Sie können einen Reisepreis hinzufügen. Sie können eine Bedingung für die Genehmigungsregel festlegen und so ganze Reisen anhand ihrer Gesamtkosten zur Genehmigung weiterleiten. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine Reisepreisbedingung zu Ihren Genehmigungsregeln hinzufügen und wie mehrere Regeln miteinander interagieren.

Welche Reisepreisgenehmigungen gibt es?

Wenn Sie einer Regel eine Reisepreisbedingung hinzufügen, prüft Perk den Gesamtpreis einer Reise und leitet sie nur dann zur Genehmigung weiter, wenn der Preis der von Ihnen festgelegten Bedingung entspricht. Sie können Preisbedingungen mit jedem Regelauslösertyp („außerhalb der Richtlinien“, „innerhalb der Richtlinien“ oder „alle Reisen“) und mit jedem Genehmigertyp kombinieren.
 

Was ist im Reisepreis enthalten?

Der Reisepreis ist der Gesamtbetrag, der in der Aufschlüsselung des Reisepreises aufgeführt ist – nicht nur der Grundpreis für Flug, Hotel, Zug oder Mietwagen.

Es beinhaltet:

• Die Reiseleistungen richten sich nach der Reise, wie Flüge, Hotels, Züge, Mietwagen, Zusatzleistungen und manuelle Dienstleistungen.
• Ausgewählte Extras und Zusatzleistungen wie Gepäck, Sitzplatzreservierung, Mahlzeiten, Priority Boarding, Hotelfrühstück, WLAN, Parken, Zimmerservice und Auto-Extras.
• Anbietersteuern, wie beispielsweise die lokale Hotelsteuer, sofern diese anfallen.
• Anfallende Gebühren auf Reiseebene, wie z. B. Kreditkartengebühren oder -aufschläge, Sitzplatzreservierungsgebühren, Gebühren für Firmentarife, FlexiTravel™- oder Green Trip-Gebühren sowie Abonnementgebühren, sofern diese anfallen.

Der Reisepreis umfasst sowohl Vorauszahlungen als auch Zahlungen bei Ankunft. Nicht ausgewählte oder hinzugefügte Extras und Gebühren sind nicht enthalten. Stornierte Leistungen sind ausgeschlossen, und angerechnete Gutschriften können den für die Genehmigung verwendeten Gesamtbetrag reduzieren.

Hinzufügen einer Reisepreisbedingung zu einer Regel

Um eine Reisepreisbedingung hinzuzufügen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Reisemanagement > ReisegenehmigungenDie
2. Erstellen Sie einen neuen Genehmigungsprozess (oder bearbeiten Sie einen bestehenden)
3. Wählen Sie die Regel aus, die Sie bearbeiten möchten, oder erstellen Sie eine neue.
4. Wählen Sie den Reisetyp (außerhalb der Richtlinien, alle Reisen oder innerhalb der Richtlinien) und weisen Sie einen Genehmiger zu, falls Sie dies noch nicht getan haben.
5. Klicken Sie auf + Reisepreis innerhalb der Regel.
6. Wählen Sie einen Bedingungstyp aus dem Dropdown-Menü aus: Mehr als, Kleiner oder gleichoder ZwischenDie
7. Geben Sie den Schwellenwert ein. Für Mehr als oder Kleiner oder gleichGeben Sie einen einzelnen Wert ein. Für ZwischenGeben Sie sowohl einen Minimal- als auch einen Maximalwert ein. Die Benutzeroberfläche lässt Sie erst speichern, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
8. Klicken Sie auf Speichern

Zustandsarten

Die Preisbedingung für die Reise bietet 3 Optionen.

• Mehr alsDie Regel gilt für Reisen, deren Gesamtpreis den von Ihnen festgelegten Betrag übersteigt. Beispielsweise entspricht „mehr als 500“ jeder Reise, die mehr als 500 in der Standardwährung Ihres Unternehmens kostet.
• Kleiner oder gleich: Die Regel gilt für Fahrten bis zu dem von Ihnen festgelegten Betrag. Beispielsweise bezieht sich „maximal 500“ auf Fahrten mit Kosten von 500 oder weniger.
• ZwischenDie Regel gilt für Reisen, deren Gesamtpreis innerhalb des von Ihnen festgelegten Bereichs liegt. Diese Bedingung ist inklusive: Ein Bereich von 500–5.000 umfasst Reisen, die genau 500 und genau 5.000 kosten.

Hinweis: Bei Verwendung ZwischenDer Minimalwert muss kleiner als der Maximalwert sein. Sind die Werte vertauscht, zeigt Perk eine Fehlermeldung an, damit du sie vor dem Speichern korrigieren kannst.

Währung und Schwellenwerte

Legen Sie Schwellenwerte in der Landeswährung Ihres Unternehmens fest. Perk berechnet den Gesamtbetrag der Reise in der jeweiligen Landeswährung des Unternehmens oder Kontos, bevor er mit dem Schwellenwert verglichen wird.

Hinweis: Bei der Bewertung einer Reise durch Perk erfolgt die Währungsberechnung in dieser Reihenfolge:

1. Die Standardwährung des Unternehmens, das mit dem Zahlungsprofil der Reise verknüpft ist, sofern verfügbar.
2. Die Standardwährung des Kontos.
3. EUR, falls keines der oben genannten Optionen verfügbar ist.

Die Regel zur Genehmigung des Reisepreises wird niemals außer Kraft gesetzt, nur weil eine Währung nicht ermittelt werden kann – Perk greift immer auf den EUR zurück.

Wie Regeln interagieren

Wenn mehrere Regeln auf eine Reise zutreffen, verwendet Perk nur eine davon, um den Genehmigungsprozess zu bestimmen. Die Regel, deren Genehmigung zuerst erfolgt, wird gesperrt. Die anderen zutreffenden Regeln sind nicht mehr anwendbar, sobald ein erster Genehmiger aktiv geworden ist. Eine ausführliche Erklärung, einschließlich zweistufiger Abläufe und Reisen mit mehreren Reisenden, finden Sie unter [Link einfügen]. Wie mehrere Reisegenehmigungsregeln für eine Reise geltenDie

Beispiel: Es gibt zwei Regeln:

• Regel 1: Dienstreisen zwischen 500 € und 5.000 € werden vom Linienvorgesetzten genehmigt.
• Regel 2: Der Finanzvorstand genehmigt Reisen über 5.000 €.

Eine Reise im Wert von 2.000 € erfüllt nur Regel 1 und geht daher an den Linienvorgesetzten. Eine Reise im Wert von 6.000 € erfüllt nur Regel 2 und geht daher an den Finanzvorstand. Da Regel 1 zwischen verwendet. Bei einer expliziten Obergrenze von 5.000 € überschneiden sich die beiden Regeln nicht.

Tipp: Um saubere Genehmigungsstufen ohne Überschneidungen zu erstellen, verwenden Sie bzwischen Für Regeln der unteren Ebenen sollte eine explizite Obergrenze festgelegt werden. Eine Regel, die auf „mehr als 500 €“ ohne Obergrenze festlegt, würde auch einer Reise im Wert von 6.000 € entsprechen – das heißt, sowohl der Linienvorgesetzte als auch der Finanzvorstand könnten diese erhalten, und wer zuerst handelt, legt den Genehmigungsprozess fest.

Automatische Buchung von Reisen unterhalb eines Schwellenwerts

Es gibt keine explizite Option für die automatische Buchung. Wenn eine Reise keiner konfigurierten Genehmigungsregel entspricht, bucht Perk sie ohne Genehmigung. Um Reisen mit niedrigem Preis von der Genehmigung auszunehmen, fügen Sie mehr als €X hinzu. Voraussetzung für die Genehmigung Ihrer bestehenden Regelung. Fahrten bis zu diesem Betrag fallen nicht unter diese Regelung und benötigen keine Genehmigung, es sei denn, eine andere Regelung trifft ebenfalls zu.

Vermeiden Sie Lücken und Überlappungen.

Achten Sie bei der Festlegung der Preisbedingungen für Reisen darauf, dass sich Ihre Regeln nicht überschneiden oder Preisbereiche unberücksichtigt bleiben.

Überlappungen tritt ein, wenn zwei oder mehr Regeln auf dieselbe Reise zutreffen können, zum Beispiel zwei mehr als Regeln mit unterschiedlichen Schwellenwerten oder eine Regel ohne Preisbedingung neben einer Regel mit Preisbedingung. Bei sich überschneidenden Regeln werden die Genehmiger aller übereinstimmenden Regeln der Anfrage hinzugefügt.

Lücken Dies geschieht, wenn keine Regel einen bestimmten Preisbereich oder Reisetyp abdeckt. Reisen in diesen Lücken werden ohne Genehmigung gebucht. Falls eine Genehmigung erforderlich ist, fügen Sie eine entsprechende Regel hinzu.