Bevor Sie beginnen

Bevor Sie die QuickBooks Online-Integration einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Ein Perk Premium- oder Pro-Tarif.
• Administratorzugriff sowohl auf Perk als auch auf Ihr QBO-Konto.
• Alle Mitarbeiter, die bereits in Perk angelegte Ausgaben einreichen, werden berücksichtigt. Die Mitarbeitersynchronisierung gleicht bestehende Perk-Nutzer mit QBO-Anbietern ab; es werden keine neuen Nutzer in Perk erstellt.
• Jedem QBO-Anbieter wurde eine E-Mail-Adresse zugewiesen. Anbieter ohne E-Mail-Adresse können nicht mit Perk-Nutzern verknüpft werden.

Um mehr über diese Integration zu erfahren, siehe Integration mit QuickBooks Online für Ausgaben.

QuickBooks Online verbinden

Die QuickBooks Online-Integration nutzt OAuth zur Authentifizierung, sodass keine Passwörter zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Die Verbindung wird pro Unternehmen eingerichtet – jedes Unternehmen verbindet sein eigenes QBO-Konto separat.

1. Wählen Sie unter Erneut verbinden, um Abwesenheitsdaten zu synchronisieren die Option Erneut verbinden aus.
2. Wählen Sie die Integrationen aus Tab.
3. Suchen Sie QuickBooks Online und wählen Sie Verbinden.Die
4. Melden Sie sich bei Aufforderung in Ihrem QBO-Konto an und autorisieren Sie die Verbindung.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie QBO jederzeit wieder trennen, ohne dass die bereits exportierten historischen Daten beeinträchtigt werden.

Importieren von Buchhaltungsdaten

Sobald QBO verbunden ist, importieren Sie Ihre Buchhaltungsstammdaten in Perk. Sie können Buchhaltungskategorien, Steuersätze und Tracking-Kategorien importieren.

Importieren von Buchhaltungskategorien

1. In Perk gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > AusgabenkategorienDie
2. Wählen Sie Aus QuickBooks Online importierenDie
3. Überprüfen Sie die aufgeführten Konten anhand Ihres QBO-Kontenplans. Ausgabenkonten sind standardmäßig vorausgewählt. Bankkonten sind ausgeschlossen.
4. Wählen Sie die Konten aus, die Sie in Perk verwenden möchten, und bestätigen Sie anschließend den Import.

Einfuhrsteuersätze

Hinweis: US-amerikanische QBO-Konten enthalten keine Kaufsteuersätze. Wenn Ihr Unternehmen ausschließlich in den USA tätig ist, überspringen Sie diesen Schritt.

1. In Perk gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Steuersätze.
2. Wählen Sie Aus QuickBooks Online importierenDie
3. Bestätigen Sie den Import. Perk importiert Steuersätze anhand seiner QBO-ID, um eine einheitliche Steuerabwicklung in beiden Systemen zu gewährleisten.

Importieren von Tracking-Kategorien (Klassen und Abteilungen)

Hinweis: Klassen und Abteilungen sind nur in den QuickBooks Online Plus- und Advanced-Tarifen verfügbar. Wenn Sie einen Simple Start- oder Essentials-Tarif nutzen, können Sie diesen Abschnitt überspringen.

QBO verwendet zwei Tracking-Dimensionen – Klassen und Abteilungen –, die verschiedenen Feldern in Perk zugeordnet sind:

• Klassen werden Perk-Kostenobjekten zugeordnet.
• Abteilungen werden den benutzerdefinierten Perk-Feldern zugeordnet. QBO kann Abteilungen je nach Ihren Kontoeinstellungen auch als „Standorte“, „Abteilungen“ oder „Geschäftseinheiten“ bezeichnen.

1. In Perk gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Kostenobjekte.
2. Wählen Sie Aus QuickBooks Online importieren Klassen als Kostenobjekte importieren.
3. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Benutzerdefinierte Felder.
4. Wählen Sie Aus QuickBooks Online importieren Abteilungen als benutzerdefinierte Felder importieren.

Hinweis: Beim Importieren von Klassen wird in Perk nicht automatisch ein Kostenobjektverantwortlicher zugewiesen. Nach dem Import müssen die Kostenobjektverantwortlichen in Perk manuell zugewiesen werden.

Zuordnung von Klassen und Abteilungen

Die Einrichtung von Kostenobjekten und benutzerdefinierten Feldern in Perk hängt davon ab, welche Tracking-Dimensionen Ihr QBO-Konto verwendet. Folgen Sie dem Szenario, das Ihrer Konfiguration entspricht.

Warnung: Wenn Ihr QBO-Konto nur Abteilungen (keine Klassen) verwendet, müssen Sie die Option aktivieren. Kostenobjekte nicht exportieren In Perk muss diese Einstellung vor jedem Exportvorgang vorgenommen werden. Ohne diese Einstellung schlagen alle Exporte fehl.

Um die Option „Kostenobjekte nicht exportieren“ einzuschalten:

1. In Perk gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen.
2. Aktivieren Sie die Option „Kostenobjekte nicht exportieren“.Die

Hinweis: Diese Einstellung steuert, ob Kostenobjektdaten in den QBO-Export einbezogen werden. Sie beseitigt jedoch nicht die Notwendigkeit, einem Aufwand in Perk ein Kostenobjekt zuzuordnen.

Klassenzuweisungsmodus

In QBO können Sie Klassen entweder pro Position oder für die gesamte Transaktion festlegen, gesteuert durch die Klasse „Zuordnen“. Einstellung in QBO. Wenn QBO auf „Einzelne Transaktion“ eingestellt ist. Wenn eine Ausgabe in Perk mehr als ein Kostenobjekt hat, schlägt der Export fehl.

Um dies zu vermeiden, führen Sie eine der folgenden Maßnahmen durch:

• Ändern Sie die Zuweisungsklasse Einstellung in QBO, um die Zuordnung pro Position zu ermöglichen.
• Stellen Sie vor dem Export sicher, dass jede Ausgabe nur ein Kostenobjekt hat.

Mitarbeiter synchronisieren

Die Mitarbeitersynchronisierung ordnet QBO-Anbieter bestehenden Perk-Benutzerkonten zu, indem E-Mail-Adressen verglichen werden. Mitarbeiter müssen bereits in Perk vorhanden sein, bevor sie synchronisiert werden können.

1. In Perk gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > QuickBooks Online.
2. Wählen Sie Mitarbeiter synchronisierenDie
3. Überprüfen Sie die Übereinstimmungen und bestätigen Sie die Synchronisierung.

Warnung: Ausgaben von Mitarbeitern, die keinem QBO-Anbieter zugeordnet sind, können nicht exportiert werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die Ausgaben einreichen, vor dem Export mit einem QBO-Anbieter synchronisiert sind.

Hinweis: Die Mitarbeitersynchronisierung weist keine Linienvorgesetzten zu. Nach der Synchronisierung weisen Sie die Linienvorgesetzten in Perk zu – entweder über eine verbundene HRIS-Integration oder manuell.

Exportkosten

Folgende Ausgabenarten können Sie von Perk nach QBO exportieren:

• Privat bezahlte Ausgaben
• Kartenausgaben
• Reisekosten
• Gutschriften

Hinweis: Um Kartenausgaben zu exportieren, richten Sie ein Überweisungskonto ein in Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Reisebuchungen vor dem Export.

1. Gehen Sie in Perk zu den Ausgaben Bereich und wählen Sie die Ausgaben aus, die Sie exportieren möchten.
2. Wählen Sie Exportieren nach QuickBooks OnlineDie
3. Bestätigen Sie den Export.

Belege und Anhänge werden automatisch zusammen mit jeder Ausgabe exportiert – es sind keine zusätzlichen Schritte erforderlich.

Exporte in mehreren Währungen

Wenn Ihr QBO-Konto im Mehrwährungsmodus verwaltet wird, wird die Buchungswährung für jede Ausgabe über die Einstellung „Buchungswährung“ in Perk unter „Einstellungen“ > „Unternehmen“ > „Unternehmen“ > „Ausgabeneinstellungen“ > „Buchungswährung“ festgelegt. Bei einem QBO-Konto mit nur einer Währung werden Ausgaben immer in der Basiswährung des Unternehmens gebucht.

Behebung von Exportfehlern

Falls ein Export fehlschlägt, überprüfen Sie die folgenden häufigen Ursachen: