterladen. Der Export umfasst dieselben Daten, die auf der Seite angezeigt werden – darunter Daten zu Linienvorgesetzten, Kostenstellen und Genehmigern, die genauso wie die übrigen Daten in Team Insights definiert sind.
Die Filter für Datumsbereich und Kostenobjekt gelten für den Export. Der Export spiegelt wider, was aktuell auf der Seite ausgewählt ist.
Die CSV-Datei enthält 21 Spalten, die Informationen über Reisende, Reise- und Buchungsinformationen, Ausgaben, Richtlinienverstöße und Kostenverteilung abdecken.