Laden Sie Hotelrechnungen als PDF-Dateien in großen Mengen herunter

Mit dem Rechnungsbericht können Sie gesammelte Hotelrechnungen als PDF-Datei im ZIP-Format herunterladen, sodass Sie diese nicht einzeln speichern müssen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen filtern und einen Massen-Download starten.

Rolle: Diese Aufgabe können von Kontoadministratoren, Unternehmensadministratoren und Analysten ausgeführt werden.

Herunterladen von Hotelrechnungen in großen Mengen

Die Funktion zum Massen-Download ist im Rechnungserfassungsbericht verfügbar. Wenden Sie zunächst Filter an, um Ihre Auswahl einzugrenzen, und starten Sie dann den Download.

  1. Gehen Sie zu Berichte > RechnungsinkassoberichtDie
  2. Verwenden Sie den Zeitraumfilter und alle anderen verfügbaren Filter, um die Rechnungen auszuwählen, die Sie herunterladen möchten. Beispielsweise können Sie mit den Filtern „Firma“ oder „Kostenobjekt“ separate Downloads für eine bestimmte Firma oder ein bestimmtes Kostenstellenkonto generieren.
  3. Scrollen Sie bis zum Ende der Seite. Dort finden Sie den Abschnitt „Rechnungs-Download“.
  4. Klicken Sie auf Rechnungen als ZIP-Datei herunterladen Taste.

Was Sie nach dem Herunterladen erwartet

Was passiert, nachdem Sie auf „Rechnungen als ZIP-Datei herunterladen“ geklickt haben? Die Schaltfläche hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie ausgewählt haben.

  • Kleine Sets: Die ZIP-Datei wird direkt in Ihren Browser heruntergeladen.
  • Große Sets: Perk erstellt die ZIP-Datei asynchron im Hintergrund. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail („E-Mail gesendet“) und wir senden Ihnen einen Link zum Herunterladen der Datei per E-Mail.
Hinweis: Sie können bis zu 2.000 Rechnungen pro Auftrag herunterladen. Sollte Ihre Auswahl dieses Limit überschreiten, verfeinern Sie Ihre Filter und führen Sie separate Downloads durch, um eine Überschreitung des Limits zu vermeiden.
Vorsicht: Der per E-Mail versendete Link ist 21 Tage gültig. Laden Sie Ihre ZIP-Datei herunter, bevor sie abläuft – wir versenden keine Links automatisch erneut.
Tipp: Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht innerhalb weniger Minuten eintrifft.

Inhalt der ZIP-Datei

Die ZIP-Datei enthält:

  • Eine CSV-Datei mit der Liste der im Download enthaltenen Hotelrechnungen.
  • Die für die ausgewählten Filter gesammelten Hotelrechnungs-PDFs.

Die invoices.csv Die Datei enthält für jede Rechnung den Lieferanten, die Rechnungsnummer und den Dateinamen.

Beschränkungen und Ablaufdatum

Der Massen-Download des Rechnungsinkassoberichts unterliegt folgenden Beschränkungen:

  • 2.000 Rechnungen pro Auftrag: Falls Ihre Datumsabfrage mehr als 2.000 Rechnungen liefert, teilen Sie den Download in kleinere Datumsabfragen auf.
  • 21 Tage Gültigkeit des Links: Die per E-Mail versendeten Download-Links sind 21 Tage gültig. Danach müssen Sie den Massen-Download erneut ausführen.
Hinweis: Massen-Download ist verfügbar für Kunden des Invoice Collection Service (ICS).

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