Die QuickBooks Online (QBO)-Integration verbindet Perk mit Ihrem QBO-Konto, sodass die Buchhaltungsdaten in beiden Systemen konsistent bleiben.

In QuickBooks Online (QBO) sind Klassen und Abteilungen (Tracking-Kategorien) nur in den Tarifen QBO Plus und Advanced verfügbar. Bei den Tarifen Simple Start und Essentials stehen Tracking-Kategorien nicht zur Verfügung und die Zuordnung von Klassen und Abteilungen ist für Ihr Konto nicht anwendbar.

Was die Integration bewirkt

Die QuickBooks Online-Integration sorgt für die Synchronisierung von Spesenabrechnungsdaten zwischen Perk und QBO. Nach der Verbindung können Administratoren Buchhaltungsstammdaten aus QBO in Perk importieren, Mitarbeiterdaten zwischen den beiden Plattformen synchronisieren und Spesen aus Perk zurück nach QBO exportieren. Die Integration ist für Unternehmensadministratoren und Finanzmitarbeiter konzipiert, die die Spesenabrechnung in QBO verwalten.

Wie Daten zwischen Perk und QBO fließen

Der Datenaustausch zwischen Perk und QBO erfolgt in beide Richtungen:

• Import (QBO → Perk): Buchhaltungskategorien, Steuersätze und Tracking-Kategorien werden aus QBO in Perk übernommen, um die Konsistenz Ihrer Stammdaten zu gewährleisten.
• Sync (QBO ↔ Perk): Die Mitarbeiter in Perk werden anhand ihrer E-Mail-Adresse den Anbietern in QBO zugeordnet.
• Export (Perk → QBO): Genehmigte Ausgaben werden von Perk in QBO übertragen, einschließlich Kategorie-, Steuer-, Kostenobjekt- und Anhangsdaten.

Die Integration nutzt OAuth zur Authentifizierung, sodass keine Passwörter zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Jedes Unternehmen verbindet sein eigenes QBO-Konto separat, und die Trennung von QBO hat keine Auswirkungen auf bereits exportierte historische Daten.

Importieren von Buchhaltungsdaten aus QBO

Perk importiert drei Arten von Stammdaten aus QBO.

Buchhaltungskategorien

Der Kontenplan von QuickBooks Online dient als Grundlage für die Ausgabenkategorien von Perks. Alle Kontotypen können importiert werden, wobei Ausgabenkonten standardmäßig vorausgewählt sind. Bankkonten sind ausgeschlossen. Administratoren legen fest, welche Konten einbezogen werden sollen.

Steuersätze

Perk importiert Steuersätze aus QBO anhand der QBO-ID. Der Import von Steuersätzen ist vor allem für Konten außerhalb der USA relevant – US-amerikanische QBO-Konten enthalten keine Kaufsteuersätze, daher können Sie diesen Schritt überspringen, wenn Ihr Unternehmen ausschließlich in den USA tätig ist.

Tracking-Kategorien (Kurse und Abteilungen)

QBO verwendet zwei Tracking-Dimensionen: Klassen und Abteilungen. Je nach Ihren Kontoeinstellungen werden Abteilungen in QBO auch als Standorte, Bereiche oder Geschäftseinheiten bezeichnet. Sie können beide in Perk importieren, wo sie unterschiedlichen Feldern zugeordnet werden.

• Klassen werden Perk-Kostenobjekten zugeordnet.
• Abteilungen sind den benutzerdefinierten Perk-Feldern zugeordnet.

Die folgende Tabelle zeigt alle aus QBO importierten Attribute und deren Positionen in Perk.

Hinweis: Beim Import von Klassen aus QBO wird in Perk nicht automatisch ein Kostenobjektverantwortlicher zugewiesen. Nach dem Import müssen die Kostenobjektverantwortlichen in Perk manuell zugewiesen werden.

Synchronisierung der Mitarbeiter zwischen Perk und QBO

Die Mitarbeitersynchronisierung verknüpft QBO-Anbieter mit bestehenden Perk-Benutzerkonten – sie erstellt keine Benutzer in Perk. Mitarbeiter müssen bereits in Perk vorhanden sein, bevor die Synchronisierung sie QBO-Anbietern zuordnen kann.

Perk ordnet Mitarbeiter zu, indem es die E-Mail-Adressen der Anbieter in QBO mit den E-Mail-Adressen der Nutzer in Perk vergleicht. Bei einer Übereinstimmung verknüpft Perk den Nutzer mit dem entsprechenden Anbieter in QBO. Anbieter ohne E-Mail-Adresse in QBO können nicht zugeordnet werden und werden nicht synchronisiert.

Administratoren können Benutzer in Perk auf drei Arten provisionieren: automatisch über eine SCIM-Integration, über eine HRIS-Integration wie BambooHR oder Workday oder manuell.

Hinweis: Die Mitarbeitersynchronisierung bestimmt nicht die Zuordnung von Linienvorgesetzten. Nachdem die Mitarbeiter QBO-Anbietern zugeordnet wurden, müssen die Linienvorgesetzten in Perk zugewiesen werden – entweder über eine verbundene HRIS-Integration oder manuell durch einen Administrator.

Ausgaben nach QBO exportieren

Diese Ausgabenarten können von Perk nach QBO exportiert werden:

• Privat bezahlte Ausgaben
• Kartenausgaben
• Reisekosten
• Gutschriften

Hinweis: Um Kartenausgaben zu exportieren, richten Sie ein Überweisungskonto ein in Einstellungen > Ausgabeneinstellungen Reisebuchungen vor dem Export.

Jeder exportierte Aufwandsposten enthält die folgenden Daten in QBO:

Gutschriften unterstützen sowohl Klassen als auch Abteilungen beim Export – beide Felder werden bei Gutschriftenexporten angezeigt.

Mehrwährung

QBO-Konten können im Einzelwährungs- oder Mehrwährungsmodus geführt werden, und Perk unterstützt beides:

• QBO-Konto mit einer einzigen Währung: Ausgaben werden immer in der Basiswährung des Unternehmens verbucht.
• QBO-Konto mit mehreren Währungen: Ausgaben können in jeder beliebigen Währung gebucht werden. Die Buchungswährung wird in Perk unter „Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen > Ausgaben-Unternehmenseinstellungen > Buchungswährung“ festgelegt.Die

Belege werden automatisch zusammen mit den Ausgaben exportiert – es sind keine zusätzlichen Schritte erforderlich.

Installationsanweisungen finden Sie unter Richten Sie die QuickBooks Online-Integration ein.